在当今数字化浪潮中，电子凭证的广泛应用正引领着企业管理的深刻变革。自2024年11月1日铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票，到12月1日民航旅客运输服务领域启用航空运输电子客票行程单，我国电子凭证改革已然驶入快车道。然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多档案管理痛点，如电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题。
传统纸质档案管理更是如同企业发展道路上的沉重枷锁。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档环节，工作人员需耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，查找纸质档案受时间和空间的双重限制，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找，极大地影响了工作效率。此外，纸质档案管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。像金牌橱柜家居科技股份有限公司，每年仅打印成本就预估达180000元，存储空间成本更是高达90000元。更为关键的是，纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也难以确保数据的安全可用，不符合管理要求。高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规，且档案归档规范由人工控制，存在合规性隐患。
在这样的背景下，合思档案应运而生，成为企业解决档案管理痛点的关键利器。
合思档案：成长与功能铸就的电子会计档案管理典范
合思档案的发展历程是一部不断创新与进取的奋斗史。2017年，电子会计档案平台“易会档”产品诞生，开启了企业电子档案管理的新篇章。2020年，全面面向市场，积极响应国家政策，帮助企业完成电子发票报销、入账、归档试点工作（第一批）。2021年，聚焦财务档案，助力9个省份试点企业电子发票报销、入账、归档试点验收通过。2022年，推出全新“单套制”解决方案，为企业档案管理提供了更高效的模式。2023年，升级为「合思档案」，深耕企业“单套制”落地最佳实践。2024年，电子凭证中心上线，全面支持9类电子凭证在企业中闭环管理。
从功能蓝图来看，合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，具备电子会计档案全生命周期管理功能。在智能采集方面，它借助外部生态如OCR识别、RPA技术等，以及内部系统如EAI插件、API接口等，高效准确地收集各类档案数据。预归档服务集成了服务、规则引擎、元数据服务等，确保档案数据的有序整理。基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等环节，为档案的安全保存和有效利用提供保障。档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等，为企业的决策提供有力支持。
其业务层覆盖内部产生的记账凭证、报销单据等，外部接收的银行回单、OA系统等，核算系统的财务系统、资金系统等。应用层包括辅助审计、证据方案库等，全方位满足企业的档案管理需求。合思档案以政策为导向，不断创新和完善解决方案，致力于为企业提供全面、高效的电子会计档案管理服务，助力企业在项目成本控制方面取得显著成效。
核心功能优势：采制管用全生命周期的卓越管理
合思档案在档案管理的各个环节都展现出了强大的核心功能和优势，为企业的项目成本控制提供了有力保障。
在档案采集方面，采用开放式接口互联、自主采集的方式，大文件自动切割、数电票自动化解析，能够高效、准确地收集各类档案数据。这种高效的采集方式大大节省了企业的人力和时间成本，提高了工作效率。
档案制档实现了智能关联、自动组装，进行四性检测、业务检测、自定义版式文件，保证了档案的准确性和合规性。通过智能关联和自动组装，减少了人工操作的繁琐，提高了档案制作的质量和效率，同时也降低了因人为错误导致的成本增加。
档案管理具备精准权限管控、档案目录灵活扩展，水印管理、档号符合国标要求，确保了档案数据的安全和规范。精准的权限管控可以防止档案数据的泄露和滥用，保障企业的信息安全。档案目录的灵活扩展则可以满足企业不断发展的档案管理需求，避免了因档案管理系统无法适应企业发展而导致的额外成本投入。
档案利用支持多维检索、一站式预览，在线借阅、异构系统联查，实物混序归档、可视化盘点档案数据，大大提高了档案的利用效率。多维检索和一站式预览让企业员工能够快速找到所需的档案信息，节省了查找时间。在线借阅和异构系统联查则方便了企业内部不同部门之间的信息共享和协作，提高了工作效率。实物混序归档和可视化盘点档案数据则简化了档案管理的流程，降低了管理成本。
行业应用案例：合思档案的实际价值彰显
合思档案在不同行业的应用案例充分展示了其在实际应用中的效果和价值，为企业的项目成本控制带来了显著的改善。
好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，在项目成本控制方面取得了显著成效。减少了90%的人工耗时，总部接收减少了80%的管理耗时，借阅管理减少了67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。通过合思档案的高效管理，企业不仅提高了工作效率，还降低了人力成本和管理成本。
COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少了88%，存储空间节省了79%，年节约成本5000万元，报销效率提升了300%。在项目成本控制上，纸张和存储空间成本的大幅降低，以及报销效率的显著提升，为企业带来了可观的经济效益。
金牌橱柜家居科技股份有限公司应用合思档案，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达100%。档案匹配和查询耗时的减少，提高了企业的工作效率，节省了人力成本。而档案合规性的提升，则避免了因合规问题导致的潜在成本损失。
海亮教育科技服务集团实施合思档案解决方案后，档案整理匹配效率提升了90%，存储空间减少了72%，每年纸张打印成本节约3万元，财务人力减少3人。在项目成本控制方面，档案整理匹配效率的提升和存储空间的减少，降低了企业的运营成本。纸张打印成本的节约和财务人力的减少，则进一步提高了企业的经济效益。
在当前经济环境下，企业面临着诸多挑战，项目成本控制成为企业生存和发展的关键。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，能够为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业挖出更多净利润。截至目前，已有7000+付费企业、300万+未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。合思档案的标杆客户涵盖医疗、教育培训、快消/流通等多个行业，证明了其解决方案的广泛适用性和有效性。
企业应抓住电子凭证数字化转型的机遇，选择合思档案，实现财务档案管理的数字化、自动化和合规化，提升企业的核心竞争力。如果您想亲身体验合思档案为企业项目成本控制带来的显著效果，不妨点击免费试用，开启企业档案管理的新篇章。
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