在数字化浪潮席卷全球的今天，我国电子凭证改革正驶入快车道。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；同年12月1日，民航旅客运输服务领域也开始推广使用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这些举措标志着电子凭证开具端已基本实现数字化适配，电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难的“最后一公里”即将全面打通，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。
合思，作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了这一时代趋势。为助力企业顺利实现电子凭证数字化转型，合思推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案系统——合思档案。基于在行业内的深度应用与丰富案例经验，合思精选各行各业优质“无纸化”实践企业案例，发布了《电子会计档案实践案例集》，为企业提供了极具参考价值和借鉴意义的实践指南。
电子凭证管理：财务数智化必由之路
在当今数字化的市场环境中，电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必行之路。会计凭证作为衔接企业经济活动与财务报告的重要数据载体，只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化，才能真正实现财务数字化。
电子凭证全流程无纸化不仅有利于优化企业管理流程，突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本及资源消耗，推动企业实现数字化和绿色化协同转型。在当前经济环境下，企业迫切需要借助电子会计档案系统来提升财务管理效率，实现可持续发展。
企业电子凭证管理痛点剖析
然而，许多企业在电子凭证管理方面面临着诸多痛点。以好想你健康食品股份有限公司为例，在财务归档时，需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，档案遗失情况也难以避免。同时，纸质档案受限于时间和空间，查找要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。而且，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存、无法确保数据安全可用，不满足管理要求。
另一家企业COMMUNE幻师也面临着类似的问题。该企业档案耗材、打印、存储成本高达53323元/年，门店报销周期长达2个月，且缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段。这些问题严重影响了企业的财务管理效率和成本控制。
合思档案：一站式解决方案策略
面对企业在电子凭证管理中遇到的诸多痛点，合思档案提出了全面的解决方案。合思档案电子会计档案系统为财务人员提供了便捷的利用方式，实现一键联查，有效提升了工作效率。在内外审计方面，以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。同时，借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的精准匹配，查阅者查询电子档案即可快速定位实物位置。
通过上线电子会计档案管理系统，合思档案实现了自动化归档和财务数据分析。这不仅减少了50%的人力成本，还提高了工作效率。此外，系统还能深度分析档案数据，满足企业内审需求。
合思档案核心模块揭秘
合思档案电子会计档案系统拥有强大的核心模块。其功能蓝图涵盖了便捷调阅不打印，混序归集免组装等特点。电子会计档案全生命周期管理包括采集、制、管、用四个关键环节。在智能采集方面，有外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等）作为支撑；预归档服务具备集成服务、规则引擎、元数据服务等功能；基础管理涵盖档案存储、检索、借阅、销毁等方面；档案服务则包括辅助审计、项目管理、统计分析等。
在业务层方面，内部产生记账凭证、报销单据、审批单据、会计账簿、会计报表等；外部接收银行回单、OA系统、CRM、SRM等；核算系统涉及财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等；应用层包括辅助审计、证据方案库、审计抽凭、穿行测试、单证备案、项目管理等。
合思档案竞争优势突显
与其他同类产品相比，合思档案电子会计档案系统具有显著的竞争优势。首先，自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控和分析。以一家年处理20万凭证、40万回单、拥有30平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本=(200000 + 400000)0.5 = 300,000元，年节约存储成本=(200000 + 400000)/4000.45 = 675元，年节约档案室成本=30平1.3元/天365 = 14,235元，年节约人力成本=20052*12 = 24,000元，年总节约成本达338,910元。
其次，合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储。通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规，满足财会6号文涵盖的电子原文件合规性管理，高效管理，全面提升财务档案管理能力，实现财务档案数字化。
合思档案成功案例展示
合思档案电子会计档案系统在不同行业都取得了显著的应用效果和客户收益。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少了90%的人工耗时，总部接收减少80%的管理耗时，借阅管理减少67%的管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
COMMUNE幻师使用合思档案后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
云海肴使用合思档案后，实现了看得见的降本增效。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单。财务档案利用便捷，多维检索能力满足多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。业财融合提升80%，节省打印、存储等总体成本30万/年，财务提效90%。
金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万+/年，档案合规性达到100%。
合思服务体系：全方位保障
合思秉承以客户为中心的服务理念，为企业提供全方位的服务保障。分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，不断投入研发资源，确保电子会计档案系统的技术领先性。同时，在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够及时响应客户需求，为客户提供优质的服务。
自成立以来，合思已累计融资超15亿元人民币，为服务提供了有力的资金支持。这使得合思能够持续提升服务质量，不断优化产品功能，满足企业日益增长的需求。
电子凭证数字化转型是企业实现财务数智化的重要途径，合思档案电子会计档案系统在这一过程中发挥了关键作用。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营，让有限资源发挥出更大的效益。合思档案的应用推动了我国电子凭证数字化转型，打造了电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。
