智能会计档案管理：合思引领企业财务数智化转型

在数字化浪潮席卷的当下，国家正积极推动电子凭证数字化转型。2021年12月1日，国家税务总局开启全面数字化的电子发票试点工作，到2023年12月1日，数电票已在全国36省区市（含计划单列市）全面覆盖。2023年5月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），这一举措标志着会计管理模式迎来全面变革，电子凭证全流程无纸化时代已然来临。

电子凭证无纸化具有诸多显著优势，它不仅能优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。在这一趋势下，电子凭证数字化转型对企业财务数智化至关重要。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，致力于帮助企业挖出更多净利润，为企业提供了贴合时代需求的解决方案。

市场形势：数字化转型大势所趋

当下，电子凭证数字化转型正呈现出蓬勃发展的态势。电子凭证会计数据标准试点工作成效斐然，试点范围不断扩大。财政部在2023年4月和2024年1月相继下发通知，进一步拓展试点范围，并要求试点单位在2024年6月前实现试点电子凭证的常态化处理和运行。

从市场需求来看，企业对电子凭证数字化转型的接受度和投资意愿颇高。数据显示，有52.28%的企业对财务数字化持“比较接受”和“积极响应”态度，已在规划数字化改造；43.39%的单位表示愿意增加投资，以实现电子会计凭证管理，解决电子凭证报销入账归档问题。

随着数电票在全国实现试点全覆盖，其开具量大幅增长，截至2023年底，数电票在发票开具总量上占比超过80%，远超传统格式的增值税电子发票。然而，大部分企业虽已意识到加快财务数字化转型的必要性，但在开具、接收、报销、入账和归档环节，仍需突破纸电并存的困境，解决部分环节电子化的问题。企业面临着巨大的数字化转型压力，智能会计档案管理成为企业突破困境的关键。

痛点分析：传统管理困境重重

在电子凭证管理和财务数字化转型过程中，企业面临着诸多问题和挑战。首先，电子凭证存在逆数字化、伪数字化和非数字化等误区。例如，一些企业将电子凭证打印成纸质文件入账、转换成图片文件入账，或是需手工查验合法真实，这些做法既不符合数字化发展趋势，又存在数据错误、安全漏洞和风险隐患。

其次，当前企业处于纸质凭证向电子凭证转型时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，合规风险难以控制。有30.53%的受访者选择不查验电子凭证，这无疑为企业带来了较大的审计风险和税务风险。

再者，企业在电子凭证管理方面存在诸多难题。电子凭证类型多、格式复杂，对人员素质要求较高；电子凭证数据存储安全要求高，难以保管且易丢失；缺少统一的综合服务平台实现所有电子凭证的收集和分发；涉及多个政府部门，协同困难。

最后，传统的发票报销流程和财务运作模式严重滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。52.75%的受访者选择自己垫资订票，事后凭发票报销；48.77%的受访者仍停留在手工录入发票数据阶段。这些问题严重影响了企业的运营效率，智能会计档案管理成为解决这些问题的迫切需求。

解决方案整体策略概述：全流程数字化管理

合思针对企业痛点，提出了以电子凭证会计数据标准为核心的整体解决方案，实现全流程数字化管理。合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖。随着数字货币和数电票的应用推广，无论是线上交易还是线下消费均可实现无需报销，推动企业优化经济业务流程，助力电子凭证数字化转型的全流程闭环。

合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，有利于推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。其解决方案涵盖总额管控、商旅线上订购、发票采集、审核对账、统一开票、自动提报、资金结算、档案归档、自动记账、商旅分析等功能，实现了从消费到入账再到归档的全流程自动化管理，为智能会计档案管理提供了有力支持。

核心模块：功能强大优势突出

• 费控报销：全链路智能化
  合思费控系统实现了申请、消费、报销、对账、记账、归档全链路无纸化，并实现全场景、全链路智能化无需报销。系统智能辅助事前预算规划，申请信息智能匹配消费环节，员工无需垫资，系统自动判断消费方案合规性，统一企业消费账户，系统自动提交报销单并记录因公消费。系统事中确认预算占用，聚合消费平台统一开票，系统自动对账，系统预制映射规则自动生成凭证，档案完全电子化，实现自动归档，系统预制报表模板，系统实时采集呈现费用数据，有效提升了智能会计档案管理的效率。

• 电子会计档案管理：广泛采集精准归档
  合思电子会计档案管理方案实现了档案数据的广泛采集，包括电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。通过自动封装接口40种 + ，广泛连接异构系统，0开发成本介入，确保档案应收尽收。接口传输支持影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式，自动归档包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等功能，会计类档案管理范围涵盖内部和外部各类会计档案，为智能会计档案管理提供了全面的保障。

• 合思商城：高效便捷性价比高
  合思商城提供同屏比价功能，员工在进行差旅消费时可以对比不同供应商的价格，选择性价比更高的服务。同时实现线上开票、自动拆分对账、记账去人工化，提高了差旅人员和财务人员的工作效率，进一步优化了智能会计档案管理的流程。

• AI辅助决策：数据驱动科学管理
  合思的AI辅助决策功能利用大数据分析和机器学习技术为企业管理者提供数据驱动的洞察和建议，帮助企业优化资源配置，提高财务管理水平，为智能会计档案管理提供了智能化的决策支持。

竞争优势：独特实力脱颖而出

合思作为专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币，具备强大的技术研发实力和资金支持。能够不断投入研发力量，开发出具有自主知识产权的核心技术和专利成果，为智能会计档案管理提供了坚实的技术保障。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供全方位、本地化的服务支持。无论是在技术咨询还是售后维护方面，都能及时响应客户需求，确保智能会计档案管理系统的稳定运行。

合思构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，能够与其他ERP系统、CRM系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作，为企业提供更全面的财务数智化解决方案。在智能会计档案管理方面，能够整合各方数据，实现信息的高效流通和利用。

合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案。同时具有易于上手的学习曲线、全天候的客户服务热线、丰富的培训资源等优势，能够为客户提供良好的使用体验和服务保障，让企业轻松实现智能会计档案管理。

成功案例：实践见证卓越成效

• 某国民经典零食品牌
  该品牌通过合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，实现了年度节约200万 + 差旅费用，财务入账效率提升60%。企业在合思商城的差旅消费从2023年3月的40%左右上升到2024年2月的75%左右，基于合思商城，企业消费可实现线上开票、自动对账记账，提高了差旅人员和财务人员的工作效率。该方案实现了业财有机连接，电子会计档案全流程合规化、自动化、数字化闭环管理，打通12个系统完成数据采集、自动校验档案完整性，并通过千亿次计算建立档案证据链，实现了线上线下一体化管理，标准化线上借阅流程，规范档案室管理，简化装订流程，大幅降低成本，实现了凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了，以数字化方式管理会计档案，保障数据安全的同时管理效率大幅提升，智能会计档案管理发挥了重要作用。

• 某企业
  该企业通过合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，实现了“无需报销”提高业财协同效率，员工因公消费无需垫资、无需报销，报销周期缩短至3周，报销效率提高300%。财务人员无需将时间浪费在发票核验真伪、认证、审批流程等琐碎且基础性工作上，人工成本节约50%。该方案真正实现了企业降本增效，员工的因公消费实现同屏比价，选购性价比更高的车票或酒店，降低差旅费用，提高流程效率，降低了人力成本损耗；凭证以电子档案形式归档，便于财务人员整理、查找和使用，节约时间成本。此外，该方案助力管理层科学决策、高效管控成本，管理者更高效掌握企业预算执行及员工出差消费情况，并通过报表分析发现问题，优化资源配置，智能会计档案管理为企业的发展提供了有力支持。

• 某知名头部数字阅读品牌
  该品牌通过合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案助力企业完成业财平台建设，实现了增效、降本、合规、先进等多方面的成效。增效方面，实时掌握付款进度，财务无需耗费时间单点沟通，提升档案整理效率，消除凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗工时，形成财务数字档案室，丰富档案调阅场景，提升借阅效率，通过精准实物档案定位，提升实物档案查找效率；降本方面，减少差旅超标情况，有效改善提升预算超额情况，减少手工记账、人工整理档案的人力成本，减少财务凭证等产生的纸张及过程中成本浪费，减少财务档案空间占用，节约空间成本；合规方面，发票OCR识别验真，有效保障企业费用合规，审批流转路径清晰可视，有效管理员工借款与核销，保证财务档案，档案原生性存储，规避电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求；先进方面，灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本，紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型，智能会计档案管理成为企业转型的关键因素。

• 某世界500强旗下教育服务品牌
  该品牌通过合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，加速了企业数字化转型，完成企业全面数字化的“最后一公里”。年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现线上单套制管理，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维度穿透查询，以电子借阅为主简便高效。通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上，财务人员数量在规模翻倍扩张的情况下，仅发生个位数增长，管理效能大幅提升；财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业财务相关负责人表示，有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上，智能会计档案管理为企业的数字化转型奠定了坚实基础。

服务体系：全方位保障客户体验

合思提供免费试用服务，新客户可以获得为期一个月的无忧体验版，无需任何费用即可开始使用，让客户在实际使用中了解产品的功能和优势，感受智能会计档案管理的魅力。

合思拥有专业的客户成功团队，包括顾问和技术支持团队，为客户提供全方位的服务保障。在项目实施过程中，团队会根据客户的需求和业务情况，提供定制化的解决方案和实施计划，确保项目顺利推进。

合思提供丰富的培训资源，包括视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助客户快速掌握产品的使用方法和技巧，提高员工的数字化素养和业务能力，更好地运用智能会计档案管理系统。

合思提供全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题，客户都能得到及时有效的帮助解答。同时，公司还会定期对客户进行回访，了解客户的使用情况和需求，不断优化产品和服务，让客户在使用智能会计档案管理系统的过程中无后顾之忧。

结尾：把握机遇开启升级之旅

合思的解决方案能够帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。通过电子凭证数字化转型和智能会计档案管理，企业可以优化业务流程，提高财务管理效率，降低运营成本，增强会计信息的真实性和可靠性，实现经济效益和环境效益双赢。

随着电子凭证数字化转型的加速推进，企业面临着前所未有的机遇和挑战。选择合思，企业可以借助其先进的技术、丰富的经验和优质的服务，快速实现财务数智化升级，在激烈的市场竞争中占据优势。

合思将继续秉承以客户为中心的服务理念，不断投入研发力量，创新产品和服务，为企业提供更加优质、高效的财务数智化解决方案。同时，合思也将与广大企业客户携手共进，共同推动电子凭证数字化转型的发展，为实现数字中国建设的目标贡献力量。

如果您想了解更多关于合思财务数智化解决方案和智能会计档案管理的信息，欢迎拨打合思的咨询电话400 – 105 – 6505，访问网站www.hosecloud.com，关注微信公众号或添加小助手。现在就可以免费试用合思的产品，开启财务数智化升级之旅。