在当今竞争激烈的商业环境中，财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，作为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业，动力源自1995年成立以来，业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，其产品广泛应用于国家重点建设项目，并于2022年3月入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合的征程，踏上了漫长的系统自研之路。然而，尽管付出了诸多努力，整体流程依然复杂，系统壁垒高筑，与预期的转型效果存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开财务数字化合作，才为解决其面临的财务痛点带来了新的转机，也开启了差旅报销标准化的新篇章。
动力源业务困境：差旅报销标准化亟待破局
动力源拥有约2400名员工，旗下设有8家子公司，在全国拥有30多个办事处，还在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司组织架构复杂，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心，使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部等。
在这样庞大且复杂的业务体系下，动力源在差旅报销等财务流程方面面临着诸多痛点。首先，多系统操作体验差、手工录入合规难问题凸显。员工申请单需要在各系统间频繁切换提交，报销数据则需要财务人员手工录入系统。发票验真、查重等工作也只能依靠手工进行，这导致假票、错票、重票情况难以避免。同时，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间和精力，使得工作效率低下。
其次，系统割裂、数据分散、信息滞后的问题严重影响了企业的财务管理。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动，导致财务制度难以有效落地。数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，难以对业务运营进行及时的调整和决策。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，进一步增加了财务管理的难度。这些问题都表明，动力源迫切需要实现差旅报销标准化，以提升财务管理效率和水平。
合思解决方案：引领差旅报销标准化变革
针对动力源面临的诸多问题，合思凭借其专业的能力和丰富的经验，为其提供了一套全面的解决方案，助力动力源实现差旅报销标准化。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了数据孤岛，让员工告别了多系统繁复操作的困扰，为差旅报销标准化奠定了坚实的基础。
无需报销模式是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费时无需垫资、无需开票，大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标管控，确保每一笔消费都符合规定，实现了消费即合规。财务人员则可以进行统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化操作不仅提高了报销效率，还降低了人为错误的发生概率，有力推动了差旅报销标准化的进程。
合思系统还具备强大的连接能力。其Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转壁垒。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，大大加快了业务处理和数据统计效率，进一步促进了差旅报销标准化的实现。
方案实施步骤：稳步推进差旅报销标准化
合思解决方案的实施过程有条不紊，为动力源逐步实现差旅报销标准化提供了有力保障。
首先进行的是系统集成工作。合思团队精心完成了动力源HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步。通过深入了解动力源的业务需求和系统架构，确保数据能够准确、及时地在不同系统之间流转，为后续的报销流程优化奠定了基础。
在系统集成完成后，合思逐步推行无需报销模式。为了让员工更好地适应这一模式，合思引导员工使用合思商城进行因公消费。通过合思商城，员工可以享受到便捷的消费体验，同时实现消费与报销的无缝对接。在这个过程中，合思提供了详细的培训和指导，帮助员工熟悉新的报销流程，确保差旅报销标准化能够顺利推行。
最后，利用系统的连接能力，合思对接第三方系统，实现了业务数据的跨系统同步和应用。这使得动力源的各个业务环节能够更加紧密地联系在一起，数据能够在不同系统之间自由流动，为企业的决策提供了更加准确、及时的信息支持，进一步完善了差旅报销标准化体系。
显著成果效益：差旅报销标准化成效显著
通过实施合思的解决方案，动力源在差旅报销标准化方面取得了显著的成果和效益。
效率提升是最为直观的体现。应用合思财务数字化解决方案后，动力源的报销周期大幅缩短。此前，员工报销周期普遍为4周，而现在已经缩减至1周以内，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，提高了员工的满意度，也为企业的资金流转提供了更有力的支持。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐流程上，基础工作压力得到了极大的降低。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算规划等，为企业的财务管理提供了更高水平的支持。
多系统集成使得数据互通，操作体验全面革新。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程。员工在使用过程中感受到了更加便捷、高效的服务，使用体验得到了显著提升，进一步推动了差旅报销标准化的落地。
对于管理者来说，能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息是一个巨大的优势。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，为企业的发展提供了更加科学的决策依据，彰显了差旅报销标准化的重要意义。
动力源高度评价：差旅报销标准化值得信赖
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。他认为合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了动力源对合思解决方案的高度认可，也证明了差旅报销标准化为企业带来的巨大价值。
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