动力源财务数字化转型：合思助力报销制度管理革新

动力源财务数字化转型：合思助力报销制度管理革新
在科技浪潮的推动下，企业数字化转型已成为必然趋势，尤其是在财务领域，数字化转型能够提升效率、降低成本、增强合规性。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，在财务数字化转型的道路上经历了诸多挑战，最终与合思携手，成功实现了报销制度管理的变革。

北京动力源科技股份有限公司成立于1995年，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商，产品广泛应用于国家体育场、大兴国际机场等国家重点建设项目。2022年3月，动力源入选北京市专精特新“小巨人”企业。早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路，先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，尽管投入了大量的时间和精力，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期的转型效果存在较大差距。2021年，动力源与合思展开合作，开启了财务数字化转型的新篇章。

动力源报销制度管理痛点剖析

多系统操作与合规难题
在动力源的报销制度管理中，多系统操作体验差是一大痛点。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，这不仅浪费了大量时间，还容易出现操作失误。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重等工作也需要手工进行，这使得假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，导致工作效率低下。
系统割裂与信息滞后
系统割裂、数据分散、信息滞后也是动力源面临的重要问题。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，这使得财务制度难以落地。数据报表依赖手工统计，耗时费力，管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整。
业务复杂与稽核繁琐
动力源主营通讯基站建设，业务人员高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作非常繁琐。不同类型费用支付方式不同，机票、酒店由员工订购企业支付，火车票、打车由员工垫资，这增加了报销制度管理的难度。
组织架构与流程繁复
随着公司组织架构迅速扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐显现。总部通过纸质单据提交出差申请，分公司通过PC端OA系统提交差申请，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。

合思报销制度管理解决方案呈现

系统集成实现数据同步
合思在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控同步，确保人员信息的准确和及时更新。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现订单支出成本的实时归集和统计。这为后续的业务处理奠定了坚实的数据基础，使得报销制度管理更加高效、准确。
无需报销提升员工体验
合思的无需报销解决方案为动力源的员工带来了极大的便利。业务人员因公消费免垫资、免开票，幸福感得到了显著提升。消费受申请单和差标管控，确保消费即合规。财务统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档，大大减轻了财务人员的工作负担。
强大连接打破数据壁垒
合思的系统连接能力非常强大。Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息自动同步各部门负责人，业务数据跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率，使得报销制度管理更加流畅。

解决方案实施步骤揭秘

数据同步奠定基础
在实施解决方案的过程中，首先进行系统集成的相关数据同步工作。将HR系统和BPM系统的数据与合思费控同步，确保数据的一致性和准确性。这一步骤为后续的业务处理提供了可靠的数据支持，是整个解决方案实施的基础。
流程搭建规范操作
搭建无需报销的流程体系是关键的一步。明确业务人员因公消费的操作规范和财务对账、结算等环节的工作流程，使得报销制度管理更加规范化、标准化。这不仅提高了工作效率，还降低了出错的概率。
技术对接打通通道
运用Open API和自定义流程引擎技术，实现与第三方系统的对接，打通数据流转通道。这使得各个系统之间的数据能够实现实时共享和交互，提高了业务处理的速度和准确性，进一步优化了报销制度管理。

合思方案带来的显著成果

操作体验全面革新
合思的解决方案实现了多系统集成，数据互通，员工的操作体验得到了全面革新。员工报销周期缩短了3周，效率提升了300%。申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，减轻了员工的经济压力。
会计成本大幅节约
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需将时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员能够节省更多精力做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等。
费控合规结算统一
在财务方面，审批有依据，费控更合规，结算更统一。财务制度能够更好地落地执行，管理者能够实时掌握数据信息，对业务运营进行及时调整。这有助于企业降低成本，提高经济效益，增强市场竞争力。