发票管理实践分享：合思档案助力企业数字化转型

在企业数字化转型的浪潮中，电子会计档案正扮演着越来越重要的角色。企业在推进数字化进程时，借助 OA 系统、资金系统、合同系统、CRM 系统、费控系统等，解决了线上业务处理的难题。然而，在归档和储存环节，仍未能摆脱纸质文件储存的困扰，数据存储也依赖线下载体。要保证企业财务档案管理合规，实现全面数字化，确保档案原生性是关键。

无论是政策的推动、合规的要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。北京合思信息技术有限公司（简称“合思”，原易快报），自 2014 年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务。其通过敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。合思档案更是提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，全方位满足企业不同场景下的档案管理需求。

发票管理实践分享之市场洞察：电子会计档案新态势

随着 2025 年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理面临着全新挑战，信息化建设急需加强。目前，全国 36 个省市区已实现数电票试点全覆盖，由于数电票管理要求的特殊性，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

从政策层面来看，国家从部门规章到国家法律全面肯定了电子档案的法律效力，明确电子会计凭证可以以电子形式保存并形成电子会计档案，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力。这一系列政策为电子会计档案管理提供了有力支持。

合思作为专精特新企业，发展势头强劲。成立以来，已累计融资超 15 亿元人民币。秉持以客户为中心的服务理念，合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择合思，在实现降本增效、合规经营和低碳运营方面取得了显著成效。

发票管理实践分享之痛点剖析：传统档案管理困局

企业高管在传统档案管理中面临着诸多难题。纸质档案管理成本高昂，不仅需要大量的储存空间，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。这使得企业在决策时缺乏准确的数据支持，影响了企业的发展战略。

财务人员则被繁重的档案整理工作所困扰。档案数据量大，整理过程不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥繁复，极大地降低了他们的工作热情。长期处于这种工作状态，容易导致工作效率低下，甚至出现错误。

业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗费时间。这不仅增加了业务人员的负担，也影响了企业的报销效率。

传统档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本包括纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等。

发票管理实践分享之策略应对：合思档案破局之道

合思档案为企业档案管理问题提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

合思档案不仅仅是一款电子档案管理产品，更是管理与服务的融合。它为不同角色提供针对性解决方案，为 CEO/高管沉淀数据资产，保障合规管理；为归档员/财务提高工作效率；为外部审计实现档案外审在线化等。

合思档案的单套制解决方案具有诸多优势，实现便捷调阅不打印，混序归集免组装。通过业务及管理流程的实物流转和电轨运行，保障财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。该解决方案可补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业管理能效。

发票管理实践分享之功能探秘：合思档案核心模块

合思档案实现了电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。其功能模块丰富多样，包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA 系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）。

在数据采集方面，合思档案支持多源采集。它既支持接口互联、自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；也支持手动采集、自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，它能实现不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。同时，通过字段映射，让查询更便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理方面，合思档案具备权限管理、精准管控功能。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。档案目录也能灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护、新增创建等。

发票管理实践分享之优势凸显：合思档案脱颖而出

与其他产品相比，合思档案具有显著的竞争优势。它能为企业解决内外交困的档案管理问题，帮助企业 70%节约纸张成本，75%节约整理成本，90%提升检索效率，确保 100%管理合规性。

合思档案具备强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率、释放档案数据价值。

其拥有专利技术支撑，在数据存储方面，采用海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，保障数据的安全可靠。

合思档案还提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测还可基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测。

发票管理实践分享之案例见证：合思档案成效显著

众多企业通过使用合思档案，取得了良好的应用效果。某企业年单据量达 2.6 亿，面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化和借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效，如业务和财务数据穿透联查，减少了企业成本，提高了财务人员效率。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，曾面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，提升了整理匹配效率，减少了存储空间成本和纸张打印成本。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，合思档案的数据集成方案打破数据孤岛，业务检测方案保障业务证据链完整，跨系统调阅方案实现数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本 30W + /年，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%。

中国最大的 K12 民办教育集团之一存在业务系统多、数据隔离、实物存档占用空间等问题。合思档案的数据集成方案统一数据标准，智能化制档方案实现智能化自动组装，电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，简化了会计管理流程，提高了工作效率。

发票管理实践分享之服务保障：合思贴心相伴

合思秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国 22 个城市设有直营服务网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。其地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，电话为 400 – 105 – 6505，网站是 www.hosecloud.com。企业还可以通过微信公众号二维码和微信小程序二维码添加合思小助手和扫码关注合思。

合思坚持“客户至上”的原则，聆听用户需求以进行产品迭代，助力企业解决档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。

合思档案凭借其领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，以及多维度的功能模块，能够满足企业不同场景下的档案管理需求，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型。它帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效，补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现资源重组，提升企业管理能效。众多成功案例也证明了合思档案的有效性和可靠性，企业选择合思档案能够解决传统档案管理中的诸多痛点，实现会计档案价值的深度应用。

如果您想亲身感受合思档案的强大功能和卓越价值，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的全新篇章。