在数字化浪潮席卷的当下，电子会计档案管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票将实现全覆盖，企业财务档案管理迎来新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。数电票需经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合的时代，企业面临着诸多档案管理痛点。企业高管被纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用等问题所困扰；财务人员则需面对档案数据量大、整理耗时且工作枯燥繁复的困境；业务人员更是深受报销纸质票据流程繁琐之苦。从成本角度来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求巨大，这是高显性成本的体现。而手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据无法有效利用，以及电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题，则构成了高隐形成本和高合规风险。
在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套完善的电子会计档案管理解决方案。
合思档案：财务数智化的领航者
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的单套制电子会计档案管理平台。合思创立于2014年，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过其敏捷的财务收支管理平台，助力企业挖掘更多净利润。
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供涵盖聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。
它能够实现电子会计档案全流程的合规化、自动化、数字化闭环管理，拥有发票、单据、凭证、账簿、报表、电子档案、纸质档案、自定义档案、实物备查解决方案、数电票解决方案等丰富的功能模块。使用合思档案，能为企业解决档案管理的难题，节约70%的纸张成本、75%的整理成本，提升90%的检索效率，确保100%的管理合规性。
智能数据采集：核心功能的闪耀之星
合思档案具备强大的核心功能，其中智能数据采集尤为突出。
– 多源采集 灵活高效
合思档案基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，同时预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，通过自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。智能数据采集在这里发挥了关键作用，让数据的获取更加全面、高效。
– 智能制档 精准匹配
会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。同时，提供“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用。智能数据采集为这一系列操作提供了坚实的数据基础。
– 档案管理 灵活定制
合思档案支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理。支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持根据企业制度自主排列、扩展。智能数据采集确保了在这样灵活的管理模式下，数据的准确录入和有序管理。
– 档案应用 便捷高效
支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，呈现一站式预览效果。支持第三方业财系统直接查看档案信息，为第三方系统提供档案影像调阅接口。实现档案数据资产化，提供档案借阅服务，借阅过程透明化，一键到期催还。档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控，线下实物管理实现电子与实物档案高度关联。智能数据采集让档案的应用更加便捷、高效。
对比传统：合思档案优势尽显
与传统档案管理方式相比，合思档案的优势十分明显。
传统纸质档案管理受物理空间限制，调阅不便。而合思档案打破了这一限制，可在线自由调阅。它预置规则引擎，能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时自由穿透档案链，通过关键词检索可快速定位相关档案，大大提升了检索效率、降低了查询难度。智能数据采集为这种高效的检索提供了丰富准确的数据资源。
传统档案管理手工装册归档重复性工作量大，而合思档案凭借强大的规则匹配能力，最大程度减少人工介入，实现自动组装、归档。智能数据采集确保了数据的准确获取，为自动化流程提供了保障。
传统档案管理中电子会计凭证文件无有效管理手段，存在合规风险。合思档案符合国家政策要求，电子会计档案合规性管理严格，能满足国家相关政策对档案全生命周期管理闭环的要求。智能数据采集保证了数据的合规性录入和管理。
传统档案管理难以适应数电票管理要求的特殊性，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。智能数据采集在数电票的全流程管理中起到了关键作用。
实际应用：成功案例见证实力
合思档案在众多企业中得到了成功应用，取得了显著的成效。
有一家年单据量达2.6亿的企业，此前会计档案纸电混合难管理，手工作业低效费力。采用合思档案后，通过智能数据采集实现多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现。档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标大幅优化。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案通过智能数据采集实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
一家存在低效档案管理现状的企业，其会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案通过智能数据采集使其实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。成本效益对比明显，预估节省总体成本30W +/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一，面临业务系统多、数据隔离，纸质票据处理困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，档案利用不便等问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，通过智能数据采集以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
合思档案能够助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，挖掘财务档案数据价值，提升企业财务服务效率和决策数智化水平。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，拥有众多成功的客户案例，涵盖事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，受到了客户的广泛认可和好评。未来，合思档案将持续迭代升级，以满足企业不断变化的需求，在电子会计档案管理领域发挥更大的作用。
如果您想体验合思档案带来的便捷与高效，点击免费试用，开启电子会计档案管理的新时代！
