在企业的运营管理中，财务档案管理是至关重要的一环。然而，当前企业在这方面却面临着重重痛点。2025年即将完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直接迎来新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊要求，企业迫切需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着不同的难题。企业高管方面，纸质档案管理成本高昂，不仅耗费大量资金，而且储存占用大量空间。同时，档案数据缺乏汇总整理，难以进行分析利用，这无疑阻碍了企业的决策和发展。财务人员则被庞大的档案数据量所困扰，整理档案需要花费大量时间，还得手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐，耗费大量时间和精力。
此外，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。高显性成本表现为纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室、档案柜等存储空间的巨大需求；高隐形成本体现在手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件不够精细，数据无法有效利用；高合规风险则是电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，纸质档案还可能因不可抗力因素而损坏。而且，企业在推行数字化的过程中，虽然通过OA系统、资金系统、合同系统、CRM系统、费控系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍然没有解决纸质文件储存的问题，数据存储也存在线下载体的困扰。
面对这些痛点，合思档案解决方案应运而生，成为企业解决财务档案管理难题的关键。
合思档案方案全景概览
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。该方案广泛连接业财系统，实现了发票集成与扩展，可让发票、回单、凭证、单据、自定义档案自动匹配，做到应收尽收。
其电子档案涵盖了发票、单据、凭证、账簿、报表等，纸质档案则包括自定义档案、实物备查解决方案。在这里，便捷调阅无需打印，混序归集也不用组装。大数据解决方案更是强大，支持百亿级单据量的匹配关联，能够实现海量数据秒级查询。档案扩展解决方案具有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案提供了9类电子凭证的采集、验签、解析、封装、归档的端到端服务；实物备查解决方案实现了实物档案免组装、全流程管理，可在线上快速定位并关联线下实物。
核心功能亮点剖析
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多源采集灵活高效
合思档案的多源采集功能十分强大。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，还有预制系统连接器，能自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。此外，对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，它也支持手动采集和自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式，轻松实现发票集成与扩展。 -
智能制档精准高效
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可进行可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，可减少90%的人工匹配工作量。同时，它还能实现字段映射，通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让财务人员查询更便捷、分析更直接。 -
专用格式灵活多样
合思档案的专用格式版式文件可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。它支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都能自定义调配生成，使档案可扩展性更强，进一步促进了发票集成与扩展。 -
双模式检测保障安全
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。
用户使用收益显著
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。首先是显著的降本增效，能更有效地“收紧钱袋子”。彻底告别传统手工归档，档案无需打印，节约了纸张成本和整理成本，提升了检索效率，同时保障了管理合规性。
电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。还能实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，实现企业效益最大化。
典型场景广泛适用
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助力高管决策数智化
对于CEO/高管来说，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，在发票集成与扩展方面也有着出色的表现，为企业的数字化转型提供有力支持。 -
提升财务工作效率
对于归档员/财务人员，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率，让发票集成与扩展更加顺畅。 -
实现审计在线便捷化
对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料。
企业在面临会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力、档案管理流程复杂人工环节多、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、多系统数据互联困难等场景时，合思档案都能提供有效的解决方案，实现发票集成与扩展，满足企业多样化的需求。
客户成功案例见证实力
海亮教育在使用合思档案后，所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%，在发票集成与扩展方面也取得了良好的效果。
徐福记多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升，发票集成与扩展工作也更加高效。
中交水规院单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定，发票集成与扩展功能也得到了充分的发挥。
某企业年单据量2.6亿，使用合思档案后实现业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务 + 财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，清晰明了；档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化；企业成本降低，流程精简，财务人员增效，装订简化，节约企业显性成本，发票集成与扩展助力企业财务管理更上一层楼。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业提供全面、专业的财务档案管理解决方案，帮助企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。
合思在北京、上海、杭州等多地设有服务点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临财务档案管理难题，不妨免费试用合思档案，体验其带来的优质服务，开启财务档案管理的新篇章。
