在企业发展的长河中，财务数字化转型已成为众多企业追求高效运营的关键路径。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，还在2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。然而，即便如此优秀的企业，在财务报销制度管理方面也曾面临诸多难题。而北京合思信息技术有限公司创立于2014年，作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润，为动力源提供了有效的财务数字化解决方案，让我们一同探寻这场变革之旅。
动力源的困境：报销制度管理之殇
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司，在全国设有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心。如此庞大的组织架构，使得报销制度管理成为一项复杂的工作。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统。但事与愿违，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的效果差距较大。在多系统操作下，员工的体验极差。申请单需要员工在各系统间频繁切换提交，报销数据需要财务手工录入系统，发票验真、查重也只能手工进行。这导致假票、错票、重票情况难以避免，报销制度管理的合规性面临巨大挑战。
同时，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题也十分严重。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，耗时费力。这不仅降低了工作效率，也影响了企业的决策准确性。
合思方案：报销制度管理的破局之策
-
系统集成：数据互通的桥梁
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保人员信息的实时更新和准确传递。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，不同系统之间的数据壁垒被打破，报销制度管理变得更加顺畅。 -
无需报销：高效合规的新体验
合思的无需报销方案为动力源带来了全新的报销制度管理体验。业务人员因公消费免垫资、免开票，消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作，大大提高了报销效率，减少了人为错误，也提升了报销制度管理的合规性。 -
系统连接能力：打破数据流转壁垒
合思凭借Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统。待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这使得动力源的报销制度管理能够与其他业务系统紧密结合，形成一个有机的整体。
实施步骤：报销制度管理变革的步步为营
合思与动力源于2021年展开财务数字化合作，历经多个阶段，逐步推进报销制度管理的变革。
– 项目准备：谋定而后动
在项目准备阶段，合思与动力源的团队进行了深入的沟通和调研，了解动力源的业务需求和痛点。制定了详细的项目计划和实施方案，为后续的工作奠定了坚实的基础。
– 蓝图设计：描绘美好愿景
根据动力源的实际情况，合思设计了全面的财务数字化蓝图。明确了系统集成、无需报销等各个模块的功能和流程，为动力源的报销制度管理指明了方向。
– 系统实现上线准备：搭建坚实架构
按照既定方案，合思将HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步对接。进行系统的开发和测试，确保系统的稳定性和可靠性。同时，对动力源的员工进行培训，让他们熟悉新的报销制度管理流程。
– 功能测试：确保万无一失
在系统上线前，进行了全面的功能测试。对各个模块的功能进行验证，发现并解决潜在的问题。确保系统能够满足动力源的实际需求，为报销制度管理的变革提供有力保障。
– 内部运维：持续优化升级
系统上线后，合思为动力源提供了持续的内部运维服务。及时处理系统运行过程中出现的问题，根据动力源的业务变化和需求，对系统进行优化和升级。确保报销制度管理始终保持高效、稳定的运行。
显著成果：报销制度管理变革的红利
合思为动力源提供的财务数字化解决方案取得了显著的成果，在报销制度管理方面带来了诸多积极变化。
– 操作体验革新：效率大幅提升
多系统集成后，数据实现了互通，员工的操作体验全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。这意味着员工能够更快地拿到报销款，减少了资金周转的压力，也提高了员工的工作积极性。
– 会计工作量缩减：成本有效节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员从繁琐的手工录入和统计工作中解放出来，能够将更多的精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。
– 员工体验提升：流程简化便捷
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，提升了员工的使用体验。员工在报销过程中更加轻松便捷，也减少了因报销问题带来的烦恼。
– 财务管控加强：合规统一高效
财务审批有了依据，费控更合规，结算更统一。从手动制作单据到智能制单，节省了更多精力做更有价值的工作。财务部门能够更好地监控企业的费用支出，确保费用的合理性和合规性。
动力源反馈：报销制度管理变革的认可
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思在报销制度管理方面所提供服务的高度认可。
在当前经济环境下，众多像动力源这样的专精特新企业，通过合思的财务数字化解决方案实现了降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临财务数字化转型的挑战，不妨选择合思，让有限更有效。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，开启报销制度管理的全新变革之旅。
点击注册合思，免费试用 14 天，注册链接：http://www.ekuaibao.com/
