合思档案管理系统:引领电子会计档案数智化变革

合思档案管理系统:引领电子会计档案数智化变革
在数字经济蓬勃发展的今天,我国电子凭证改革正以前所未有的速度推进。2024年11月1日,铁路旅客运输领域全面推广使用数字化电子发票;12月1日,民航旅客运输服务领域也紧跟步伐,启用全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入快车道,电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

合思,作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案供应商,敏锐地捕捉到这一趋势,推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的档案管理系统——合思档案。同时,基于合思档案在行业中的深度应用和丰富案例经验,合思精心挑选各行各业优质“无纸化”实践企业案例,发布了《电子会计档案实践案例集》,为企业的财务数智化转型提供了极具价值的参考和借鉴。

市场形势:电子凭证无纸化大势所趋

电子凭证全流程无纸化已成为财务数智化的必由之路。在当今数字化浪潮中,企业若想实现高效管理和可持续发展,就必须紧跟这一趋势。会计凭证作为连接企业经济活动与财务报告的关键数据载体,只有实现电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化,才能真正迈入数字化时代。

电子凭证全流程无纸化不仅有助于优化企业管理流程,突破传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境,还能有效降低单位运行成本和资源消耗,推动企业实现数字化和绿色化协同转型。在当前经济环境下,这种转型对于企业提升竞争力、实现可持续发展具有重要意义。

痛点分析:传统档案管理难题重重

传统档案管理方式在企业运营中暴露出诸多问题,严重影响了企业的工作效率和管理水平。以好想你健康食品股份有限公司为例,该公司在档案管理方面面临着归档难、查找慢、成本高和不合规等问题。财务归档时,需要花费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性,档案遗失情况也难以避免。纸质档案受限于时间和空间,查找起来要耗费大量时间,无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外,大量纸质档案的管理对空间和人力要求巨大,成本高昂。而且,纸质档案管理办法无法保证电子原文件的长期保存,也无法确保数据的安全可用,不满足现代企业的管理要求。

COMMUNE幻师同样面临着类似的问题。该公司档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元,门店报销周期长达2个月,效率低下。同时,由于缺乏有效的电子会计凭证文件管理手段,合规性也难以保障。

解决方案整体策略概述:全方位财务数智化服务

合思凭借其敏捷的财务收支管理平台,为企业提供了全方位的财务数智化服务。基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案,合思涵盖了聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等多个领域。

合思的档案管理系统——合思档案,实现了电子凭证从开具到接收、报销、入账、归档的全链无纸化管理,为企业的财务数智化转型提供了有力支持。通过该系统,企业可以摆脱传统档案管理的繁琐流程,实现高效、便捷的档案管理。

核心模块:功能强大的档案管理体系

合思档案拥有一套功能强大的蓝图,涵盖便捷调阅不打印,混序归集免组装,以及电子会计档案全生命周期管理。其全生命周期管理包括采集、制、管、用四个关键环节。

在智能采集方面,合思档案集成了外部生态的OCR识别、RPA技术等,以及内部系统的EAI插件、API接口等,实现了开放式接口互联和自主采集。同时,大文件自动切割和数电票自动化解析功能,提高了采集效率和准确性。

预归档服务提供了集成服务、规则引擎、元数据服务等,确保档案信息的准确和规范。基础管理涉及档案存储、检索、借阅、销毁等环节,具备精准权限管控、档案目录灵活扩展、水印管理和档号符合国标要求等特点。档案服务则包含辅助审计、项目管理、统计分析等,为企业的财务管理提供了有力支持。

财务档案的“采制管用”全生命周期管理更是合思档案的一大亮点。档案采集实现了开放式接口互联和自主采集,大文件自动切割和数电票自动化解析;档案制档做到了智能关联和自动组装,四性检测、业务检测和自定义版式文件;档案管理具备精准权限管控和档案目录灵活扩展,水印管理和档号符合国标要求;档案利用可进行多维检索和一站式预览,在线借阅和异构系统联查,实物混序归档和可视化盘点档案数据。

竞争优势:领先传统管理的卓越选择

与传统档案管理方式相比,合思档案具有显著的优势。自动化归档功能让企业告别了重复性工作,大大提高了工作效率。档案利用便捷高效,档案数据同源,透明流转,便于企业进行监控和分析。

合思作为专精特新企业,拥有强大的技术和服务支持。成立以来,合思已累计融资超15亿元人民币,分别在北京、杭州、南昌设立研发中心,并在全国22个城市设有直营服务网络,通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。这种广泛的服务网络和强大的技术实力,确保了合思能够为企业提供优质、高效的档案管理系统和服务。

成功案例:见证合思档案的卓越成效

合思档案在多个行业的成功应用,充分展示了其实际效果和价值。好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后,取得了显著的成效。减少了90%的人工耗时,总部接收减少了80%的管理耗时,借阅管理减少了67%的管理耗时,预计每年减少综合成本20万元。

COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后,纸张使用量减少了88%,存储空间节省了79%,年节约成本5000万元,报销效率提升了300%。

云海肴通过合思档案实现了全面无纸化管理,降低了运营成本,年节省超30万元。同时,业财融合提升了80%,财务提效90%,实现了100%的合规降本。

金牌橱柜家居科技股份有限公司使用合思档案后,档案匹配耗时减少了84%,档案查询耗时减少了80%,预估节省总体成本30万 +/年,档案合规性达100%。

服务体系:全方位保障企业需求

合思始终秉承以客户为中心的服务理念,为企业提供全方位的服务支持。在全国22个城市设有直营服务网络,通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市,确保企业能够及时获得专业的服务。

合思档案提供全流程的服务,包括档案采集、制档、管理和利用等环节,确保企业财务档案管理的合规性和高效性。无论是大型企业还是中小企业,都能从合思的服务体系中受益。

结尾:开启电子凭证数智化新征程

合思档案管理系统为企业带来了降本增效、合规经营和低碳运营的全新体验。它让企业的有限资源发挥出更大的作用,推动我国电子凭证数字化转型,打造电子凭证全链路智能流转的数智化新局面。

截至目前,已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思,这充分体现了合思在财务数智化领域的影响力和认可度。如果您也想体验合思档案管理系统的卓越功能,不妨点击免费试用,开启企业财务数智化转型的新篇章。

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captaincaptain
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