在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务管理数智化转型已成为提升竞争力的关键。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自2014年创立以来，便专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。凭借其敏捷的财务收支管理平台，合思帮助企业深挖净利润，以广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。今天，我们就来分享一个合思助力某知名头部数字阅读品牌实现差旅预算智能控制的精彩案例。
数字阅读先锋的财务困境
该客户作为知名头部数字阅读品牌，在业务经营数字化方面已经取得了显著成就。然而，其财务管理数字化程度却相对滞后，就像一辆在数字化高速公路上行驶的汽车，财务系统却像是老旧的引擎，难以跟上整体的步伐。这种滞后在多个方面给企业带来了困扰，尤其是在差旅预算控制方面，问题日益凸显。
业务乱局：差旅预算失控根源
在业务运营过程中，该企业的数据分散在内部多个系统中，业务流程如同被打乱的拼图，各个环节之间缺乏有效的衔接，导致数据整合困难重重。这直接影响了费用管控的有效落地，差旅预算超标情况时有发生，企业在差旅成本上的支出如同脱缰的野马，难以控制。
每个财务月，企业需要处理的单据量高达500 + 张。全量的原始凭证与财务凭证都需要进行打印粘贴，财务人员长期陷入大量低价值、机械性的工作中，工作效率低下，人效无法得到有效提升。在差旅报销和预算管理方面，这种低效率的工作模式使得差旅预算的监控和调整变得异常困难。
此外，全业务数据都需要打印成本，采用纸质副本进行报销、入账、装盒、上架、归档等操作，造成了每月大量的纸张浪费。而且，票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，当业务部门需要借阅历史资料时，只能在海量的纸质文件中苦苦翻找，这不仅耗费了大量的时间和精力，也无法适应企业快速扩张的需求。在差旅相关资料的管理上，这种混乱的状况更是让差旅预算的统计和分析变得复杂和不准确。
合思方案：开启差旅预算智能控制之门
面对该企业的诸多问题，合思为其量身定制了无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，助力企业完成业财平台建设。在差旅预算智能控制方面，合思的方案发挥了重要作用。
在财务准确性方面，合思的方案确保了审计能够顺利通过，符合上市要求。这意味着企业在差旅费用的核算和记录上更加规范和准确，为差旅预算的制定和控制提供了可靠的数据基础。在财务及时性方面，结账时间从T + 15大幅提升到T + 7，年底预计将达到T + 5。这使得企业能够更快地掌握财务状况，及时调整差旅预算，避免不必要的费用支出。
实施之旅：逐步实现差旅预算智能控制
为了确保解决方案能够顺利实施，合思采取了一系列有条不紊的步骤。
首先，进行系统对接和数据迁移。将企业内部多个系统的数据整合到合思平台，就像将分散在各地的珍珠串成一条美丽的项链。通过这一过程，企业的差旅数据得以集中管理，为差旅预算的智能控制提供了全面、准确的数据支持。
接着，对员工进行培训。让员工熟悉新的报销和财务管理流程，特别是在差旅报销方面，员工能够更加清晰地了解差旅预算的规则和限制，从而在实际消费过程中自觉遵守预算要求。
最后，逐步推进无纸化办公。减少纸质凭证的使用，不仅提高了工作效率，还降低了纸张成本。在差旅报销环节，电子发票和电子凭证的使用使得差旅费用的记录和审核更加便捷，也有利于差旅预算的实时监控。
成效显著：差旅预算智能控制显威力
实施合思的解决方案后，该企业在多个方面取得了显著的成果与效益，尤其是在差旅预算智能控制方面。
在增效方面，企业能够实时掌握付款进度，财务人员无需耗费时间单点沟通。这使得差旅费用的支付更加高效，避免了因沟通不畅导致的费用延误和超支。同时，档案整理效率得到了极大提升，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时。形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准实物档案定位，提升了实物档案查找效率，为差旅预算的分析和决策提供了更加便捷的服务。
在降本方面，差旅超标情况得到了有效控制，预算超额情况得到了明显改善。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，降低了财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，同时减少了财务档案空间占用，节约了空间成本。这一系列的降本措施使得企业的差旅预算得到了更好的管理和控制。
在合规方面，发票OCR识别验真，有效保障了企业费用合规。审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销。保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。在差旅费用的报销和管理上，这些合规措施确保了每一笔差旅支出都符合规定，避免了违规费用的产生，进一步加强了差旅预算的控制。
在先进性方面，合思的方案灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销。费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材。实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，为差旅预算的智能控制提供了更加先进的技术支持和管理模式。
客户盛赞：差旅预算智能控制获认可
该客户对合思的解决方案给予了高度评价。他们认为合思的解决方案有效解决了企业财务管理的痛点，特别是在差旅预算智能控制方面，取得了显著的成效。通过合思的方案，企业提高了工作效率，降低了成本，符合企业的发展需求。
客户对合思的服务和技术支持也表示非常满意，认为合思能够及时响应并解决问题。在差旅预算管理过程中，遇到的任何问题都能得到合思专业团队的及时帮助和支持，确保了差旅预算智能控制的顺利实施。
行动号召：开启差旅预算智能控制之旅
合思拥有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、发票采集等，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，特别是在差旅预算智能控制方面具有独特的优势。同时，合思提供免费试用、灵活定价模式等优惠，还有专业的客户成功团队为企业提供服务保障。众多企业选择合思后都取得了显著的成效，期待更多企业加入，一起实现财务数字化转型，开启差旅预算智能控制的全新篇章。现在就来免费试用合思的服务，体验差旅预算智能控制的魅力吧！
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