在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的领军企业，早在1995年便已成立，并成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
2021年，动力源与合思展开了财务数字化合作。此前，动力源在财务数字化转型和业财融合方面遭遇了诸多挑战。而合思的出现，为动力源带来了新的转机，帮助其在财务支出控制方面取得了显著成效。
动力源的业务困局：财务支出控制难题凸显
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，自建了多个系统。然而，随着业务的不断发展，这些系统逐渐暴露出诸多问题。整体流程复杂，系统之间壁垒高筑，导致多系统操作体验极差。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，繁琐的操作让员工苦不堪言。
在财务报销方面，问题更为突出。报销数据需要财务人员手工录入，发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这不仅增加了财务人员的工作量，还难以避免假票、错票、重票的情况发生，给财务支出控制带来了极大的风险。
同时，系统的割裂导致数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，使得财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营及时进行调整，严重影响了企业的决策效率。
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车则由员工垫资，复杂的报销模式进一步增加了财务支出控制的难度。
合思方案：精准破局财务支出控制困境
面对动力源的诸多难题，合思为其量身定制了一套全面的解决方案，旨在加强财务支出控制。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，实现了数据的互联互通，为财务支出控制提供了有力的数据支持。
在产品应用上，合思的无需报销模式颠覆性地重塑了商旅出行流程。业务人员因公消费无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性，从源头上加强了财务支出控制。财务人员可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，极大地提高了财务工作的效率。
合思的系统连接能力强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为财务支出控制提供了更加及时、准确的信息。
实施步骤：稳步推进财务支出控制变革
为了确保解决方案能够顺利实施，合思制定了详细的实施步骤。
首先，进行系统集成工作。将动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行对接，实现数据的同步。这是整个实施过程的基础，只有确保数据的畅通，才能为后续的工作提供有力支持。
其次，逐步推广无需报销模式。引导员工在商旅出行等场景中使用新的消费和报销流程。为了让员工更好地适应新的模式，合思还为员工提供了详细的操作指南和培训。
最后，对员工和财务人员进行培训。让他们熟悉新系统的操作和功能，确保每个人都能够熟练运用新系统进行工作。通过培训，员工和财务人员的工作效率得到了显著提高，为财务支出控制的有效实施提供了保障。
显著成果：财务支出控制成效斐然
通过合思的解决方案和实施步骤，动力源在财务支出控制方面取得了显著的成果。
多系统集成后，数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从普遍4周缩短至1周以内，效率提升了300%。这不仅提高了员工的满意度，还加快了资金的周转速度，为企业的发展提供了有力支持。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。财务人员无需再花费大量时间进行发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以将更多的精力投入到更有价值的工作中，为企业的财务管理提供了更高水平的支持。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了员工的工作积极性。
财务审批有了更充分的依据，费控更加合规，结算更加统一。企业在财务支出控制方面更加严格，有效避免了不必要的支出，降低了企业的运营成本。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”
众多像动力源这样的企业通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果你也想让企业在财务数字化转型中取得突破，加强财务支出控制，不妨选择合思，开启高效财务管理之旅。现在，你可以免费试用合思的解决方案，亲身感受其为企业带来的变革。
