在当前经济环境下，企业发展面临诸多挑战，利润增长的压力如影随形。众多企业陷入惯性思维、业财脱节、预算失控这三大“净利润黑洞”，发展步伐变得沉重而缓慢。而差旅成本，作为仅次于人力资源成本的第二大可控成本，正如同一个隐形的“利润杀手”，每日无情地侵蚀着企业的净利润。
差旅成本涵盖的范围十分广泛，不仅包括差旅产品采购、差旅出行服务等显性成本，还涉及员工预支、层层审批、报销流程、票据复核等复杂的隐性成本。它不仅直接关系到企业的财务支出和现金流储备，其管理流程和制度的合理性还会产生巨大的弹性空间。有效管控差旅成本，成为企业立竿见影的降本方式。
2023年企业差旅市场经历了“井喷式”增长，到2024年整体转向平稳增长。然而，机票折扣稍有回落、酒店价格有所增长，企业在拓展业务与成本管控之间的矛盾依旧突出，成本压力难以有效释放。在这样的背景下，合思与未来财务人研究院联合发布《2024中国企业差旅管控分析报告》，为企业展示了先进企业如何通过一站式差旅服务和以收定支的精细化管控实现降本增效，而其中会计档案管理系统在整个差旅管控与财务数智化过程中发挥着重要作用。
合思全维方案 破解差旅管控困局
合思，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，为企业差旅管控难题提供了全面解决方案。其会计档案管理系统更是融入到整个服务体系中，为企业财务数据的管理和应用提供了有力支持。
合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。其中，会计档案管理系统能够高效地对差旅相关的会计档案进行电子化管理，确保数据的准确性和安全性。
合思商城推出的差旅节省奖励计划“合力省”独具特色。当员工选择的酒店价格低于公司设定的差旅标准时，将获得一定金额的红包奖励，这些奖励可在合思商城内用于个人消费。这一举措打破了在“省钱”上员工与企业的对立关系，同时帮助企业实现无需额外支出的员工激励机制。在这个过程中，会计档案管理系统可以清晰记录每一笔奖励的发放和使用情况，为企业财务管理提供准确的数据依据。
合思基于BI差旅风控系统，可通过员工信息、行程信息与实际乘坐或入住情况、审批详情、费用明细与预算、差标等多维度数据对比，对企业差旅活动实现全面监控与智能分析。实时监控差旅活动是否符合预算和差旅标准，及时发现异常并发出预警。会计档案管理系统则可以将这些监控数据和分析结果进行归档保存，方便企业后续的查询和审计。
2024年起，合思将陆续推出AI智能审批、AI智能推荐助手等诸多功能。从员工视角可提供行程与住宿推荐、自动化预订服务；从企业视角可实现差旅预算自动计算、个人差旅成本与效率分析。会计档案管理系统也将与这些AI功能深度融合，进一步提升企业财务数智化管理的水平。
核心功能优势 彰显数智化魅力
合思解决方案在覆盖范围、管控策略、技术应用等方面展现出强大的核心功能与优势，而会计档案管理系统在其中起到了关键的支撑作用。
在资源覆盖方面，合思与众多国内外知名在线旅游代理建立深度合作关系，建立了覆盖全国2000 + 县市区的170万 + 酒店资源，满足不同客户群体的个性化需求。同时，整合全球优质的服务商渠道，覆盖全球70多个国家近200万家全球酒店资源、千余家航空公司资源、800多座城市的境外打车资源等。会计档案管理系统可以对这些丰富的资源交易数据进行有效管理，确保每一笔交易都有完整的记录和准确的归档。
在管控策略上，合思可科学设置差标管控金额，根据不同区县类型，设置更加精确的差标管控金额。还可采取灵活的差旅标准调整策略，在旅游旺季或者市场价格上升时，适当提高差旅标准；而在淡季或者市场价格下降时，相应降低差旅标准。会计档案管理系统能够记录差标设置和调整的过程，为企业的成本管控决策提供历史数据参考。
合思提供“线上 + 线下”多渠道预订服务，并配备7 * 24小时中英文客服支持，确保对企业员工出行需求及时响应。其易商卡可实现线下消费的全场景覆盖，只要员工在“能扫码”的消费场景里，即可实现企业公户对商户直接付款，同步自动获取凭证入账归档。会计档案管理系统可以自动处理这些入账归档的凭证，提高财务管理的效率和准确性。
合思前瞻探索AI技术，推出AI行程助手、AI自动下单助手、AI风控、AI报告助手等功能。让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在AI时代赢得成本优势。会计档案管理系统也会借助AI技术，实现更智能的档案分类、检索和分析，为企业提供更有价值的财务信息。
多元场景应用 见证实际成效
合思解决方案在不同场景下的应用案例，充分体现了其实际效果，而会计档案管理系统在这些案例中也发挥了不可或缺的作用。
某企业员工小张因住宿差标低，通过添加无差旅需求的同行人变相提升出差体验，导致企业差旅预算异常。应用合思系统后，企业通过合思BI差旅风控功能进行全员普查，发现大量员工存在此类违规情况，损失金额超过60000元。该企业立即完善相关差旅制度，并加强差旅数据监控。在这个过程中，会计档案管理系统详细记录了每一笔差旅费用的支出情况和违规行为的相关证据，为企业的整改和管理提供了有力支持。
2023年7月合思正式发布合力省项目，截至2024年7月，使用合力省的企业的超标订单占比从4%下降到2%，已累计帮助企业节省差旅费533万元。某企业自2024年3月开通以来，员工通过节省差旅费获得私人消费红包17000元，员工节省的越多，获得的红包金额越大，企业反馈该项目有效节省了企业差旅费，形成双赢。会计档案管理系统可以清晰记录每一笔节省费用和红包发放的情况，为企业的成本核算和员工激励提供准确的数据。
2023年，某连锁零售企业业务对象转向三四线小城镇的商超渠道，与合思商城深入沟通，重新制定全新差旅管控方案，将差标管控下沉至区县维度。2024年上半年，尽管该企业三线及以下城市的差旅申请单量较去年同期增长8%，但企业三线及以下城市酒店预订消费金额仍同比下降6%。会计档案管理系统可以对不同地区的差旅费用进行分类统计和分析，为企业的差旅管控策略调整提供数据依据。
合思档案客户企业数量增长明显，截至2024年7月，近三年客户企业增长比例分别为71%、213%和220%。应用电子会计档案可降低70%的档案耗材和存储成本，节约整理成本75%，检索效率提升90%，并实现100%管理合规，助力企业双碳指标落地并完成全面智能化的最后一公里的闭环。会计档案管理系统作为电子会计档案的核心组成部分，为企业带来了显著的成本节约和管理效率提升。
对于企业而言，真正需要的是一个“用起来节省，管得住浪费”的平台，在节省显性成本的同时，进一步实现针对隐性浪费的管控之道，同时还能够充分释放差旅数据价值，赋能企业管理者的业务经营决策。合思全流程数智化差旅管理解决方案，在“用”的方面，可实现从线上到线下、从国际到国内的全场景覆盖，并通过同屏比价帮助企业获得性价比更高的差旅资源；在“管”的方面，不仅实现全流程管控、全产业链优化，更实现全员参与，让每一位员工愿意主动帮助企业一起“合力省”。而会计档案管理系统则贯穿于整个解决方案的始终，为企业的财务管理提供了坚实的保障。
面向未来，企业应用发展的眼光选平台。合思前瞻探索AI技术，迎合企业未来差旅管理的发展趋势，让企业用得丝滑、管得无形，帮助企业在AI时代赢得成本优势，挖出更多净利润。合思愿与更多企业一同智控差旅消费，解锁企业“省”与“赚”的新模式，共同迎接更可期待的商业未来。如果您想深入了解合思的会计档案管理系统和差旅管控解决方案，不妨点击免费试用，开启企业财务数智化管理的新篇章。
