在当今竞争激烈的商业环境中，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。以北京动力源科技股份有限公司为例，这家成立于1995年的企业，是我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年还入选了北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就开启了财务数字化转型和业财融合之路，先后自建了多个系统。然而，实际效果却不尽如人意，整体流程依然复杂，系统壁垒高，与预期目标存在较大差距。直到2021年，动力源与合思展开财务数字化合作，才逐步解决了其在财务数字化方面面临的诸多痛点，尤其是在预算报销合规性方面取得了显著成效。
动力源：业务繁杂下的报销困境
动力源拥有约2400名员工，旗下有8家子公司和全国30多个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。公司涵盖24个1级部门、81个2级部门，分别归属5个业务线和2个营销中心，使用部门众多。如此庞大而复杂的组织架构，使得公司的预算报销合规性面临着巨大挑战。
一方面，多系统操作体验差、手工录入合规难。员工在提交申请单时，需要在各系统间频繁切换，操作十分繁琐。报销数据需要财务人员手工录入系统，发票验真、查重也只能依靠手工进行，这就导致假票、错票、重票的情况难以避免。差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，使得他们难以将精力投入到更有价值的工作中。
另一方面，系统割裂、数据分散、信息滞后。同一个报销信息，审批、预算、差标分散在多个系统中管理，无法及时联动。这使得财务制度难以落地，数据报表依赖手工统计，不仅耗时费力，而且管理者无法实时掌握数据信息，无法对业务运营及时进行调整，进一步影响了预算报销合规性。
此外，动力源业务覆盖面广、报销模式复杂。公司主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，这进一步增加了预算报销合规性管理的难度。
合思方案：破解动力源报销难题
面对动力源在预算报销合规性方面的诸多痛点，合思为其量身定制了一套全面的财务数字化解决方案。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行了同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。通过这种方式，打破了系统之间的壁垒，使得数据能够更加流畅地流转，为预算报销合规性提供了坚实的基础。
无需报销是合思解决方案的一大亮点。业务人员因公消费免垫资、免开票，这大大提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费即合规。财务部门可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列自动化操作不仅提高了工作效率，还大大降低了人为错误的风险，有效提升了预算报销合规性。
合思的系统连接能力也十分强大。其采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统，从而打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率，为预算报销合规性提供了有力的技术支持。
步步为营：方案实施的精准路径
合思与动力源紧密合作，按照科学的步骤逐步实施解决方案。
在系统集成上，合思团队逐步完成了HR系统、BPM系统与合思费控的数据同步工作。他们对基础数据和业务数据进行了细致的梳理和核对，确保了数据的准确对接。这一过程虽然复杂，但为后续的报销流程优化和预算报销合规性管理奠定了坚实的基础。
在无需报销流程的搭建中，合思与动力源明确了消费规则和管控标准。通过对业务人员因公消费的全流程管理，实现了合规性管理以及财务的自动对账和结算。这不仅提高了报销效率，还从源头上保障了预算报销合规性。
合思运用Open API和自定义流程引擎技术，与第三方系统进行标准化对接，打通了数据流转通道。这使得业务数据能够在不同系统之间自由流动，提高了业务处理和数据统计的效率，进一步提升了预算报销合规性。
成效显著：方案实施后的华丽转身
经过一段时间的实施，合思的解决方案为动力源带来了显著的成果和效益，在预算报销合规性方面表现尤为突出。
多系统集成使得数据互通，操作体验得到全面革新。员工报销周期从原来的较长时间缩短了3周，效率提升了300%。这不仅让员工能够更快地拿到报销款项，也提高了员工对公司报销流程的满意度，同时也有利于预算报销合规性的提升。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，进一步提高了预算报销合规性。
财务审批有了明确的依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作，如财务分析和决策支持，这对预算报销合规性的管理起到了积极的推动作用。
管理实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够实时了解企业经营数据，随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行做出高效、及时、准确的决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，确保了预算报销合规性。
动力源评价：合作开启美好未来
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对与合思的合作给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。这充分体现了合思的解决方案在提升动力源预算报销合规性方面的有效性和可持续性。
在当前经济环境下，企业的财务数字化转型迫在眉睫。合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，已帮助众多像动力源这样的企业实现降本增效、合规经营和低碳运营。如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，尤其是在预算报销合规性方面存在困扰，不妨选择合思。现在，您可以免费试用合思的财务数字化解决方案，让合思助力您的企业挖掘更多净利润，实现有限资源的更有效利用。
