在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务档案管理面临着诸多挑战。如何高效管理财务档案，实现降本增效，成为众多企业亟待解决的问题。今天，我们以好想你健康食品股份有限公司为例，看看合思的档案管理系统是如何助力企业解决财务档案管理难题的。
好想你健康食品股份有限公司成立于1992年，2011年在深交所中小板上市，是红枣行业的佼佼者，品牌价值高达154.21亿元。公司拥有1000 + 员工，400 + 全国门店，18家归档主体，2W + 零售网点，年凭证数达3.6W + 。如此庞大的业务规模，使得财务档案管理成为一项艰巨的任务。
好想你财务档案管理的困境与痛点
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业务繁杂管理艰难
好想你业务广泛，财务数据繁多，这使得财务归档工作变得异常复杂。财务人员在进行归档时，需要花费大量时间来确认单据、发票、回单和凭证的一致性。在这个过程中，档案遗失的情况也难以避免。 -
纸质档案局限性大
纸质档案存在诸多局限性。它受限于时间和空间，查找一份档案往往需要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。而且，大量纸质档案的管理对空间和人力的要求巨大，成本高昂。同时，传统的纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存，也无法确保数据的安全可用，难以满足公司的管理要求。
合思档案管理系统的解决方案
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打破数据壁垒实现同源共享
合思的档案管理系统打破了数据之间的壁垒，实现了数据同源。通过该系统，财务人员可以便捷地利用数据，一键联查相关信息，大大提高了工作效率。系统将各种财务数据整合在一起，让财务人员无需在多个系统或文件中查找信息，节省了大量时间和精力。 -
自动组装档案审计高效便捷
在审计方面，合思档案管理系统实现了自动组装档案的功能。内外审计以档案数据为标准，纸质数据为辅，大大提升了审计效率。系统能够自动对财务档案进行分类和整理，生成符合审计要求的报告，减少了人工操作的误差和时间成本。 -
实物档案高效管理精准定位
借助虚拟档案库房和二维码技术，合思档案管理系统实现了电子与实物档案的高效匹配。查阅者只需查询电子档案，即可快速定位实物档案的位置。这不仅提高了档案查阅的便捷性，还减少了实物档案管理的工作量。
解决方案的实施步骤
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智能采集全面获取数据
合思档案管理系统利用智能采集功能，通过外部生态（如OCR识别、RPA技术等）和内部系统（如EAI插件、API接口等），全面采集好想你公司的财务档案数据。OCR识别技术可以快速准确地识别纸质文档中的文字信息，RPA技术则可以自动完成一些重复性的任务，大大提高了数据采集的效率和准确性。 -
预归档服务初步处理分类
运用合思档案的预归档服务，集成服务、规则引擎、元数据服务等，对采集的数据进行初步处理和分类。预归档服务可以根据预设的规则对数据进行筛选和分类，将相似的数据归为一类，方便后续的管理和查询。 -
基础管理确保规范安全
借助合思档案的基础管理功能，对档案进行存储、检索、借阅、销毁等操作，确保档案管理的规范性和安全性。系统提供了完善的权限管理功能，不同的用户可以根据其权限访问和操作不同的档案信息，保证了数据的安全性。同时，系统还支持对档案的历史版本进行管理，方便用户随时查看和恢复档案的历史状态。
实施解决方案后的显著成果
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工作效率大幅提升
实施合思档案管理系统后，好想你公司的财务人员工作效率得到了大幅提升。减少了90%的人工耗时，让财务人员有更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。例如，原来需要几天才能完成的档案归档工作，现在只需几个小时就能完成。 -
管理流程优化升级
总部接收档案的管理耗时减少了80%，优化了管理流程。通过系统的自动化处理和数据共享，总部可以更及时、准确地获取各分支机构的财务档案信息，提高了管理决策的效率。 -
档案借阅便捷高效
借阅管理减少了67%的管理耗时，提升了档案借阅的便捷性。员工只需在系统中提交借阅申请，即可快速获取所需的档案信息，无需再像以前那样在纸质档案中苦苦寻找。 -
降本增效成果显著
预计每年可减少综合成本20万元，实现了降本增效的目标。通过减少人工成本、存储空间成本和档案管理成本等，公司的运营成本得到了有效控制，提高了企业的经济效益。
好想你对合思解决方案的高度评价
好想你公司对合思的档案管理系统解决方案给予了高度评价。合思的解决方案有效解决了公司财务档案管理的难题，大大提高了工作效率，降低了成本。借助合思档案系统，公司实现了财务档案的数字化管理，提升了档案利用的便捷性和准确性。这不仅为公司的财务管理带来了便利，也为公司的发展提供了有力支持。
在当前经济环境下，企业的数字化转型势在必行。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，成立以来已累计融资超15亿元人民币，是专精特新企业，拥有强大的技术实力和服务能力。截至目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。
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