合思档案：破解企业档案管理难题，提升差旅报销合规性

在当今竞争激烈的商业环境中，企业面临着诸多档案管理方面的痛点与挑战。企业高管常常为“纸质档案管理成本花费巨大，而且储存占地！档案数据没有汇总整理，难以分析利用！”的问题而困扰。财务人员也在抱怨“档案数据量大，整理耗费时间，需要手动逐一匹配、核对确认，枯燥繁复，工作热情都没了！”业务人员更是头疼“出差、招待后，报销的纸质票据需要留存再上交，流程繁琐耗费时间！”

同时，企业还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室等存储空间需求大；高隐形成本，像手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙；以及高合规风险，例如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。在这样的背景下，合思档案应运而生，它就像是黑暗中的一道曙光，为企业档案管理带来了新的希望，尤其在提升差旅报销合规性方面有着重要意义。

合思档案：财务数智化领域的璀璨之星

北京合思信息技术有限公司，简称“合思”，原易快报，创立于2014年。这是一家专注为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司。合思档案作为其旗下领先的单套制电子会计档案管理平台，自诞生以来就备受瞩目。

合思在发展过程中成绩斐然，成立以来已累计融资超15亿元人民币。公司始终秉承以客户为中心的服务理念，在全国22个城市设有直营服务网络，并通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。

合思档案基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。它能解放双手释放人的创造力，助力企业实现业财融合，对提升差旅报销合规性也有着积极的推动作用。

使命愿景：携手企业共创档案管理新价值

合思档案不止是一款简单的电子档案管理产品，它更是管理与服务的深度融合。其使命是与企业携手，碰撞出协作的价值。

它致力于助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。通过沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战。

在差旅报销合规性方面，合思档案能够帮助企业建立规范的报销流程和档案管理体系，确保每一笔差旅报销都有迹可循、合规合法。同时，它还能借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

功能模块：全方位覆盖档案管理需求

合思档案拥有丰富多样的功能模块，宛如一个功能强大的档案管理工具箱。其功能模块包括发票（大数据解决方案）、单据（档案扩展解决方案）、凭证（费控系统）、账簿（税务系统）、报表（QA系统）、电子档案（资金系统）、纸质档案（影像系统）、自定义档案（业务系统）、实物备查解决方案（更多系统）、数电票解决方案（共享调阅解决方案）等。

它提供领先的单套制解决方案（标准方案） + 六大场景解决方案，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。

具备电子会计档案全生命周期管理功能，涵盖智能采集（外部生态如规则引擎等、内部如EAI插件等）、预归档服务（归档方案如自动归档等）、基础管理（档号管理如账套管理等、档案储存如原文件管理等）、档案服务（身份调查如全文检索等、实物管理方案如待到单清单等）以及统计分析（进销项统计等）和应用层（辅助审计等）功能。

多源采集功能也是其一大亮点，接口互联可自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件；同时支持手动采集，自主补录不满足系统集成要求的零散会计资料。这些功能对于提升差旅报销合规性至关重要，能够确保差旅相关的票据、凭证等准确归档和管理。

功能亮点：创新引领档案管理新潮流

合思档案在功能上有诸多亮点与创新之处。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。打破物理空间限制，让用户可以在线自由调阅档案。预置规则引擎能自动匹配业务数据、银行回单、会计凭证与发票等，在确保档案完整性的同时，还能自由穿透档案链。这对于差旅报销的审核和管理来说，极大地提高了效率，也有助于提升差旅报销合规性。

采用“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案，按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，进一步保障了差旅报销的合规性。

具有强大的大数据解决方案，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询。深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值，让差旅报销的相关数据管理更加高效和准确。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，满足企业多样化的差旅报销档案管理需求。

优势凸显：与其他产品拉开差距

相较于其他产品，合思档案优势明显。它能为企业节约大量成本，70%节约纸张成本，75%节约整理成本，显著降低企业的显性和隐形成本。在差旅报销管理中，减少了纸质票据的使用和整理成本，提升了差旅报销合规性的同时也降低了成本。

大幅提升检索效率，90%检索效率提升。通过关键词检索，快速定位相关档案，降低查询难度。这使得在审核差旅报销时能够快速找到所需的票据和凭证，提高工作效率，确保报销的合规性。

确保管理合规性，100%管理合规性。满足国家政策要求，实现电子会计档案合规化管理，为企业的差旅报销合规性提供了坚实的保障。

拥有强大的技术实力和安全保障，获得计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证等，通过SOC1、SOC2安全认证，信息安全等级保护三级认证，让企业在使用过程中更加放心，不用担心差旅报销数据的安全问题。

目标用户与应用场景：精准定位服务

合思档案的目标用户包括CEO/高管、归档员/财务、外部审计等。对于CEO/高管，它可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，在差旅报销管理方面为企业提供准确的数据支持，提升差旅报销合规性。

对于归档员/财务，可提高工作效率，告别重复低价值工作，轻松完成档案管理。在处理差旅报销相关档案时，能够更加高效准确地完成工作，确保报销的合规性。

对于外部审计，可实现档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅。方便审计人员对差旅报销进行审查，保障了差旅报销的合规性。

其应用场景广泛。在企业处理数电票业务时，合思档案提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案，支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，确保差旅报销中数电票的合规管理。在实物档案管理方面，“纸电混合”阶段可通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位，对于差旅报销中的纸质票据管理也有着很好的效果。

成功案例：实力见证卓越

海亮教育表示：“此前，老板给我们的要求是——哪一天财务办公室真正没有打印机，我们才真正的实现了无纸化。在完成所有作业、数字化拼图之后，海亮教育所服务的单位由15家增长到298家，作业人员从16人增长到25人，共享单位数量增加18.9倍，作业人员仅增加9人，凭证自动化率达到91.6%。”合思档案的应用让海亮教育在档案管理方面取得了显著成效，也为差旅报销合规性管理提供了有力支持。

徐福记称：“我司多地连锁门店，70 + 分公司，年数据量2.6亿。合思档案上线后全集团无纸化，在线匹配组装，异地线上调阅，管理效率大大提升！”在差旅报销管理上，这种高效的管理模式有助于提升合规性。

中交水规院反馈：“单套制有效支撑了无纸化政策的落地，切实减少了打印存储的成本，系统上线后档案整理耗时、存储空间和耗材的成本均有显著减少。审计工作检查中，公司审计人员通过电子会计档案系统，批量导出电子发票结构化数据，支持其进行审计分析工作，审计人员对电子会计档案系统所带来的便利性和安全性给予了肯定。”这表明合思档案在保障差旅报销合规性方面有着良好的效果。

金牌橱柜表示：“积极响应国家政策，与合思档案通力合作。以聚合化，结构化，业务化的档案数据呈现记录资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效。”在差旅报销管理中，这种便捷的查阅方式有助于确保报销的合规性。

结语：开启企业档案管理新篇章

无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。在提升差旅报销合规性方面，合思档案更是有着不可替代的作用。

如果您的企业也想提升档案管理水平，提高差旅报销合规性，不妨选择合思档案。欢迎企业拨打400 – 105 – 6505咨询，访问www.hosecloud.com了解更多信息，通过微信公众号和小程序获取最新动态。现在，您还可以免费试用合思档案，开启企业档案管理的新篇章！