在数字化浪潮席卷而来的今天，电子凭证数字化转型已成为时代发展的必然趋势。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开启全面数字化电子发票的推广使用；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的引擎，推动着我国电子凭证改革驶入快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
在这一变革的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到时代的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案。基于在行业应用中的深度探索与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，精心编撰并发布了《电子会计档案实践案例集》，为众多企业提供了极具参考价值和借鉴意义的实践指南。下面，就让我们通过金牌橱柜家居科技股份有限公司的成功案例，深入探寻电子化会计档案优势。
金牌橱柜：传统档案管理的困境之局
金牌橱柜家居科技股份有限公司自1999年成立以来，始终专注于国内高端整体厨柜及定制家居领域，是行业内当之无愧的专业服务商。公司拥有国家认定厨房工业设计中心，还荣获国家认定“智能制造示范企业”的殊荣。然而，在辉煌成就的背后，公司的会计档案管理却面临着诸多难题。
在档案整理环节，会计档案如同散落的珍珠，分散在各个系统之中，数据难以有效利用。工作人员需要逐一打印、手工匹配、组装、装订，最后将档案上架，整个过程繁琐且效率低下。在保管环节，财务部门需临时保管档案1年，1年后再移交至综合档案管理部门，这不仅增加了工作的复杂性，还容易出现档案交接失误的情况。在存储环节，公司设立独立的档案室来存放纸质档案，但随着业务的不断拓展，纸质档案数量急剧增加，存储空间愈发紧张，管理成本也日益攀升。
合思档案：量身定制的破局良方
面对金牌橱柜的诸多难题，合思档案凭借其专业的解决方案和创新的技术理念，为企业量身定制了一套全方位的会计档案管理方案。
统一存储，打破数据壁垒。合思档案打破了各系统之间的数据孤岛，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现了统一储存、统一标准和统一管理。这就如同将散落的珍珠串成了美丽的项链，让数据变得有序且易于管理。通过这种方式，企业可以更加高效地利用档案数据，为决策提供有力支持。
构建完整业务证据链，实现业财一体。合思档案注重会计资料之间关系的搭建，以业务为核心构建了完整的证据链条，实现了业财一体的双向穿透。这意味着企业在进行财务管理时，可以从业务层面深入了解财务数据的来源和背景，同时也能从财务数据中洞察业务的运营状况，为企业的精细化管理提供了有力保障。
数据共享，一站式便捷查阅。合思档案以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，用户可以通过一站式查阅功能，快速找到所需的档案信息。这种便捷高效的查阅方式，大大节省了用户的时间和精力，提高了工作效率。
银行回单无纸化，降本增效。对于企业来说，海量的银行回单管理一直是一项繁琐的工作。合思档案实现了银行回单的自动采集、切割、组装，全面实现了无纸化管理。这不仅减少了纸质文件的使用，降低了成本，还提高了数据的准确性和安全性，为企业的财务管理带来了质的飞跃。
成效显著：数据见证合思档案的实力
在应用合思档案之后，金牌橱柜的会计档案管理取得了显著成效，各项数据指标的变化有力地证明了合思档案解决方案的有效性。
档案匹配耗时大幅减少。在传统的档案管理模式下，档案匹配工作需要耗费大量的人力和时间。而使用合思档案后，档案匹配耗时减少了84%，这意味着企业可以将更多的时间和精力投入到核心业务中，提高了整体运营效率。
档案查询效率显著提升。以往，查找一份档案可能需要花费大量的时间在档案室中翻找。如今，通过合思档案的一站式查阅功能，档案查询耗时减少了80%，用户可以在短时间内获取所需的档案信息，大大提高了工作效率。
成本节省效果明显。通过实现银行回单无纸化和优化档案管理流程，金牌橱柜预估每年可节省总体成本30万以上。这不仅降低了企业的运营成本，还为企业的可持续发展提供了有力支持。
档案合规性得到保障。合思档案严格遵循相关法律法规和行业标准，确保了档案的合规性。在使用合思档案后，金牌橱柜的档案合规性达到了100%，为企业的财务管理提供了坚实的保障。
合思档案：引领电子会计档案发展新潮流
合思档案的优势不仅体现在为金牌橱柜等企业解决实际问题上，更体现在其对电子会计档案行业的引领作用上。合思档案实现了自动化归档，让企业告别了繁琐的重复性工作，提高了工作效率。同时，档案数据同源，透明流转，便于企业进行监控和分析，为企业的决策提供了有力支持。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，而电子会计档案优势的充分发挥，将为企业带来新的发展机遇。
合思作为一家专精特新企业，自成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，共同实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
展望未来，电子会计档案的发展前景十分广阔。随着技术的不断进步和企业数字化转型的加速，电子会计档案将在企业财务管理中发挥更加重要的作用。合思将继续秉承创新精神，不断提升产品和服务质量，为更多企业提供优质的电子会计档案解决方案。
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