在数字化浪潮汹涌的当下，电子凭证数字化转型正以前所未有的速度改变着企业的财务管理模式。2024年11月1日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12月1日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措标志着我国电子凭证改革驶入了快车道。
然而，企业在享受电子凭证带来便利的同时，也面临着诸多挑战。电子凭证接收难、报销难、入账难、归档难等问题，成为了企业财务档案管理的“绊脚石”。传统纸质档案管理更是弊端丛生，好想你健康食品股份有限公司在财务归档时，需要耗费大量时间确认单据、发票、回单和凭证的一致性，而且档案遗失的情况难以避免。纸质档案受时间和空间的限制，查找起来要耗费大量时间，无法实现实时调阅、同时借阅以及精准查找。此外，大量纸质档案管理对空间和人力要求巨大，成本高昂。COMMUNE幻师档案耗材、打印、存储成本每年高达53323元。同时，纸质档案管理办法无法保证电子原文件长期保存，无法确保数据安全可用，不能满足管理要求，高新兴科技集团就曾因电子源文件未合规保存，不符合会计电子档案管理法规。
在这样的背景下，企业急需一套高效、便捷、安全的线上报销管理解决方案，以提升财务档案管理的效率和质量。合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，敏锐地捕捉到了企业的需求，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业的线上报销管理带来了新的曙光。
合思档案：一站式线上报销管理解决方案
合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它就像一位全能的财务助手，能够帮助企业轻松应对线上报销管理中的各种难题。
合思档案可实现自动采集档案数据，其生成式接口能自动采集档案数据，连接NCC、U9、OA、CBS等系统。它还提供电子凭证相关服务，包括采集、验签、解析、校验；自动填报、自动入账；封装入账结构化信息；自动归档等。通过这些功能，企业可以实现线上报销管理的自动化和智能化，大大提高工作效率。
核心功能亮点：打造高效线上报销管理体验
合思档案具有众多核心功能亮点，为企业提供了高效、便捷、安全的线上报销管理体验。
– 便捷调阅与全生命周期管理
合思档案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，能够对电子会计档案进行全生命周期管理，包括智能采集、预归档服务、基础管理、档案服务等环节。企业员工可以随时随地通过系统调阅所需的档案，无需再为查找纸质档案而烦恼。
– 开放式接口与自动化解析
它采用开放式接口互联，自主采集，大文件自动切割，数电票自动化解析。这使得合思档案能够与企业现有的各种系统进行无缝对接，实现数据的自动采集和处理，大大提高了线上报销管理的效率。
– 智能关联与检测
合思档案具备智能关联，自动组装的功能，能够进行四性检测、业务检测，支持自定义版式文件。通过智能关联，系统可以自动将相关的凭证和单据进行匹配，减少人工操作的误差和工作量。
– 精准权限管控与合规管理
合思档案还提供精准权限管控，档案目录灵活扩展，水印管理，档号符合国标要求。企业可以根据不同的岗位和职责，为员工设置不同的权限，确保档案数据的安全和合规。
显著收益：提升线上报销管理价值
企业使用合思档案进行线上报销管理，能够获得显著的收益。
– 自动化归档与高效利用
自动化归档告别了重复性工作，档案利用便捷高效。档案数据同源，透明流转，便于监控、分析。企业可以通过系统实时了解档案的使用情况和流向，提高管理的透明度和效率。
– 大幅降低成本
合思档案能够大幅降低企业的成本。以一家年20万凭证、40万回单、30平方米档案室的北京大型制造业为例，使用合思档案后，年总节约成本达338,910元。
– 提高工作效率
合思档案可以提高企业的工作效率。海亮教育科技服务集团使用合思档案后，档案整理匹配效率提升90%，报销效率提升300%。员工可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中。
– 保障合规性
合思档案通过对接标准工具包，实现OFD文件与XBRL工具包原生存储；通过四性检验与业务校验保证档案原生存储安全合规。企业可以避免因档案管理不合规而带来的风险和损失。
典型场景：满足多样化线上报销管理需求
合思档案适用于多种典型场景，能够满足企业多样化的线上报销管理需求。
– 企业内部财务核算场景
在企业内部财务核算场景中，合思档案可集成财务系统、资金系统、销售订单、进项发票、销项发票、财政票据等核算系统的数据。通过集成这些数据，企业可以实现财务核算的自动化和智能化，提高核算的准确性和效率。
– 审计场景
在审计场景中，合思档案辅助审计功能强大，支持审计抽凭、穿行测试、单证备案等，可实现跨系统调阅、在线借阅等，高效服务于企业内审。审计人员可以通过系统快速获取所需的档案和数据，提高审计的效率和质量。
– 报销场景
在报销场景中，员工可通过企业OA、接口直联等方式接收电子凭证，实现自动填报、自动入账，报销流程更加便捷。员工无需再手动填写报销单据，系统可以自动完成报销流程，大大提高了报销的效率和准确性。
– 档案管理场景
在档案管理场景中，合思档案可实现电子凭证池的结构化信息台账、入库信息记录、合规性巡检、会计凭证组件、证据链搭建、业务映射、入库核查、归档任务、业务检测、归档监控等功能。企业可以通过系统对档案进行全面、细致的管理，确保档案的安全和完整。
客户成功案例：见证线上报销管理卓越成效
众多企业使用合思档案后，取得了显著的成效。
– 好想你健康食品股份有限公司使用合思档案后，减少90%人工耗时，总部接收减少80%管理耗时，借阅管理减少67%管理耗时，预计减少综合成本20万元/年。
– COMMUNE幻师上线电子会计档案管理系统后，纸张使用量减少88%，存储空间节省79%，年节约成本5000万元，报销效率提升300%。
– 金牌橱柜家居科技股份有限公司通过合思档案，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%，预估节省总体成本30万 +/年，档案合规性达100%。
– 帆书使用合思档案后，仓储需求减少70%，纸张、档案盒、箱子节约近90%，总节约成本500万/年，结账时间从T + 15缩短至T + 5，装订人力成本缩减到1名实习生。
这些成功案例充分证明了合思档案在企业线上报销管理中的卓越价值和成效。
在未来的财务管理中，数字化转型是大势所趋。合思档案作为一款优秀的电子会计档案管理平台，能够帮助企业实现线上报销管理的数字化、智能化和高效化。未来财务用合思，让有限更有效。合思已助力7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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