合思档案：引领企业会计工作流管理数字化转型

在当今时代，企业数字化转型已成为大势所趋。众多企业通过建设 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，成功解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，纸质文件储存的问题依旧存在，数据存储也依赖线下载体。保证档案原生性，是确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。同时，2025 年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理面临新的挑战，信息化建设亟待加强。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。旗下的合思档案，正是一款领先的单套制电子会计档案管理平台，也是一款出色的会计工作流管理工具，能有效解决企业在会计工作流管理方面的诸多问题。

政策东风下的电子会计档案新局势

政策的推动为电子会计档案的发展注入了强大动力。国家出台了多项政策，肯定了电子会计档案和电子凭证的法律效力，推动电子会计凭证从开具、接收到处理、归档等环节实现全流程标准化无纸化处理。早在 2016 年 1 月 1 日，财政部、国家档案局令第 79 号就明确肯定了电子会计档案的法律效力，满足相关条件的可以仅以电子形式归档。2020 年 3 月 23 日，国家档案局、财政部财会[2020]6 号文件再次肯定电子凭证的法律效力，满足条件的可仅以电子会计凭证报销入账归档。

如今，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票须经过验签、解析，并以 XML 格式存档，XBRL 文件还要求写入财务入账信息。这就要求企业拥有专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”财务档案管理的要求。从部门规章到国家法律，都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但同时需要建立电子会计凭证与相关联的其他纸质会计凭证的检索关系。电子会计档案管理需关注档案全生命周期管理闭环，完成档案接收、保管、借阅、移交、鉴定、销毁全流程管控，具备有效的查验机制、防篡改等控制，建立电子会计档案与其他纸质会计档案的检索关系。合思档案作为一款优秀的会计工作流管理工具，能够紧跟政策步伐，为企业提供合规、高效的电子会计档案管理解决方案。

传统档案管理痛点大揭秘

传统档案管理方式给企业带来了诸多困扰。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用。这使得企业在决策时缺乏有效的数据支持，影响了企业的发展战略。

财务人员则面临着档案数据量大、整理耗费时间的问题。他们需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，热情逐渐消磨。这种低效率的工作方式不仅增加了财务人员的工作负担，还容易出现人为错误，影响财务工作的准确性和及时性。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间。这不仅降低了业务人员的工作效率，还影响了他们的工作体验。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件无有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。这些问题严重制约了企业的发展，急需一款优秀的会计工作流管理工具来解决。

合思档案：全面适配的解决方案

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不止是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它针对不同角色（CEO/高管、归档员/财务、外部审计）提供不同的解决方案。对于 CEO/高管，合思档案可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。对于归档员/财务，合思档案可以提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。作为一款会计工作流管理工具，合思档案真正做到了全面适配企业不同角色的需求。

合思档案核心模块深度解析

• 大数据解决方案：释放海量数据价值
  合思档案的大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。它深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，大大提高了档案管理效率，释放了档案数据价值。通过该解决方案，企业可以快速准确地获取所需的档案信息，为企业的决策提供有力支持。

• 档案扩展解决方案：灵活定制档案管理
  档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式 OpenAPI 和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。企业可以根据自身需求灵活定制档案管理方案，满足多样化的档案管理需求。

• 证据链完整性解决方案：保障财务合规
  证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。该解决方案创造性地提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。

• 共享调阅解决方案：满足精细查询需求
  共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。作为会计工作流管理工具，合思档案的这些核心模块为企业提供了全方位、多层次的档案管理支持。

合思档案的竞争优势突显

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有 100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。

合思档案是符合国家政策要求的档案系统，满足电子会计档案合规性管理。它通过了国家发明专利证书、ISO 信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点 100%成功验收。

此外，合思档案具备灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。它自主研发工具包，拥有更强大的数据获取、验签、解析能力。这些优势使得合思档案在众多会计工作流管理工具中脱颖而出。

成功案例见证合思档案实力

某企业年单据量 2.6 亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案后，实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。

世界上最大的重型装备制造商之一，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，释放 1/3，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

中国最大的 K12 民办教育集团之一，存在业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由 15 家增长到 298 家，作业人员从 16 人增长到 25 人，共享单位数量增加 18.9 倍，作业人员仅增加 9 人，凭证自动化率达到 91.6%。这些成功案例充分证明了合思档案作为会计工作流管理工具的卓越性能。

合思档案为企业解决了内外交困的档案管理问题，可节约 70%纸张成本，75%节约整理成本，90%检索效率提升，100%管理合规性。它实现了电子与实物档案高度融合，实现档案全场景数字化利用，满足企业多场景查询需求，支持一站式预览，穿透联查，支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。合思档案助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，让每一个企业都能更好享受数字化转型带来的降本增效。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为 400 – 105 – 6505，网站为 www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验这款优秀的会计工作流管理工具，不妨现在就免费试用合思档案，开启企业数字化转型的新篇章。