合思档案：破解企业电子会计档案管理难题

在当今数字化浪潮席卷的时代，企业财务管理正面临着前所未有的挑战与变革。随着2025年数电票全覆盖目标的推进，企业财务档案管理被推上了新的风口浪尖。数电票的出现，要求企业对其进行验签、解析，并以XML格式存档，同时XBRL文件还需写入财务入账信息。这一系列新要求，使得企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理需求。

在纸电混合的当下，企业各个层面都面临着不同程度的档案管理痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本居高不下，不仅花费巨大，而且储存占地问题严重。同时，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行分析利用，这无疑给企业的决策带来了诸多不便。财务人员则被海量的档案数据所困扰，整理档案不仅耗费大量时间，还需要手动逐一匹配、核对确认，工作效率低下。业务人员在出差、招待后的报销环节也颇为头疼，纸质票据的留存再上交流程繁琐，耗费大量时间和精力。

除了上述问题，企业还面临着诸多成本和合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高，以及对档案室和档案柜等存储空间的巨大需求。高隐形成本则表现为手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅条件颗粒度粗糙，导致数据不能得到有效利用。而高合规风险更是不容忽视，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏，这些都给企业的财务档案管理带来了潜在的风险。

尽管企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在。而且，要保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。因此，寻找一款专业、高效的电子会计档案管理解决方案迫在眉睫。

合思档案：一站式解决方案全景呈现

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）和六大场景解决方案，犹如一把万能钥匙，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业打造了一个高效、智能的档案管理生态。

对于CEO和高管而言，合思档案就像是一位贴心的财务助手。它能够沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案的利用效率，挖掘财务档案数据价值。通过对档案数据的深入分析，为企业决策提供有力的数据支持，助力企业实现决策数智化，从而达到降本增效、绿色低碳运营的目标。

对于归档员和财务人员来说，合思档案是他们摆脱繁琐工作的救星。它提高了工作效率，让他们告别了重复低价值的工作。档案数据同源，便于监控和分析，使得他们能够轻松完成档案管理任务，将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。

对于外部审计工作，合思档案同样表现出色。它实现了档案外审在线化、可溯源，审计人员可以一键查询借阅档案，权限也能一键下放或回收。这大大减少了财务人员与审计人员之间的重复沟通，无需再为补充审计资料而烦恼，提高了审计工作的效率和准确性。

单套制解决方案更是合思档案的一大亮点。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。在业务及管理流程中，实物流转和电轨运行相结合，线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了归档效率。会计档案不打印、应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。

此外，合思档案的档案扩展解决方案还允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。它提供了可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现了不同档案类型归档接口配置化，企业可以根据自身管理需求自定义归档目录，具有很强的灵活性和适应性。

合思档案：核心功能与优势深度剖析

• 多源采集：打通数据获取全渠道
  合思档案的多源采集功能犹如一个强大的信息收集器，能够实现多渠道、多系统、多类型的会计资料采集管理。它采用接口互联和自主采集的方式，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，它还支持自定义数据采集方案，满足企业多样化的采集需求。

对于不满足系统集成要求的零散会计资料，合思档案提供了手动采集和自主补录的功能。支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，还可以自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。这种灵活的采集方式，确保了企业无论何种类型的会计资料都能被准确、高效地采集。

• 智能制档：高效整合数据资源
  智能制档功能是合思档案的核心竞争力之一。它能够实现电子凭证数据的自动匹配组装，通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。这一功能大大减少了人工匹配工作量，据统计可减少90%。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化，方便财务人员实时掌握制档进度。

字段映射功能更是让查阅变得便捷。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接，提高了财务工作的效率和准确性。

• 档案管理：精准管控灵活扩展
  合思档案的档案管理功能具有多场景适配和权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可以自定义。这确保了企业不同角色的人员能够根据其职责和权限访问和管理档案数据，保障了数据的安全性和保密性。

档案目录灵活扩展是合思档案的又一优势。它支持自定义档案目录分类，档案字段可以自定义维护、新增创建、表单主键设置等，灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。同时，系统规范预置档号，根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，支持根据企业制度自主排列、扩展等，满足了企业不同的档案管理需求。

• 档案应用：实现电子与实物深度融合
  档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合，多维检索满足了多场景查询需求。它支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览和穿透联查功能，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。

此外，合思档案还具备外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。这些功能为企业提供了全方位的档案应用服务，提高了档案的利用价值和管理效率。

合思档案：应用场景与案例真实见证

• 大型单据企业：业财一体降本增效
  某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等痛点。合思档案为其提供了多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化，简化装订流程等解决方案。实施后，该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，管理自动化使得档案管理电子化、信息化，借阅管理、档案室管理规范化。企业成本降低，流程精简让财务人员增效，装订简化节约了企业显性成本。

• 重型装备集团：标准落地绿色环保
  某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，该企业实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3的存储空间，纸张打印成本减少100万张纸/年。

• 多系统企业：打破孤岛高效管理
  某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主实物翻阅效率低等。合思档案的单套制管理方案有数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，该企业实现了统一储存，打破了数据孤岛；业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透；数据共享，一站式查阅便捷高效；全生命周期管理，有效减低了财务管控风险，预估节省总体成本30W+/年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

• 教育集团：简化流程提高效率
  某中国最大的K12民办教育集团之一面临采集、存储、整理、利用等环节的低效档案管理问题。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，该集团以电子会计档案为核心形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、丰富的应用场景和成功的实践案例，能够助力企业实现财务档案管理的合规化、自动化、数字化。

合思已服务7000+付费企业、300万+未来财务人，众多事业单位、央企、行业领军企业、国家试点企业都选择了合思档案，如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等，值得更多企业信赖。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。

如果您的企业也正在为电子会计档案管理难题而烦恼，不妨抓住机遇，选择合思档案。现在就可以免费试用，开启高效的电子会计档案管理之旅！