合思档案：开启企业财务档案管理数字化新时代

在数字化浪潮风起云涌的当下，企业财务管理正经历着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业财务档案管理面临着新的挑战。数电票需要经过验签、解析，并以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息，这使得企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业在财务档案管理方面面临着诸多痛点。对于企业高管来说，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于打印、存储等，还占据了大量的空间，而且档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，还需要手动逐一匹配核对，工作效率低下。业务人员在报销纸质票据时，流程繁琐，耗费大量精力。

传统的纸质档案管理还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本高，档案室和档案柜等存储空间需求大；手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，肯定了电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存的问题。

在这样的时代背景下，合思档案应运而生，为企业提供了全面、高效、安全的财务档案管理解决方案。

合思档案：为不同角色量身定制解决方案

• 赋能高管：数据驱动决策，实现企业高效运营
  对于CEO/高管而言，合思档案是企业财务档案管理的得力助手。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，合思档案助力企业决策数智化，使企业能够更加精准地把握市场动态，做出科学合理的决策。同时，合思档案还能提升财务服务效率，降低企业运营成本，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。

• 解放财务：告别繁琐，开启高效档案管理之旅
  对于归档员/财务人员来说，合思档案是提高工作效率的利器。它能让财务人员告别重复低价值的工作，使档案数据同源，实现全流程透明流转。通过合思档案，财务人员可以轻松监控、分析档案数据，完成档案管理工作，大大提高了档案利用效率。从此，财务人员无需再为繁琐的档案整理和核对工作而烦恼，能够将更多的时间和精力投入到更有价值的财务分析和决策支持工作中。

• 助力审计：在线化审计，让沟通更高效
  对于外部审计人员来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。审计人员可以一键查询借阅档案，权限一键下放/回收，无需与财务人员重复沟通补充审计资料。这不仅提高了审计工作的效率，还保证了审计数据的准确性和安全性，为企业的财务审计工作提供了有力支持。

合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。无论是何种规模、何种行业的企业，都能在合思档案中找到适合自己的档案管理方案。

合思档案核心功能：领先传统方案的显著优势

• 多源采集：打通数据壁垒，实现数据高效整合
  合思档案的多源采集功能基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。通过多源采集功能，合思档案打破了数据壁垒，实现了数据的高效整合，为企业的财务档案管理提供了坚实的数据基础。

• 智能制档：规则引擎驱动，大幅减少人工匹配工作量
  智能制档是合思档案的一大核心优势。通过规则引擎，合思档案实现了会计档案关联规则可视化配置，能够自动将不同系统、不同类别的核心会计凭证进行关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。智能制档功能让企业的财务档案管理更加智能化、高效化。

• 专用格式版式文件：创新存储形式，降低存储成本
  合思档案的专用格式版式文件功能自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化。这不仅降低了企业档案存储成本，还支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可自定义调配生成，使档案的可扩展性更强。通过专用格式版式文件功能，合思档案为企业提供了更加灵活、高效的档案存储解决方案。

• 双模式检测：保障数据安全，确保业务完整性
  合思档案采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。该方案围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，同时基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，为企业的财务档案管理提供了可靠的安全保障。

合思档案应用场景：不同企业的成功实践

• 海量单据企业：实现业财一体，降本增效
  在年单据量2.6亿的企业中，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力是企业面临的主要问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化。同时，它还简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低，流程精简使财务人员增效，装订简化节约了企业的显性成本。合思档案为海量单据企业提供了一套高效、便捷的财务档案管理解决方案，帮助企业提升了财务管理水平。

• 集团型企业：标准化落地，合规低碳运营
  在共享中心统建的集团型企业中，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题较为突出。合思档案的单套制管理方案包括安全文档存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效显著，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。合思档案为集团型企业提供了一套全面、系统的财务档案管理解决方案，帮助企业实现了档案管理的标准化和规范化。

• 多系统互联企业：统一存储，全生命周期管理
  在多系统数据互联的企业中，低效的档案管理现状和档案管理痛点较为明显。会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主存在诸多弊端、电子发票和电子银行回单存档不合规范等问题制约了企业的发展。合思档案的数据集成方案、业务检测方案和跨系统调阅方案发挥了重要作用，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。合思档案为多系统互联企业提供了一套高效、智能的财务档案管理解决方案，帮助企业提升了档案管理效率和数据利用价值。

• K12民办教育集团：重塑管理结构，提高工作效率
  在重塑管理结构的K12民办教育集团中，企业在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成方案、智能化制档方案和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。合思档案为K12民办教育集团提供了一套创新、实用的财务档案管理解决方案，帮助企业提升了财务管理水平和服务质量。

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务档案管理的数字化转型，已获得众多客户的认可，如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等企业都对其给予了高度评价，证明了其产品的可靠性和有效性。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序进一步了解。企业应积极行动起来，选择合思档案，让企业的财务档案管理更加高效、合规、智能，实现降本增效和数字化发展。现在就点击免费试用，开启企业财务档案管理的数字化新时代！