在数字化的时代浪潮中，电子凭证领域正经历着一场深刻的变革。2024年11月1日，铁路旅客运输领域开始推广使用全面数字化的电子发票；仅仅一个月后，12月1日民航旅客运输服务领域也紧跟步伐，推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措宛如强劲的东风，推动我国电子凭证改革驶入了快车道。如今，电子凭证开具端已基本实现数字化适配，曾经困扰企业的电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”问题即将全面解决，电子凭证数字化转型进一步加快，全流程无纸化时代已然到来。
在这场数字化转型的浪潮中，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，凭借敏锐的洞察力和强大的技术实力，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了优质的会计软件解决方案。
红枣上市企业档案管理困境待解
好想你健康食品股份有限公司，一家在市场上颇具影响力的企业。它成立于1992年，经过多年的发展，于2011年在深交所中小板成功上市，成为红枣行业的上市公司。然而，即便取得了如此辉煌的成就，公司在财务档案管理方面却面临着诸多难题，传统的管理模式已经成为了企业进一步发展的掣肘。
在档案归档环节，财务人员面临着巨大的挑战。每一次财务归档，都需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个繁琐的过程中，档案遗失的情况难以避免。一张小小的发票或者回单的丢失，都可能导致整个财务档案的不完整，给后续的审计和查询工作带来极大的困扰。
纸质档案的查找问题也让公司头疼不已。受限于时间和空间的限制，查找纸质档案就像大海捞针一样困难。工作人员需要在堆积如山的档案中逐一查找，耗费大量的时间和精力。而且，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，严重影响了工作效率。当企业需要快速获取某一份档案时，往往因为查找困难而耽误了重要的业务决策。
大量纸质档案的管理对空间和人力的要求也给公司带来了沉重的成本负担。公司需要专门的档案室来存放这些档案，占用了大量的办公空间。同时，还需要安排专人负责档案的整理、保管和查找工作，增加了人力成本。在当前经济环境下，企业都在努力降低成本、提高效率，好想你健康食品股份有限公司的档案管理问题亟待解决。合思提供的会计软件解决方案无疑是企业摆脱困境的希望所在。
合思档案破解企业管理难题
合思深刻理解好想你健康食品股份有限公司面临的困境，凭借专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套完善的会计软件解决方案。
合思档案打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。在传统的财务档案管理模式下，不同类型的数据分散在各个系统中，财务人员需要在多个系统之间切换，才能获取到完整的信息。而合思档案通过先进的技术手段，将单据、发票、回单和凭证等数据进行整合，实现了数据的同源性。财务人员可以通过一键联查的方式，快速获取到相关的所有数据，大大提升了工作效率。例如，当财务人员需要查询某一笔业务的详细信息时，只需在系统中输入相关关键词，即可同时查看该业务的单据、发票、回单和凭证等信息，无需再像以前那样在不同的文件和系统中反复查找。
自动组装功能是合思档案的一大亮点，它为审计工作带来了极大的便利。在传统的审计过程中，审计人员需要花费大量的时间和精力来核对纸质数据和电子数据的一致性。而合思档案以档案数据为标准，纸质数据为辅，实现了审计工作的自动化。系统会自动将相关的数据进行组装，生成符合审计要求的报告。审计人员可以直接在系统中查看和分析这些报告，大大提升了审计效率。同时，这种方式也减少了人为因素的干扰，提高了审计结果的准确性和可靠性。
在实物管理方面，合思档案借助虚拟档案库房和二维码技术，实现了电子与实物的高效匹配。每一份实物档案都有一个唯一的二维码，通过扫描二维码，工作人员可以快速获取该档案的详细信息，包括存放位置、所属类别等。查阅者在查询电子档案时，系统会自动显示该档案对应的实物位置，方便工作人员快速定位和查找。这种方式不仅提高了档案的管理效率，还减少了实物档案的丢失和损坏风险。
显著成效助力企业降本增效
合思档案提供的会计软件解决方案在好想你健康食品股份有限公司得到了充分的应用，并取得了显著的成效。
在人工耗时方面，合思档案的应用使得工作效率大幅提升，减少了90%的人工耗时。财务人员不再需要花费大量的时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性，也无需在繁琐的纸质档案中查找信息。通过一键联查和自动组装功能，他们可以快速完成各项工作任务，将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
总部接收管理耗时也大幅减少。以前，总部在接收各部门的财务档案时，需要花费大量的时间进行审核和整理。而合思档案实现了数据的实时共享和自动化处理，总部可以直接在系统中查看和审核各部门的财务档案，减少了80%的管理耗时。这不仅提高了总部的工作效率，还加强了对各部门财务工作的监管。
借阅管理方面，合思档案同样表现出色。通过虚拟档案库房和二维码技术，借阅者可以快速查询和定位所需的档案，减少了67%的管理耗时。同时，系统还可以对借阅情况进行实时记录和跟踪，方便管理人员进行统计和分析。
在成本控制方面，合思档案也为企业带来了实实在在的好处。预计每年可以减少综合成本20万元。这主要得益于减少了纸质档案的管理成本，包括档案室的租赁费用、档案管理人员的工资等。同时，提高了工作效率也间接降低了企业的运营成本。
电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路。它不仅有利于优化企业的管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能够有效降低单位的运行成本及资源消耗，实现数字化和绿色化的协同转型。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供了全方位的财务数智化服务。截至目前，已经有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，借助合思提供的会计软件解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥出更大的效益。
在电子凭证数字化转型的浪潮中，合思档案无疑是企业的得力助手。它为企业提供了高效、便捷、安全的会计软件解决方案，帮助企业解决了财务档案管理中的难题，提升了企业的核心竞争力。如果您的企业也面临着类似的问题，不妨来免费试用合思档案，开启财务数智化转型的新篇章。
