电子发票存档最佳实践：合思档案助力企业财务数字化转型

在当今数字化浪潮席卷的时代，数电票正以前所未有的速度在各行业快速扩张。据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，目前全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待加强。

然而，传统档案管理模式下，企业面临诸多痛点。企业高管们为纸质档案管理成本的巨大花费而头疼，大量的纸质档案不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理档案耗费大量时间，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，极大地消磨了工作热情。业务人员在出差、招待后的报销流程也极为繁琐，需要留存并上交纸质票据，耗费了大量时间和精力。

精准施策：合思档案解决方案破解企业难题

合思档案针对企业档案管理的痛点，提供了全方位的解决方案，满足不同角色的需求和多种场景的应用。

对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的“数据宝库”。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，极大地提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对档案数据的深入分析，为企业决策提供有力支持，实现降本增效和绿色低碳运营。

归档员/财务人员使用合思档案，就如同拥有了一个得力的助手。它能提高工作效率，让他们告别重复低价值的工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析，轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。

外部审计人员通过合思档案，实现了审计方式的革新。审计无需进入档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收。财务人员也无需与审计人员重复沟通，补充审计资料，大大提高了审计效率。

此外，合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

功能探秘：合思档案模块开启智能管理新时代

合思档案拥有强大而丰富的功能模块，涵盖全生命周期管理、多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面。

电子会计档案全生命周期管理，为档案的整个生命周期提供了全面的保障。智能采集环节支持外部生态和内部多种采集方式，基础管理包括档号管理、档案储存等内容，确保档案管理的规范化和标准化。

多源采集方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持手动采集，如单张PDF大文件，多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据批量导入。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量。此外，它还具备字段映射功能，让凭证数据业务化、业务数据财务化，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

档案管理功能包括权限管理、档案目录灵活扩展、系统规范预置档号等。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，自定义档案目录分类，满足企业个性化的管理需求。

核心亮点：合思档案优势铸就行业领先地位

合思档案具有诸多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。在深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，都能提高档案管理效率、释放档案数据价值。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链，创造性提供财务视角下完整性检测方案，保障财务合规。

数电票解决方案支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

合思档案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，提供“四性检测+业务检测”双模式检测方案，保障归档数据真实、完整、安全、可用，满足国家政策要求。

价值彰显：合思档案为企业带来多重效益

合思档案为企业带来了显著的价值。

在降本增效方面，它可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%。让企业更有效地控制成本，彻底告别传统手工归档，实现档案不打印。

电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

它让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。通过对档案数据的分析，为企业提供有价值的决策支持。

实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，实现企业效益最大化。

场景应用：合思档案在不同角色中的灵活运用

合思档案在企业内部不同角色和外部审计场景中都有广泛的应用。

财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式使用合思档案，提高工作效率和查询准确性。

业务人员可进行授权检索、授权借阅，方便获取所需档案信息，为业务开展提供有力支持。

审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，实现档案外审在线化、可溯源，提高审计工作的效率和准确性。

管理人员可通过统计报表、图表展示等功能，对档案数据进行分析和管理，为企业决策提供数据支持。

成功典范：合思档案助力企业管理升级

众多企业通过使用合思档案，解决了档案管理难题，取得了显著的成效。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、纸质档案管理为主等。合思档案的数据集成、业务检测、跨系统调阅等方案实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理。预估节省总体成本30W+/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案的数据集成、智能化制档、电子原文件独立管理等方案简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场剖析：合思档案差异化优势凸显

合思在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证和信息安全等级保护三级认证，具有极高的行业地位。

众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等选择合思档案，客户对其产品给予高度评价，如实现了无纸化、提升了管理效率、减少了成本等，得到了客户的广泛认可。

合思档案拥有多项计算机软件著作权、国家发明专利证书，通过ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力。

此外，合思档案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录，具有灵活的扩展性。

在当前数字化转型的浪潮中，无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案作为电子发票存档最佳实践的代表，能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

未来，合思档案将继续坚持以客户为中心，聆听用户需求进行产品迭代，为更多企业提供优质的电子会计档案管理服务，帮助企业更好地享受数字化转型带来的降本增效。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号或小程序等方式了解合思档案。赶快行动起来，选择合思档案，开启企业数字化档案管理新篇章，还可免费试用体验其强大功能。