合思助力企业差旅文档归档数字化转型

在数字化浪潮席卷的时代，电子凭证的发展既蕴含着无限机遇，也面临着重重挑战。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到 2023 年 12 月 1 日已在全国 36 省区市（含计划单列市）全面铺开。2023 年 5 月，财政部又发布了电子凭证会计数据标准（试行版）。然而，电子凭证全面数字化应用的道路并非一帆风顺。

当前，电子凭证类型繁多、格式杂乱、协同困难、易丢失等问题，如同一道道数字鸿沟，阻碍着单位会计数字化转型的进程。调研数据显示，虽然企业员工、高管及财务工作人员对电子凭证相关政策有一定了解，但仍有 34.2%的受访者在使用不符合要求的 JPG 格式发票。而且，大部分企业在会计凭证存储上依旧依赖传统纸质档案，这使得合规风险难以把控。

目前，正处于纸质凭证向电子凭证转型的过渡时期，纸质凭证与电子凭证共存的情况较为普遍。电子凭证数字化转型的多样性和复杂性也十分明显，67.35%的受访者表示缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，65.99%的受访者认为涉及多个政府部门难以协同，即便实现电子归档也存在困难。在这样的背景下，合思推出了一系列解决方案，为企业差旅文档归档等电子凭证数字化转型难题提供了有效的应对之策。

合思解决方案：打通电子凭证转型全链路

合思凭借无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户打造了全方位的财务数智化服务体系。这一体系涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现了“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的推广应用，该平台推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型形成全流程闭环，让差旅文档归档等工作更加顺畅。

合思的全生命周期电子化会计档案管理方案，具有广泛连接异构系统的能力，企业无需进行开发成本投入即可介入。该方案能够确保档案应收尽收，实现智能组单、四性检测等功能，对包括差旅文档归档在内的会计类档案进行全面管理。

通过合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，企业能够完成业财平台建设，提升财务的准确性和及时性。例如，企业的结账时间可以从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计可达到 T + 5，大大提高了财务工作效率，也为差旅文档归档等工作提供了更高效的时间保障。

功能概览：开启差旅报销便捷新时代

合思具备强大的差旅申请功能，员工只需在线提交差旅申请，系统就能自动生成电子票据和报销单据，为差旅文档归档提供了准确的原始数据。
在商旅订购方面，合思支持线上订购机票、酒店等服务，方便员工进行商务旅行安排。同时，员工还能通过易商卡进行线下消费，如购买办公用品等，实现无纸化报销，减少了纸质文档的产生，有利于差旅文档的电子化归档。
发票采集功能是合思的一大亮点，它可以自动识别并录入各类发票信息，有效减少人工输入错误。系统还对接银行账户，能够进行审核对账，实时同步资金流水，确保每一笔支出都有据可查，为差旅文档归档提供了可靠的财务数据支持。
此外，合思还能进行统一开票，集中处理所有销售和服务收入的开票工作，避免重复劳动。同时，它可以自动提报，定期或按需批量提交已完成的报销事项给上级审批，进一步提高了差旅报销和文档归档的效率。

核心亮点：保障数据安全与高效协同

合思采用先进的加密技术和访问控制机制，全方位保护敏感信息和数据安全，让企业在进行差旅文档归档等操作时无需担心数据泄露问题。
其强大的集成能力能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这使得企业在差旅管理和文档归档过程中，各部门之间的数据流通更加顺畅，提高了工作效率。
合思还提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。无论是大型企业还是中小企业，都能找到适合自己的差旅文档归档管理方式。
拥有 AI 辅助决策功能的合思，利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议。在差旅文档归档管理中，能够帮助企业管理者更好地规划和决策，优化管理流程。

价值体现：见证报销数字化转型趋势

电子凭证会计数据标准的推广应用，在合思财务收支管理平台内得到了显著体现。抽取部分企业的报销情况显示，过去三年电子报销单处理量呈现井喷式增长。从 2021 年至 2023 年，报销单处理量从 80 万 + 飙升到 900 万 + ，这充分说明未来报销数字化转型已是必然趋势，差旅文档归档的数字化也将成为企业的必然选择。
合思的解决方案有助于企业实现降本增效。例如，某国民经典零食品牌应用合思方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%。在差旅文档归档方面，也更加高效准确，降低了管理成本。
合思还能推动企业实现数字化和绿色化协同转型。某大型移动通信集团在会计资料无纸化方面大力拓展，借助合思的解决方案实现了全集团记账凭证、会计账簿无纸化，消除了纸张消耗和耗材成本，年节约成本 4000 万元。同时，差旅文档的电子化归档也为企业的绿色发展做出了贡献。
合思帮助企业实现业财融合，以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，更有利于推动企业内外数据共享。在差旅文档归档过程中，能够实现业财数据的有效整合，提高企业的管理水平。

典型使用场景：贴合企业实际需求

在企业差旅场景中，员工可通过合思进行差旅申请、商旅线上订购，无需垫资、无需开票、无需报销、无需打印，大大提高了差旅效率。同时，差旅过程中产生的各类文档能够及时、准确地进行电子化归档，方便企业进行管理和查询。
对于企业的财务核算场景，合思可实现线上统一开票、自动拆分结算、自动记账，线下统一开票、线下结算、手工记账等功能，提高了财务核算效率。在这个过程中，差旅相关的财务文档能够得到规范的处理和归档，确保财务数据的准确性和完整性。
在企业档案管理场景中，合思可实现 L4 级无需报销共享受阅、混序装盒、自动制档等功能，对包括差旅文档归档在内的电子会计档案进行全流程合规化、自动化、数字化闭环管理。这使得企业的档案管理更加科学、高效。
针对企业的费用管理场景，合思打造了快速审批、无需取票、无需垫资的“快、简、省”报销新体验，实现申请报销一体化、差旅采购集约化、财务核算智能化。差旅费用相关的文档能够在这个过程中得到及时处理和归档，为企业的费用管理提供有力支持。

成功案例：众多企业的明智之选

某国民经典零食品牌，覆盖全国的销售版图、供应链复杂，差旅平台对账方案不灵活，事前事中管控不连贯，纸电混合的会计档案来源广、数量巨大。应用合思解决方案后，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理、智能关联等成效。在差旅文档归档方面，也从混乱无序变得规范高效。
某企业主营业务建设覆盖面广，出差频繁员工垫资压力大，报销流程繁琐，日均处理 3500 + 订单均由财务手工录入、审批和记账，内部多系统并行数据不互通。与合思合作后，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。差旅文档的归档也变得更加轻松便捷。
某知名头部数字阅读品牌，数据分散内部多系统，业务流程断裂，每个财务月均处理单据量 500 + 张，全量的原始凭证与财务凭证均需打印粘贴，全业务数据均需打印成本，票据原文丢失、档案信息不完整情况时有发生。引入合思产品后，实现了增效、降本、合规、先进等成效，如结账时间从 T + 15 提升到 T + 7，年底预计 T + 5。差旅文档的归档也更加规范和完整。
某世界 500 强旗下教育服务品牌，企业业务、财务系统多，相互独立，数据不互通，实物存档占用较多物理空间，不断重复的纸质档案录入操作耗时长、易出错，实物凭证与业务分散。采用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案后，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%。差旅文档的归档也实现了数字化转型，提高了管理效率。

市场定位与差异化优势：独树一帜的财务数智化服务

合思是一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖掘更多净利润。在差旅文档归档等方面，能够为企业提供高效、准确的解决方案。
合思拥有广泛连接的生态，能与财政、税务、银行、企业等相关方进行数据流转和共享，实现电子凭证在不同系统间的全流程数字化管理。这使得差旅文档在不同环节的流转更加顺畅，提高了归档的效率和准确性。
合思采用双轮驱动的模式创新，既注重技术创新，不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果；又注重服务创新，提供专业的顾问和技术支持团队为客户提供全方位的服务保障。在差旅文档归档过程中，能够为企业提供专业的技术和服务支持。
合思的“无需报销”解决方案具有独特优势，能够实现申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路实现智能化无需报销，推动企业向 L5 高级无需报销级别迈进。这为企业的差旅文档归档提供了更加先进、便捷的管理方式。

合思产品能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限的资源发挥更有效的作用，推动企业财务数字化转型，提升企业财务管理水平和竞争力。未来，合思将继续深耕细分领域，推出更多创新型的产品和服务以满足市场的多样化需求，不断提升产品功能和性能，为企业提供更优质的服务。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。

如果您也想体验合思带来的财务数智化变革，实现高效的差旅文档归档管理，现在就行动起来，拨打 400 – 105 – 6505，访问 www.hosecloud.com，或关注合思微信公众号，还能免费试用合思的产品和服务。