财务技术创新引领企业档案管理变革

在数字化浪潮席卷的当下，数电票正以前所未有的速度扩张。相关政策规划明确，2025年将完成数电票全覆盖。目前，全国36个省市区已实现数电票试点全覆盖，数电票须经过验签、解析，并以XML格式存档。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，其信息化建设亟待“恶补”，以适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

然而，在纸电混合时代，企业在传统档案管理中面临诸多痛点。对于企业高管而言，纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则要面对海量的档案数据，整理工作不仅耗费大量时间，还需手动逐一匹配、核对确认，过程枯燥繁复。业务人员出差、招待后的报销流程也极为繁琐，纸质票据需要留存再上交，耗费大量时间。

传统档案管理存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。例如，纸质凭证输出的耗材成本高，档案室、档案柜等存储空间需求大；手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件的颗粒度粗糙，数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏。尽管国家政策支持电子会计档案管理，且电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，但企业在推行数字化过程中，归档、储存环节的纸质文件储存问题仍未解决，保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。在这样的背景下，财务技术创新显得尤为重要。

合思档案：企业档案管理痛点的破局之钥

在企业为档案管理痛点困扰时，合思档案作为领先的单套制电子会计档案管理平台应运而生，成为解决企业档案管理难题的理想方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）与六大场景解决方案，能满足企业不同场景下的档案管理需求。

合思档案广泛连接业财系统，可实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保应收尽收。它能让企业便捷调阅档案而无需打印，混序归集档案免组装，有效解决了企业内外交困的档案管理问题。不仅可以节约纸张成本和整理成本，提升检索效率，还能保证管理的合规性。

其大数据解决方案支持百亿级单据量的匹配关联，实现海量数据的秒级查询。档案扩展解决方案拥有灵活扩展的业务模型，可通过多途径自动化归集各类介质档案。数电票解决方案则响应电子凭证会计数据标准化试点工作，助力会计数据标准在企业深入推广，为企业提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，实现数电票全流程闭环管理。这一系列功能充分体现了财务技术创新为企业档案管理带来的变革。

合思档案功能概览：全方位的档案管理利器

合思档案功能强大，涵盖多源采集、智能制档、档案管理和档案应用等多个方面，为企业提供了全方位的档案管理服务。

在多源采集方面，合思档案支持接口互联自主采集和手动采集自主补录。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，可自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集则支持多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板，实现结构化数据的批量导入。这一创新的采集方式体现了财务技术创新在数据获取方面的优势。

智能制档时，合思档案通过规则引擎自动组装会计档案，能将不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查阅更加便捷。

档案管理功能上，合思档案支持权限管理，可精准管控。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段可自定义维护、新增创建、表单主键设置等。

档案应用方面，合思档案实现了电子与实物档案的高度融合，支持多维检索，满足多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。具备一站式预览，穿透联查功能，能智能搭建凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。这些功能的实现，离不开财务技术创新的支撑。

合思档案核心亮点：创新驱动档案管理升级

合思档案拥有多个核心亮点，这些亮点充分展示了其在财务技术创新方面的实力。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案是一大特色。它按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

大数据解决方案深入到提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。它支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，通过动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理进行数据提取，元数据级检索、海量数据秒级查询实现数据查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，支持档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可按自身管理需求自定义归档目录。

共享调阅解决方案满足企业多维度、精细化的档案查阅需求。支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件，支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力，便于使用人员快速查找完整业务链数据，满足企业档案数据精细化管控。这些亮点都是财务技术创新的具体体现。

合思档案价值体现：为企业各角色赋能

合思档案为企业的不同角色带来了显著的价值。

对于CEO/高管而言，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。它能提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，合思档案能提高工作效率，告别重复低价值工作。档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，让他们轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通、补充审计资料。

合思档案还能显著降本增效，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，档案无需打印。它是闭环全量业财系统的“连接器”，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路。让数据“活起来”，从数据到决策，真正利用档案数据，实现数据价值。实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升。这些价值的实现，得益于财务技术创新的推动。

合思档案典型使用场景：覆盖企业多种业务环节

合思档案在多个典型场景中发挥着重要作用。

在企业处理报销业务时，合思档案可对发票上传、商旅报销、报销付款、财务入账等环节的档案进行关联规则梳理，通过规则引擎对凭证、发票、业务单据、银行回单等进行组装，实现档案证据链完整性检测，保障财务合规。

在数电票处理场景中，合思档案支持企业/员工通过税务数字账户、电子邮箱、二维码等多渠道获取数电票，进行验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。

对于实物档案管理，合思档案可实现智能区分纸电标识，线上、线下高度关联，实物档案全流程管理定位。如在打标 – 到单 – 装盒 – 上架流程中，流程可逆、可根据实际档案管理场景搭配。支持集团共享，批量作业，多人并发装盒，实时监控实物档案归档进度。服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单。

在档案查询调阅场景中，财务人员可通过多维查询、导入式查询、一站式预览、穿透查询等方式获取档案信息；业务人员可进行授权检索、授权借阅；审计人员可利用证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅；管理人员可查看统计报表、图表展示。这些场景的实现，充分体现了财务技术创新在企业实际业务中的应用。

合思档案成功案例：见证卓越管理成效

众多企业通过使用合思档案，取得了显著的管理成效。

某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收，自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据树状结构呈现，档案管理电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯，简化装订流程，1分钟快速定位数据，减少打印与邮寄。实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载30s，关联匹配15min等。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准/会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案实现了安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理为主实物翻阅效率低易损坏易丢、电子发票和电子银行回单存档不合规范等。合思档案的数据集成方案广泛连接，标准统一，接口开放服务，自定义扩展，配置化的接口方案，即开即用，应收尽收。业务检测方案精细化至元数据层级的关联规则引擎，站在财务视角配置符合“四流合一”的数据检测方案。跨系统调阅方案通过业务系统与档案系统的调阅交互，使得业务系统所查询数据根据权限和自动查询条件，可直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总成本30W + /年，合规性管理100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

某中国最大的K12民办教育集团之一，在档案管理的采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题。合思档案的数据集成方案按照归档范围、归档标准梳理业务档案归档场景，实现应收尽收，统一数据标准，夯实数据分析基础，灵活运用动态API接口，按阶段延展档案管理范围。智能化制档方案按照业务管理规范和归档管理规范，搭建全业务版式文件自动生成及归档，按照统一的业务逻辑，搭配可视化关联规则配置，通过业务映射打破财务数据和业务数据的数标签，将业务证据链搭建完成，实现智能化自动组装。电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档，为参加电子凭证会计数据标准化试点打下坚实基础。以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例进一步证明了财务技术创新的价值。

合思档案市场定位与差异化优势：行业领先的实力之选

合思档案在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一。它创立于2014年11月，致力于云产品服务的创新，运用数字科技和前瞻的创想理念，服务未来财务人。在广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和自主研发的“无需报销”解决方案的基础上，进一步构建敏捷的财务收支管理平台，为企业提供智能聚合消费、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数字化服务。

合思档案具有广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。具备100%自动归档能力，强大的规则匹配能力，最大程度地减少人工介入，实现自动组装、归档。是符合国家政策要求的档案系统，进行电子会计档案合规性管理，符合国家政策要求。拥有灵活承接、持续迭代的能力，满足接收管理数电票的能力，且拥有稳定的迭代能力，及时应对变化。

合思档案拥有多项认证和荣誉，如计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证、国家四部委官方试点100%成功验收、福布斯中国科技50强、通过SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等，体现了其在技术和安全方面的优势。它服务众多知名企业，包括事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，拥有良好的客户口碑和丰富的实践经验。这些优势都是财务技术创新的成果。

结语：选择合思档案，开启数字化转型新征程

合思档案凭借其先进的技术和卓越的功能，助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。随着企业数字化转型的加速，合思档案将不断优化和创新，为企业提供更优质、更高效的电子会计档案管理服务，在未来的市场竞争中占据更有利的地位。

众多知名企业已经选择合思档案并取得了良好的管理成效。企业应抓住数字化转型的机遇，选择合思档案，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。如果您想进一步了解合思档案，可拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、关注微信公众号和微信小程序。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身感受财务技术创新带来的魅力。