在当今竞争激烈的商业环境中，世界 500 强旗下的教育服务品牌一直以其卓越的教育质量和广泛的业务布局引领行业发展。然而，随着数字化浪潮的席卷，这家教育巨头在财务数字化转型方面也面临着诸多挑战。
企业内部业务和财务系统繁多，且相互独立，犹如一座座信息孤岛，数据无法顺畅互通。结构化数据的提取困难重重，电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档更是成为了企业的一大负担，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。此外，不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错，发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求极高，费时费力。这些问题严重影响了企业的财务工作效率，费用报销提升效率成为了企业亟待解决的问题。
业务迷雾：教育品牌财务现状与痛点
该教育服务品牌业务广泛，在全国多地设有分支机构。随着业务的不断拓展，财务数据量呈爆炸式增长。然而，企业的业务和财务系统却各自为政，数据无法共享。电子发票在处理过程中，需要人工逐一进行查重和验伪，这不仅效率低下，还容易出现漏查的情况。
实物存档方面，大量的纸质档案堆积如山，需要专门的档案室进行存放，并且安排专人进行管理。但即便如此，档案损坏的情况仍然难以避免，一旦出现档案损坏，企业可能面临着合规风险。
在操作层面，纸质档案的录入工作需要财务人员不断重复劳动，不仅浪费了大量的时间和精力，还容易出现录入错误的情况。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求严格，需要耗费大量的人力和物力。
在查阅方面，实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找。档案查阅缺少留痕，无法实现多人借阅，档案资产的利用率极低。这些问题严重制约了企业的财务数字化转型，费用报销提升效率迫在眉睫。
合思妙方：全生命周期电子化会计档案管理方案
面对该教育品牌的财务痛点，合思为其量身定制了全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有广泛的档案数据来源，包括电子档案、自研 OA 以及其他相关系统。自动封装接口数量多达 40 种以上，能够广泛连接异构系统，企业无需进行开发，即可实现 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，不仅有影像支撑，还可以通过外部设备扫描和人工上传等方式进行数据传输，保证了数据获取的准确性和灵活性。
自动归档功能强大，涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁以及权限监控等多个环节。会计类档案管理范围广泛，包括内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等。通过合思的方案，企业可以实现财务数据的集中管理和自动化处理，有效提升费用报销提升效率。
精准施策：方案实施过程与步骤
合思的方案实施过程严谨有序。首先，通过自动封装接口连接异构系统，将各类档案数据接入合思系统。在这个过程中，利用影像支撑、外部设备扫描、人工上传等多种方式进行接口传输，确保数据的准确获取。
接着，进行智能组单和四性检测，对档案数据进行严格的审核和验证，确保档案数据的准确性和完整性。
然后，搭建电子档案管理和实物档案管理系统，实现档案的有效管理。电子档案管理系统可以实现档案的在线存储、查询和借阅，方便快捷；实物档案管理系统则可以对实物档案进行数字化管理，提高档案的利用率。
在整个实施过程中，合思的专业团队会全程跟进，确保方案的顺利实施，为企业实现费用报销提升效率提供有力保障。
成效显著：方案实施后成果与效益
合思方案实施后，该教育品牌取得了显著的成果和效益。
年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案多维度穿透查询功能让档案查阅变得简便高效，以电子借阅为主的方式不仅提高了借阅效率，还实现了档案查阅的留痕管理。
通过财政部电子凭证试点，该企业成为了地方财政局标杆试点企业代表，实现了财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上，费用报销提升效率得到了显著提升。
高度认可：客户评价与反馈
企业自 2017 年建立财务共享中心起，就不断推进财务数字化转型。2021 年与合思合作建设电子档案系统后，财务自动化率达到了 91%。通过电子会计档案系统和规则引擎，企业能够有效管理大量数据，预计到 2024 年自动化率将超过 97%。
企业财务相关负责人对合思的方案表示高度认可，认为该方案在提升财务管理效率、降低成本方面效果显著。他们有信心在未来进一步提升财务数据自动化率，持续实现费用报销提升效率。
在当前的商业环境下，企业的财务数字化转型已经成为了必然趋势。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，拥有敏捷的财务收支管理平台，能够为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。
合思具有强大的功能，如差旅申请、商旅线上订购、易商卡线下消费等，还提供定制化服务和持续更新升级等优势。多年来，合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一，与多家知名企业和机构建立了合作关系。
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