电子发票存档最佳实践：合思档案助力企业数字化转型

在当今企业数字化转型的汹涌浪潮中，电子会计档案管理已成为企业发展的关键环节。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖。数电票的扩张给企业带来了诸多档案管理难题，也让企业财务档案管理面临新的挑战。

企业在档案管理方面存在诸多问题。在纸电混合时代，企业高管面临着纸质档案管理成本高、储存占地大以及档案数据难以分析利用的困境；财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认；业务人员也因报销纸质票据流程繁琐而耗费大量时间。此外，企业还面临着高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，数据不能有效利用；高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏等问题。

虽然从部门规章到国家法律都全面肯定了电子档案的法律效力，电子会计凭证可以以电子形式保存形成电子会计档案，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节仍存在纸质文件储存问题。保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。而合思档案解决方案的出现，为企业解决这些难题提供了有效的途径，成为电子发票存档最佳实践的典范。

领先方案满足多元需求

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，能够满足企业不同场景的档案管理需求，是电子发票存档最佳实践的重要体现。

合思档案的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案相结合，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。单套制解决方案具有诸多优势，它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

档案扩展解决方案通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，这也是电子发票存档最佳实践的关键要素。

多维度功能覆盖全生命周期

合思档案具备多维度功能，涵盖了电子会计档案全生命周期管理，为电子发票存档最佳实践提供了有力支持。

在智能采集方面，外部生态通过规则引擎、业务映射等实现数据采集，内部通过EAI插件、API接口等方式采集；预归档服务包括自动归档、业务检测等；基础管理涵盖档号管理、账套管理等；档案服务包含身份调查、全文检索等；还有统计分析和应用层功能。

多源采集支持接口互联，自主采集。它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，支持自定义数据采集方案；也支持手动采集，自主补录，对于不满足系统集成要求的零散会计资料，支持多种便捷手动数据补录方式。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少90%人工匹配工作量，还有辅助人工整理和关联任务执行进度可视化等功能。字段映射可让已完成业务证据链组装的档案数据通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

专用格式版式文件自主采集结构化字段信息，提脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，档案可扩展性更强。

核心亮点凸显卓越价值

合思档案具有便捷调阅、成本节约、合规性强等核心亮点，是电子发票存档最佳实践的突出优势。

便捷调阅不打印，混序归集免组装，打破了物理空间限制，用户可在线自由调阅。预置规则引擎自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，确保档案完整性的同时自由穿透档案链。通过关键词检索，能快速定位相关档案，提升检索效率、降低查询难度。

合思档案能为企业节约成本，可节约70%纸张成本、75%整理成本，同时检索效率提升90%，管理合规性达100%。它应收尽收，“四性检测”+“业务检测”满足财务档案管理要求特殊性，双模检测实现归档即合规。按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。

此外，合思档案拥有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，这些都是电子发票存档最佳实践的显著体现。

多方面价值助力企业发展

合思档案能为企业带来降本增效、数据利用、合规管理等多方面价值，是电子发票存档最佳实践的重要意义所在。

它能实现显著的降本增效，彻底告别传统手工归档，档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”。电子会计档案管理成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。

合思档案让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值，从数据到决策。它还能实现资源重组，实现企业效益最大化，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。

适用多元场景贴合企业需求

合思档案适用于企业不同角色和不同业务流程的档案管理场景，是电子发票存档最佳实践的广泛应用体现。

对于CEO/高管来说，可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务人员，能提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，审计不进档案室，实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

在业务流转、财务入账、档案采集、档案制档、档案管理、档案利用等全流程环节，合思档案都能发挥作用。如业务流转中可上传纸质原始凭证影像，直联全量电子会计资料等；档案采集包括到单确认、扫码装盒等；档案制档进行系统整理、匹配、组件等；档案管理实现全量电子会计档案管理和必要少量纸质档案辅助备查；档案利用支持智能检索、跨系统调阅等。

成功案例见证卓越成效

多个企业通过使用合思档案取得了良好的管理成效，充分证明了其作为电子发票存档最佳实践的有效性。

某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，实现了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，借阅管理信息化，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的成效。如业务+财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构呈现，企业成本降低等。

世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，使用合思档案单套制管理方案后，实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，全生命周期管理，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一存在采集、存储、整理、利用等方面的低效问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

市场领先彰显独特优势

合思档案在市场上具有领先地位和独特优势，是电子发票存档最佳实践的有力保障。

合思创立于2014年，是专精特新企业，成立以来已累计融资超15亿元人民币。在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000+企业客户，是福布斯中国科技50强，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证。

合思档案提供领先的单套制电子会计档案管理平台，在档案著名学者的研究中，明确“单轨制”“单套制”是适应数字社会、数字政府高效运行的文件管理模式，是我国电子文件管理模式调整的目标和方向。

合思自主研发工具包，具有更强大的数据获取、验签、解析能力，持续迭代、接口开放，能满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。此外，合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收。

合思档案能有效解决企业档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案将携手企业在数字化转型道路上不断前行。

合思分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500+合作伙伴覆盖国内外数百个城市，为企业提供优质的服务和支持。企业可通过拨打400 – 105 – 6505电话，访问www.hosecloud.com网站，扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，开启档案管理数字化之旅，还可免费试用合思档案，体验电子发票存档最佳实践带来的卓越价值。