在数电票时代的浪潮下，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战。按照规划，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业的财务档案管理必须直面新的要求，加快信息化建设的步伐。发票xml格式作为数电票时代重要的数据格式，其管理要求具有特殊性，企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业各层级人员在传统纸质档案管理中都遭遇了诸多痛点。企业高管面临着纸质档案管理成本高昂的问题，不仅储存占地大，而且档案数据难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，工作还枯燥繁复。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量时间。传统纸质档案管理更是存在着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅数据不能有效利用；以及高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依旧存在。保证档案原生性是确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化的关键。合思档案产品的出现，正是为了解决这些困扰企业已久的问题。
一站式解决方案满足多元需求
合思档案为企业提供了领先的整体解决方案，其中包括单套制解决方案以及六大场景解决方案，能够满足不同企业在各种场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现发票xml格式的发票、回单、凭证、单据以及自定义档案的自动匹配，做到应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行，仅通过线上一套电子数据进行管理，就能保证财务档案证据链完整。纸质原文件混序归档效率更高，会计档案无需打印，真正做到应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可以自定义档案类型，进行全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，为企业的财务合规提供有力保障。
核心功能彰显高效合规优势
合思档案拥有一系列强大的核心功能，在档案管理的各个环节都展现出了高效性和合规性。
多源采集功能支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器可自动获取业财系统会计资料。手动采集则支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。在这个过程中，发票xml格式的数据也能被高效采集。
智能制档功能通过规则引擎自动组装会计档案。不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。它还具备辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等特点。字段映射功能可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，让财务档案更加“轻量”。它摆脱了传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案可扩展性更强，发票xml格式的数据也能更好地融入其中。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，保障业务数据完整性。
实际案例见证卓越成效
众多不同类型的企业应用合思档案后，都取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简和降本增效。在这个过程中，发票xml格式的数据得到了有效管理。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现清晰明了；管理自动化使档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约企业显性成本。
某集团型企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地，管理成效显著。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年，发票xml格式的电子发票也能安全合规存储。
某企业存在低效的档案管理现状，会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主存在诸多问题。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况，跨系统调阅方案可实现业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，发票xml格式的数据也能在系统中高效流转和利用。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散查阅繁琐。合思档案的数据集成方案实现应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主简便高效，发票xml格式的电子票据也能得到妥善处理。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，实现会计档案价值的深度应用。合思档案坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，让企业更好享受数字化转型带来的降本增效。
企业应积极行动起来，抓住数电票时代的机遇，选择合思档案，开启财务档案管理的数字化新时代，实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您想进一步了解合思档案的强大功能和优势，不妨点击[网站链接]或拨打400 – 105 – 6505免费试用，亲身体验合思档案为您带来的便捷与高效。您还可以通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。
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