在当今企业运营中，纸质档案管理如同沉重的枷锁，束缚着企业的发展步伐。企业高管常常为纸质档案管理的高额成本和巨大占地空间而苦恼，那些堆积如山的档案数据未经有效汇总整理，宛如深埋地下的宝藏，难以挖掘其潜在价值用于企业分析决策。
财务人员则深陷繁琐的档案整理工作中无法自拔。海量的档案数据，需要他们手动逐一进行匹配、核对确认，每一个数字、每一张单据都像是一场艰难的“攻坚战”，枯燥且繁复的工作不断消磨着他们的工作热情。
业务人员同样有苦难言，出差、招待后的报销流程，从纸质票据的留存到上交，每一个环节都如同漫长的马拉松，耗费大量时间和精力。而且，纸质档案管理还伴随着高昂的显性成本，如纸质凭证输出的耗材费用居高不下，大量的档案室、档案柜等存储空间的投入更是让企业负担沉重。
在这样的困境之下，合思档案——一款领先的电子会计档案系统应运而生，为企业的档案管理带来了全新的解决方案。
合思档案全景概览
合思档案是北京合思信息技术有限公司旗下的璀璨明珠。该公司自2014年创立以来，一直致力于为企事业单位提供财务数智化产品和服务，在行业内积累了丰富的经验和良好的口碑。
合思档案作为一款单套制电子会计档案系统，宛如一位全能的财务助手，为企业提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位的财务数智化服务。它就像一个高效的“指挥中心”，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营的目标。
其应用场景广泛，涵盖了企业不同层级的人员以及外部审计等多个方面。对于CEO/高管而言，合思档案能够沉淀数据资产，为企业的战略决策提供有力支持，同时保障企业的合规管理；对于归档员/财务人员来说，它能极大地提高工作效率，实现数据的透明流转，让他们从繁琐的工作中解脱出来；对于外部审计工作，合思档案实现了档案外审的在线化和可溯源，为审计工作带来了极大的便利。
此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，如同一个装满宝藏的百宝箱，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，让企业的档案管理更加智能化、高效化。
核心功能深度解析
- 多源采集：数据获取的智慧之门
在多源采集方面，合思档案的电子会计档案系统展现出了强大的功能。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，就像一座高速桥梁，让不同系统之间的数据能够快速流通。同时，预制系统连接器能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，满足企业大规模数据采集的需求。而且，它还支持自定义数据采集方案，如同一位贴心的私人管家，能够根据不同场景的采数需求进行个性化配置。
对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式。例如，单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割功能，就像一位技艺精湛的裁缝，能够将复杂的文件进行精准处理；自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，大大提高了数据采集的效率。
- 智能制档：档案生成的智能引擎
智能制档功能是合思档案电子会计档案系统的一大亮点。通过规则引擎，它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，就像一位神奇的魔法师，将零散的数据整合在一起。会计档案关联规则可视化配置，让不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量，极大地提高了工作效率。
同时，通过字段映射，合思档案让查阅更加便捷。它完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，就像为财务人员配备了一个智能的查询助手。此外，该系统具备“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，如同一位严谨的质量检查员，保障归档数据的真实、完整、安全、可用。
- 档案管理：精细管控的智慧中枢
档案管理方面，合思档案电子会计档案系统具备权限管理、档案目录扩展、系统规范预置档号等功能。权限管理支持自定义创建用户管理角色，就像为企业的档案管理设置了一道道安全防线，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，进行水印权限管理，确保企业档案数据的安全。
档案目录支持自定义分类、字段自定义维护等，如同一个灵活的书架，能够根据企业的需求灵活拓展档案目录框架。系统规范预置档号符合国家档案行业标准，支持企业根据自身制度自主排列、扩展，让企业的档案管理更加规范、有序。
- 档案应用：高效利用的价值枢纽
档案应用实现了电子与实物档案的高度融合，具备多维检索、一站式预览、穿透联查等功能。它支持按多种维度自定义查询，快速定位结果，就像一个精准的导航仪，服务批量检索需求。智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯，让企业能够深入挖掘档案数据的价值。
此外，该系统还支持外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等多场景应用，以及档案移交、鉴定、销毁全流程线上化管控和线下实物管理，为企业的档案管理提供了全方位的解决方案。
优势对比：革新传统档案管理
与传统纸质档案管理方式相比，合思档案电子会计档案系统在成本、效率、合规性等方面具有显著优势。
在成本方面，合思档案就像一位精明的财务管家，能为企业节约大量成本。它可以节约70%的纸张成本和75%的整理成本，还能减少存储空间需求。例如，某集团使用合思档案后，纸张打印成本减少了100万张纸/年，存储空间成本减少了300册/年，释放了1/3的空间，让企业的资源得到了更有效的利用。
在效率上，合思档案极大地提升了工作效率。检索效率提升了90%，某企业使用后，档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%，分公司整理验收单耗时从2323.39小时/年大幅降低，让企业的工作节奏更加高效。
在合规性上，合思档案严格符合国家政策要求，其电子会计档案合规性管理有法可依。国家政策支持电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，合思档案能够满足档案全生命周期管理闭环要求，实现归档即合规，让企业无需担心合规问题。
而传统纸质档案管理存在高隐形成本，手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；合思档案则实现了自动化管理，数据可有效利用，能助力企业实现业财融合，为企业的发展注入新的活力。
成功案例见证实力
合思档案电子会计档案系统在不同类型企业中都取得了显著的应用效果。
有一家年单据量达2.6亿的企业，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，取得了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的显著成效。数据加载仅需30s，关联匹配只需15min，大大提高了工作效率。
世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，整理匹配效率提升了80%，各项成本大幅降低。
中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用等环节存在诸多低效问题。合思档案为其提供数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案，形成以电子会计档案为核心的多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
海亮教育使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员仅从16人增长到25人，共享单位数量增加了18.9倍，凭证自动化率达到91.6%，朝着财务无纸化目标迈进。
展望未来携手前行
合思档案电子会计档案系统能有效解决企业在档案管理方面的诸多痛点，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
随着国家政策对电子会计档案的支持，以及企业对数字化转型的需求不断增加，合思档案作为领先的电子会计档案系统，未来将有更广阔的发展空间，能为更多企业提供优质的服务和解决方案。
合思档案秉承以客户为中心的服务理念，不断聆听用户需求进行产品迭代，将持续提升产品性能和服务质量，更好地满足企业日益多样化的档案管理需求。它凭借其强大的功能、显著的优势和丰富的应用案例，已在市场上获得广泛认可，未来将继续引领电子会计档案管理行业的发展潮流，为企业的数字化建设贡献更多力量。
