在当今数字化浪潮席卷的时代，我国电子凭证改革正以前所未有的速度驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域正式推广使用全面数字化的电子发票；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措如同明亮的信号灯，标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的最后一公里即将全面打通，电子凭证数字化转型的巨轮正加速驶向全流程无纸化的崭新彼岸。
在这场波澜壮阔的数字化变革中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和卓越的创新能力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于合思档案在行业内的深度应用与丰富的案例经验，合思精心精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为广大企业提供了极具参考价值和借鉴意义的宝贵资料，在费用发票管理方面更是有着独特的优势。
金牌橱柜：档案管理困境待解
金牌橱柜家居科技股份有限公司，自1999年成立以来，一直是国内高端整体厨柜及定制家居领域的专业服务商。它拥有国家认定厨房工业设计中心，更是国家认定的“智能制造示范企业”，在行业内声誉卓著。然而，随着企业的不断发展壮大，其在档案管理，尤其是费用发票管理方面，面临着诸多棘手的问题。
在整理环节，会计档案如同散落在各个角落的珍珠，分散于不同的系统之中，缺乏有效的整合与管理。这使得档案数据难以被充分利用，工作人员不得不逐一打印相关资料，然后进行手工匹配、组装、装订，最后上架存档。如此繁琐的流程，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现人为错误，影响档案管理的效率和准确性。
在保管环节，财务部门需要临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门。这期间涉及到档案的多次转移和交接，增加了档案丢失或损坏的风险，也给费用发票管理带来了极大的不便。
在存储环节，公司设立了独立的档案室来存放纸质档案。然而，随着业务的不断拓展，纸质档案的数量与日俱增，档案室的空间逐渐变得紧张起来。同时，纸质档案的存储和管理成本也在不断攀升，给企业带来了沉重的负担。
合思方案：精准破解管理难题
面对金牌橱柜在档案管理方面的重重困境，合思凭借其专业的团队和丰富的经验，为其量身定制了一套针对性极强的解决方案，在费用发票管理方面发挥了重要作用。
统一存储：打破数据孤岛
合思档案打破了各系统之间的数据壁垒，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。就像将散落的珍珠串成了一条美丽的项链，让原本分散的数据变得有序而易于管理。通过这种方式，企业可以更加方便地对费用发票等档案数据进行集中管理和维护，提高了数据的安全性和可靠性。
业务证据链完整：实现业财一体
合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行费用发票管理时，可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，将财务数据与业务数据紧密结合起来。无论是在审计还是日常管理中，都能够更加方便地获取相关信息，提高了决策的科学性和准确性。
数据共享：一站式便捷查阅
合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，为用户提供了一站式的查阅服务。用户只需轻轻点击鼠标，就可以快速、准确地找到所需的费用发票等档案信息，查阅过程便捷高效。这种数据共享的方式，不仅提高了工作效率，还减少了因信息不对称而导致的沟通成本和错误。
银行回单无纸化：降本增效新突破
在费用发票管理中，海量的银行回单处理一直是企业面临的一大难题。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割和组装，全面实现了无纸化管理。这不仅节省了大量的纸张和人力成本，还提高了回单处理的速度和准确性。通过这种方式，企业可以更好地控制费用支出，实现降本增效的目标。
应用成果：数据见证显著成效
金牌橱柜在应用合思档案后，在费用发票管理等档案管理方面取得了显著的成效，各项数据的变化令人瞩目。
档案匹配耗时大幅减少。通过合思档案的智能匹配功能，档案匹配耗时减少了84%。原本需要花费大量时间和精力进行的档案匹配工作，现在可以在短时间内轻松完成，大大提高了工作效率。
档案查询耗时显著降低。合思档案的一站式查阅服务让档案查询变得更加便捷高效，档案查询耗时减少了80%。员工无需再花费大量时间在档案室中寻找纸质档案，只需在系统中输入关键词，就可以快速找到所需的费用发票等档案信息。
总体成本大幅节省。预估每年可节省总体成本30万+。这主要得益于合思档案的无纸化管理和高效的工作流程，减少了纸张、人力等方面的成本支出，为企业带来了实实在在的经济效益。
档案合规性得到保障。合思档案严格遵循相关法律法规和企业内部制度，确保档案管理的合规性达到100%。在费用发票管理等方面，企业可以更加放心地进行操作，避免了因合规问题而带来的风险。
合思档案：优势凸显价值无限
合思档案具有诸多显著的优势和价值，在费用发票管理等档案管理领域发挥着重要的作用。
自动化归档告别了重复性工作。合思档案可以自动完成档案的收集、整理、存储和归档等工作，大大减少了人工操作的工作量，让员工从繁琐的重复性工作中解脱出来，将更多的精力投入到更有价值的工作中去。
档案利用便捷高效。通过合思档案的一站式查阅服务和智能搜索功能，用户可以快速、准确地找到所需的档案信息，提高了档案利用的效率和价值。无论是在费用发票管理还是其他业务领域，都能够为企业提供有力的支持。
档案数据同源，透明流转。合思档案确保档案数据的来源唯一，并且在整个流程中实现透明流转。这便于企业对档案数据进行监控和分析，及时发现问题并采取相应的措施。在费用发票管理方面，企业可以更好地掌握费用支出情况，优化财务管理流程。
展望未来：携手共赴数字化征程
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，同时能够有效降低单位运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在费用发票管理方面，电子凭证的无纸化将带来更加便捷、高效、安全的管理体验。
在当前数字化转型的浪潮中，企业面临着前所未有的机遇和挑战。希望广大企业能够抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标，让有限的资源发挥出更大的价值。
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