跨部门财务协作新典范:合思助力动力源财务数字化转型

跨部门财务协作新典范:合思助力动力源财务数字化转型
在当今数字化浪潮席卷的时代,财务数字化转型已成为企业提升竞争力的关键举措。北京动力源科技股份有限公司,作为我国电源行业的先驱者,自1995年成立以来,便一路披荆斩棘。它不仅是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业,业务更是聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块,其产品广泛应用于国家重点建设项目。2022年3月,动力源更是入选北京市专精特新“小巨人”企业,彰显了其在行业内的卓越地位。

动力源拥有约2400名员工,旗下设有8家子公司,在全国拥有30多个办事处,甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司内部涵盖24个1级部门、81个2级部门,分别归属5个业务线和2个营销中心,使用部门包括营销中心、人力资源部、财经管理部、IT管理部、战略管理部、生产中心等。如此庞大而复杂的组织架构,在财务数字化方面必然面临着诸多挑战,跨部门财务协作的难度也可想而知。

转型迷途:动力源财务数字化初期痛点

  • 系统迷宫:流程复杂与系统壁垒
    2011年,动力源毅然开启了财务数字化转型和业财融合之路。先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统,本以为能借此提升财务效率,实现跨部门财务协作的无缝对接。然而,现实却给了他们沉重一击。整体流程依然错综复杂,系统之间仿佛筑起了一道道高墙,形成了严重的系统壁垒,与预期的效果相差甚远。

  • 操作噩梦:多系统体验差与合规难题
    员工在进行报销操作时,需要在各个系统间频繁切换提交申请单,操作体验极差。而财务人员则需手工录入报销数据,发票的验真、查重也只能依靠手工进行。这就导致假票、错票、重票的情况难以避免,差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间,跨部门财务协作在这些繁琐的操作中变得困难重重。

  • 数据孤岛:系统割裂与信息滞后
    同一个报销信息,审批、预算、差标却分散在多个系统中管理,无法及时联动。这使得财务制度难以落地,数据报表只能依赖手工统计,不仅耗时费力,管理者也无法实时掌握数据信息,难以对业务运营进行及时的调整,跨部门财务协作缺乏有效的数据支持。

  • 业务迷局:复杂模式与稽核困境
    动力源主营通讯基站建设,业务人员高频深入全国各乡镇开展项目。报销涉及的事项和发票类型繁多,稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同,进一步增加了跨部门财务协作的难度。

合思妙方:财务数字化解决方案登场

  • 产品组合拳:合思多产品协同作战
    合思为动力源提供了一套全面的财务数字化解决方案,包括合思费控、合思商城、合思BI和开放平台。这些产品相互配合,形成了一个强大的生态系统,为动力源的跨部门财务协作提供了有力的支持。

  • 系统集成桥:打破数据隔阂
    在系统集成方面,合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时,将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步,实现了订单支出成本的实时归集和统计。这就像在不同的系统之间搭建了一座桥梁,让数据能够自由流通,促进了跨部门财务协作的顺畅进行。

  • 无需报销风:提升员工幸福感
    合思为动力源引入了无需报销模式。业务人员因公消费无需垫资、无需开票,极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控,确保消费即合规。财务人员则可以进行统一对账,自动拆分子对账单并发起审批,自动创建结算单。发票明细自动绑定,凭证自动生成,一键归档,大大提高了财务处理的效率,也加强了跨部门财务协作的效果。

  • 连接利器:打破数据流转壁垒
    合思的系统连接能力强大,采用Open API(开放接口)与自定义流程引擎技术,支持以标准化方式对接第三方系统,从而打破了数据流转的壁垒。在实际应用中,待审批信息能够自动同步到各部门负责人,业务数据可以跨系统同步应用,加快了业务处理和数据统计的效率,为跨部门财务协作提供了更高效的途径。

落地征程:解决方案实施步骤

  • 合作启程:开启数字化之旅
    2021年,合思与动力源展开了财务数字化合作。合作历经了项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段。在这个过程中,双方紧密配合,为解决方案的顺利实施奠定了坚实的基础,也为跨部门财务协作的优化提供了保障。

  • 数据同步:搭建系统桥梁
    在系统集成过程中,合思通过技术手段实现了动力源HR系统、BPM系统等与合思费控的数据同步。这就像是在不同的部门之间建立了一条信息高速公路,让数据能够快速、准确地流通,促进了跨部门财务协作的高效进行。

  • 流程搭建:确保合规高效
    对于无需报销模式,合思帮助动力源搭建了消费、对账、结算、凭证生成等一系列流程。这些流程的建立确保了员工消费合规,同时也提高了财务处理的效率,使得跨部门财务协作更加顺畅。

  • 系统对接:实现数据流转与协同
    在系统连接方面,合思利用Open API和自定义流程引擎技术,完成了与第三方系统的对接。通过这种方式,实现了数据的流转和业务的协同,为跨部门财务协作提供了更广阔的空间。

成效显著:动力源转型成果展示

  • 体验革新:效率提升与成本节约
    合思的解决方案实现了多系统集成,数据互通,全面革新了动力源的操作体验。员工报销周期从原来的漫长时间缩短了3周,效率提升了300%。会计工作量大幅缩减,人员成本节约了50%。这不仅提高了员工的工作效率,也降低了企业的运营成本,为跨部门财务协作带来了实实在在的好处。

  • 员工福音:简化流程与提升体验
    对于员工来说,申请单信息自动赋值,聚合消费,同屏比价,极大地缩短了填报时间,简化了报销流程。员工因公消费可以通过多渠道同屏比对,全场景无需垫资,提升了员工的使用体验,也增强了员工对跨部门财务协作的认可度。

  • 财务减负:合规管控与价值提升
    在财务方面,审批有了依据,费控更加合规,结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上,降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单,财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作,进一步促进了跨部门财务协作的深入开展。

  • 管理升级:全程管控与精准决策
    在管理方面,实现了事前预算、事中控制、事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据,随时随地查看财务数据,动态掌握企业信息。通过综合分析报表,管理者可以及时发现问题,对业务运行做出高效、及时、准确的决策,彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式,为跨部门财务协作提供了更科学的决策依据。

动力源盛赞:合思引领财务数字化未来

动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示:“面对复杂的需求,合思总能第一时间解决,合作只是服务的开始,未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化,用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”

合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司,拥有专业的团队和丰富的经验,能够为企业提供全方位的财务数字化解决方案。众多像动力源这样的专精特新企业都选择了合思,足以证明合思在财务数字化领域的实力和影响力。

如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题,不妨选择合思。让我们一起携手实现降本增效、合规经营和低碳运营,让有限更有效。现在就可以免费试用合思的财务数字化解决方案,开启您的财务数字化转型之旅,体验跨部门财务协作的全新变革。

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captaincaptain
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