合思档案：引领会计工作流管理新时代

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理不得不直面新的考验，信息化建设成为亟待“恶补”的功课。因数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

在纸电混合的时代背景下，企业不同层级的人员都面临着各自的难题。企业高管承受着纸质档案管理成本巨大的压力，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，繁琐的流程让他们耗费了大量的时间和精力。

企业在推行数字化的进程中，虽然通过 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等建设解决了线上业务处理的问题，但在归档、储存环节，仍然未能解决纸质文件储存的问题，数据存储也依赖线下载体。因此，保证档案原生性，成为确保企业财务档案管理合规、实现企业全面数字化的关键。

高显性成本如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大，高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙数据不能有效利用，高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题，像一道道枷锁，困扰着企业的发展。而合思档案这款会计工作流管理工具，正是为解决这些难题而生。

合思档案：会计工作流管理的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），创立于 2014 年，是一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，宛如一颗璀璨的星星，在会计工作流管理的领域闪耀着光芒。

合思档案能为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。在企业费控报销信息化细分领域，合思占据着市场占有率第一的宝座，服务 6000 + 企业客户。它还是福布斯中国科技 50 强，通过了 SOC1、SOC2 安全认证和信息安全等级保护三级认证，实力不容小觑。

合思档案犹如企业财务档案管理的得力助手，为企业解决内外交困的档案管理问题。它可 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%提升检索效率、100%保证管理合规性。同时，它实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，具备发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等功能模块，是一款功能强大的会计工作流管理工具。

核心功能：会计工作流管理的智慧引擎

• 多源采集：数据汇聚的智慧通道
  作为一款出色的会计工作流管理工具，合思档案在多源采集方面表现卓越。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。

对于那些不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷手动数据补录方式。例如，单张 PDF 大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置 Excel 导入模板实现结构化数据批量导入等，让数据采集变得更加轻松高效。

• 智能制档：数据整合的智能魔法
  合思档案的智能制档功能，就像一位智能魔法师，为会计工作流管理带来了极大的便利。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，可减少 90%人工匹配工作量。

已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段，如“会计期间”字段，完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。此外，它还具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

• 档案管理：精准管控的智慧宝库
  在档案管理方面，合思档案展现出了精准管控的能力，堪称会计工作流管理的智慧宝库。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。

档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间。

• 档案应用：多维服务的智慧窗口
  合思档案的档案应用功能，是会计工作流管理的多维服务智慧窗口。多维检索满足多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。

一站式预览，穿透联查，智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。此外，它还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务、档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。

优势对比：会计工作流管理的卓越之选

与传统档案管理方式相比，合思档案这款会计工作流管理工具具有显著的优势。传统档案管理存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

而合思档案可 70%节约纸张成本、75%节约整理成本、90%提升检索效率、100%保证管理合规性。传统档案管理在数据存储和查询方面效率低下，数据不能有效利用，而合思档案大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，能提高档案管理效率、释放档案数据价值。

传统档案管理难以实现全流程自动化和合规化，而合思档案实现电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，确保归档即合规。传统档案管理在档案调阅方面存在诸多不便，而合思档案的共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据。

实际案例：会计工作流管理的成功见证

• 案例一：某企业的高效变革
  某企业年单据量 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案作为会计工作流管理工具，为其提供了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收；自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现；档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯；简化装订流程，1 分钟快速定位数据，减少打印与邮寄等解决方案。管理成效显著，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载 30s，关联匹配 15min 等。

• 案例二：某集团型企业的标准落地
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地等。管理成效实现标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升 80%，存储空间成本减少 300 册/年，纸张打印成本减少 100 万张纸/年。

• 案例三：某企业的数据整合
  某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统，档案数据未得到有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一；接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，能快速核查档案关系链条是否完整匹配，数据金额是否准确匹配。跨系统调阅方案可使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效显著，统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总成本 30W + /年，合规性管理 100%，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

• 案例四：某教育集团的流程简化
  某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印/查重/验伪耗时费力；存储环节实物存档占用空间，档案人员专人管理，易受环境影响损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，手动操作耗时长易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，查阅繁琐，档案借还状态更新不及时等问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

展望未来：会计工作流管理的美好蓝图

合思档案凭借其全面的功能、高效的管理模式、显著的降本增效效果以及对政策的适应性，为企业提供了一站式的电子会计档案管理解决方案，帮助企业解决了传统档案管理中的诸多难题，实现了财务档案管理的数字化转型。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台，未来将在企业数字化转型中发挥更重要的作用。

合思秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，未来将持续优化和完善合思档案产品，为更多企业提供更优质的服务，助力企业实现更好的发展。合思在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，强大的服务网络将为合思档案的推广和应用提供有力支持，使其能够更好地服务于不同地区、不同规模的企业。

如果您想体验这款优秀的会计工作流管理工具带来的便捷与高效，不妨点击免费试用，开启企业财务档案管理的新时代！