合思档案：开启会计工作流管理新时代

在数电票时代的浪潮中，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。2025年数电票将实现全覆盖，这意味着企业财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需一款专业的“电子会计档案管理平台”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

纸电混合时代，传统纸质档案管理的痛点愈发凸显。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于储存空间，而且档案数据分散，难以进行汇总整理和分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理工作耗时费力，需要手动逐一匹配和核对确认，工作枯燥且繁琐。业务人员在出差、招待后报销时，需要留存并上交纸质票据，流程复杂，浪费了大量时间。

传统纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。

好在国家政策大力支持电子会计档案管理，电子会计档案与纸质会计档案具有同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经来临。电子会计档案管理需要关注档案全生命周期管理闭环，而合思档案这款会计工作流管理工具，正是解决企业财务档案管理难题的理想之选。

角色专属：合思档案为不同角色量身定制方案

• 高管决策智囊
  对于CEO/高管来说，合思档案作为一款优秀的会计工作流管理工具，能够沉淀数据资产，保障合规管理。它可以提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案能够帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。

• 财务效率神器
  对于归档员/财务而言，合思档案能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，是一款不可多得的会计工作流管理工具。

• 审计便捷助手
  对于外部审计，合思档案实现了审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，极大地提高了审计工作的便利性，是一款出色的会计工作流管理工具。

功能大观：合思档案的强大功能展示

• 多源采集：灵活集成数据
  合思档案作为会计工作流管理工具，在多源采集方面表现出色。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

• 智能制档：高效整合数据
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少90%人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，是一款强大的会计工作流管理工具。

• 档案管理：灵活权限配置
  在档案管理方面，合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持对不同核算单位按不同编号规则，流水号重置规则支持按年度或会计期间，为企业提供了灵活的档案管理方式，是一款实用的会计工作流管理工具。

• 档案应用：便捷数据查询
  档案应用方面，合思档案支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口，直接调阅预览组装好的档案及相关文件。实现档案数据资产化，档案借阅服务中借阅人可在线查看、支持下载，管理员可使借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联，包括查询电子档案定位实物档案位置、静态和动态介质打标、虚拟库房可视化监控、档案盒管理、到单确认与扫码装盒、扫码上架等，是一款便捷的会计工作流管理工具。

核心亮点：合思档案的独特优势

• 领先单套制方案
  合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，作为一款优秀的会计工作流管理工具，它便捷调阅不打印，混序归集免组装。线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务，档案数据之间建立完整勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件混序归档，随到随归、无需排序及组装，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

• 大数据解决方案
  其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，元数据级检索实现海量数据秒级查询。海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等，是一款具备强大大数据处理能力的会计工作流管理工具。

价值体现：合思档案为企业带来的多重价值

• 降本增效显著
  合思档案作为会计工作流管理工具，能显著降本增效。它让企业更有效的“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案不打印，可节约70%纸张成本、75%整理成本，检索效率提升90%。

• 闭环连接业财
  电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，是一款连接业财的重要会计工作流管理工具。

• 激活数据价值
  合思档案能让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。

• 重组资源提效
  它实现资源重组，使企业前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化，是一款提升企业管理效能的会计工作流管理工具。

典型场景：合思档案的广泛应用

• 费控报销简化
  在企业费控报销场景中，员工出差、招待后，通过合思档案这款会计工作流管理工具，可实现电子票据的多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档等端到端全流程自动化，无需留存再上交纸质票据，简化报销流程。

• 财务入账精准
  财务入账场景中，合思档案可实现全量电子会计资料的直联，包括内外部电子凭证原件、业务元数据文件、入账结构化文件，同时上传纸质原始凭证影像，实现电子与纸质档案的关联管理，保障财务入账的准确性和合规性，是一款保障财务入账精准的会计工作流管理工具。

• 档案查阅高效
  档案查阅场景中，支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控，是一款高效的会计工作流管理工具。

• 审计工作便捷
  审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料，是一款方便审计工作的会计工作流管理工具。

成功案例：合思档案的实践验证

• 海量单据企业蜕变
  年单据量2.6亿的企业，会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。使用合思档案后，多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄，实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。以某月入库数据为例，数据加载30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数350亿次，单据与单据关联次数800亿次，合思档案成为了该企业优秀的会计工作流管理工具。

• 集团企业标准落地
  集团型企业档案管理流程复杂，人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合，政策落地难。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，共享中心统建档案管理系统实现档案共享，统一原始凭证附件要求，会计档案管理制度标准化、制度化；力保电子会计档案合规，建设电子档案系统，实现财务档案的安全存储，满足国家6号文及试点单位要求，保护电子会计凭证的原生性，同时满足企业审计对于电子原件的要求；低碳环保，积极响应政策，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化，档案应用数字化，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年，合思档案成为集团企业可靠的会计工作流管理工具。

• 多系统互联企业革新
  多系统数据互联的企业，档案管理低效，会计档案散落各系统，数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范。使用合思档案后，统一储存，打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一标准，统一管理；业务证据链完整，会计资料勾稽关系搭建，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌；数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化，业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效；全生命周期管理，原文件独立数字化管理，会计资料的建立、查阅、借阅、销毁全生命周期可控，有效减低财务管控风险，预估节省总体成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，合思档案成为多系统互联企业的优质会计工作流管理工具。

• 教育集团流程优化
  中国最大的K12民办教育集团之一，档案管理低效，采集环节业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票处理耗时费力；存储环节实物存档占用空间，受环境影响易损坏；整理环节财务账表归档装订复杂，易出错；利用环节实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找，档案借还状态更新不及时。采用合思档案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，合思档案成为教育集团实用的会计工作流管理工具。

市场定位：合思档案的差异化优势

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，作为一款独特的会计工作流管理工具，提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思拥有自主研发工具包，更加强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能够适应数电票管理要求的特殊性，为企业提供专业的电子会计档案管理服务，是一款不断进化的会计工作流管理工具。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供及时、高效的服务，确保会计工作流管理工具的稳定运行。

在当前经济环境下，企业对财务管理的要求越来越高。合思档案作为一款出色的会计工作流管理工具，能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，助力企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用，让企业降本增效。

无论是政策推动、合规要求，还是为了在当前经济环境下帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，将在未来企业数字化建设中发挥重要作用。

合思档案已获得众多企业的认可，如事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等都选择了合思档案。企业可放心选择合思档案，提升自身的档案管理水平和数字化程度。现在就拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，免费试用合思档案，开启数字化档案管理之旅。