合思档案：助力企业财务合规提升与数字化转型

在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关数据显示，到2025年数电票将实现全覆盖，目前全国36个省市区已完成数电票试点的全面覆盖。同时，政策也在大力推动企业数字化转型，2016年1月1日起施行的财政部、国家档案局令第79号明确肯定了电子会计档案的法律效力，在满足相关条件时，企业可以仅以电子形式进行档案归档，这意味着电子会计档案全面无纸化时代已然来临。

然而，在纸电混合的时代，企业传统纸质档案管理却面临着重重痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅需要花费大量资金用于纸张、印刷等，还需要占据大量的存储空间来存放档案。而且，这些档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，无法为企业决策提供有力支持，不利于财务合规提升。财务人员则被海量的档案数据压得喘不过气来，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作枯燥且繁琐，影响了工作效率和财务合规性。业务人员在日常工作中，如出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，整个流程繁琐且耗时，增加了不必要的成本和风险。

传统纸质档案管理还存在着诸多成本问题和合规风险。从显性成本来看，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时还需要专门的档案室和档案柜来存放档案，占用了大量的空间资源。隐性成本方面，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅档案的条件颗粒度粗糙，导致数据无法得到有效利用。更为严重的是，传统纸质档案管理还面临着高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，一旦遭遇不可抗力，如火灾、水灾等，纸质档案很容易损坏，给企业带来无法挽回的损失，严重影响财务合规提升。

在这样的背景下，合思档案应运而生，为企业提供了一套全方位的档案管理解决方案，助力企业实现财务合规提升。

合思档案解决方案全景透视

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案。该方案能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配和应收尽收，充分满足企业在不同场景下的档案管理需求，为财务合规提升奠定基础。

对于CEO/高管来说，合思档案就像是一位得力的财务助手。它可以帮助企业沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率。通过挖掘财务档案数据的价值，合思档案能够助力企业实现决策的数智化，提升财务服务效率，降低成本、增加效益，实现绿色低碳运营，有力推动财务合规提升。

对于归档员和财务人员而言，合思档案是提高工作效率的利器。它让财务人员告别了重复低价值的工作，使档案数据同源，数据能够在全流程透明流转，便于监控和分析。有了合思档案，财务人员可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率，确保财务工作的合规性，促进财务合规提升。

在面对外部审计时，合思档案同样表现出色。它实现了审计不进档案室，档案外审在线化且可溯源，支持一键查询借阅，权限可以一键下放或回收。这使得财务人员无需与审计人员进行重复沟通和补充审计资料，大大提高了审计效率，保障了财务合规提升。

合思档案核心功能优势探秘

• 多源采集：灵活高效的数据汇聚
  合思档案在多源采集方面展现出了强大的实力。基于跨系统数据集成的要求，它提供了自动生成式Open API，能够实现快速集成，同时还预制了系统连接器，可以自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。此外，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的需求。对于那些不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案也提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，以及自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为财务合规提升提供了丰富的数据基础。

• 智能制档：精准高效的档案构建
  智能制档是合思档案的一大亮点。会计档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，这大大减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索、全文检索等辅助功能，以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务的执行进度也可以可视化展示。对于已完成业务证据链组装的档案数据，合思档案可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，让凭证数据业务化、业务数据财务化，方便财务人员进行查询和分析，进一步提升财务合规性。

• 专用格式版式文件：创新灵活的存储模式
  合思档案采用了专用格式版式文件，自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式的束缚，实现了数据与可读文件的实时转化。这种方式降低了企业档案存储成本，同时支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件都可以自定义调配生成，使档案更具可扩展性和灵活性，为财务合规提升提供了有力的技术支持。

• “四性检测 + 业务检测”双模式：严格严谨的质量保障
  合思档案的“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。同时，基于企业不同的业务场景，它还提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯，确保了档案管理的合规性，有效促进财务合规提升。

合思档案应用场景案例呈现

• 大型单据企业：业财一体的变革
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化。同时，它简化了装订流程，最终实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，凭证与单据的关联次数达到了350亿次，单据与单据的关联次数达到了800亿次。以某月入库数据为例，数据加载仅需30秒，关联匹配只需15分钟，显著提升了财务合规性。

• 重型装备制造商：标准化管理的典范
  世界上最大的重型装备制造商之一存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，做到了低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸，有力推动了财务合规提升。

• 多系统互联企业：数据整合的突破
  某企业在多系统数据互联方面存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，业务检测方案能精细化核查档案关系链条和数据金额，跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。最终实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总体成本30万 + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，有效保障了财务合规提升。

• 民办教育集团：流程简化的成效
  中国最大的K12民办教育集团之一面临着低效的档案管理现状，如采集环节业务系统多、数据隔离，存储环节实物存档占用空间，整理环节财务账表归档装订复杂，利用环节实物凭证与业务分散等问题。合思档案的数据集成方案实现了应收尽收、统一数据标准，智能化制档方案实现了智能化自动组装，电子原文件独立管理完成了电子票据的合规存档，形成了多向、网状的管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，提升了财务合规性。

在当前经济环境下，无论是政策的推动、合规的要求，还是为了帮助企业降低成本、提高效益，电子会计档案已经成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其广泛连接的能力、100%自动归档、符合国家政策要求、灵活承接和持续迭代的能力等众多优势，以及众多企业的成功案例，证明了其有效性和可靠性。它能够助力企业实现全面数字化，解决档案管理痛点，实现降本增效、合规经营和低碳运营，有效促进财务合规提升。

企业应积极抓住数字化转型的机遇，选择合思档案来解决档案管理难题，实现降本增效和合规发展。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。现在就免费试用合思档案，开启高效、合规的档案管理新模式，让有限的资源发挥更有效的作用。