在当今竞争激烈的商业世界中，企业的数字化转型已成为提升竞争力的关键。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，成立于1995年，是第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务广泛，聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，并且是中国铁塔、中国移动等国际知名企业的设备主流供应商。2022年3月，动力源更是入选了北京市专精特新“小巨人”企业。公司规模庞大，涵盖24个1级部门、81个2级部门，分属5个业务线和2个营销中心，拥有约2400名员工，还有8家子公司、全国30 + 个办事处，甚至在印度、巴基斯坦等国家设立了分支机构。这样一家实力雄厚的企业，在财务数字化转型的道路上，又有着怎样的故事呢？接下来，就让我们一起走进动力源的财务透明报销流程变革之旅。
动力源财务转型的困境迷雾
动力源早在2011年就开启了财务数字化转型和业财融合的征程。他们先后自建了费控系统、采购管理系统等多个系统，试图以此提升财务效率和管理水平。然而，理想很丰满，现实却很骨感。整体流程依然复杂繁琐，各个系统之间仿佛筑起了高高的壁垒，难以实现顺畅的沟通与协作，与最初的预期差距较大。
多系统操作给员工和财务人员带来了极差的体验。员工在提交申请单时，需要在各个系统之间频繁切换，就像在迷宫中寻找出路一样，耗费了大量的时间和精力。而财务人员在处理报销数据时，只能通过手工录入，发票的验真、查重也都依靠手工完成，这些基础性的工作占据了他们大量的时间，使得他们无暇顾及更有价值的财务分析和决策工作。
系统的割裂还导致了数据的分散和信息的滞后。同一个报销信息在多个系统中分散管理，无法及时联动，就像一盘散沙，难以形成有效的合力。财务制度难以落地执行，数据报表只能依赖手工统计，管理者无法实时掌握准确的数据信息，就像在黑暗中摸索前行，难以做出科学合理的决策。
动力源业务覆盖面广，报销模式复杂。业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目，报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。而且不同类型的费用支付方式也各不相同，进一步增加了报销管理的难度。在这样的情况下，动力源急需一套高效、透明的财务报销解决方案，来打破困境，实现财务数字化转型的目标。
合思方案点亮转型灯塔
面对动力源的困境，合思为其量身定制了一套财务数字化解决方案，犹如一盏明灯，照亮了动力源财务转型的道路。
在系统集成方面，合思将动力源HR系统中的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，各个系统之间的数据实现了无缝对接，打破了数据壁垒，为财务透明报销流程奠定了坚实的基础。
合思的“无需报销”模式是一大亮点。业务人员因公消费时，无需垫资、无需开票，消费过程受到申请单和差标管控，确保消费即合规。财务部门则可以统一对账，系统自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单，发票明细自动绑定，凭证自动生成，最后一键归档。这一系列自动化的流程，不仅大大提高了报销效率，还减少了人为错误，确保了财务数据的准确性和合规性。
合思费控系统具有强大的连接能力。通过Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，它支持以标准化方式对接第三方系统，打破了数据流转的壁垒。待审批信息能够自动同步到各部门负责人的系统中，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计的效率。这使得动力源的财务流程更加顺畅，信息传递更加及时，为企业的决策提供了有力的支持。
方案落地的步步为营
合思与动力源的合作是一个循序渐进的过程。双方从项目准备、蓝图设计、系统实现上线准备、功能测试和内部运维各个阶段逐步推进。在这个过程中，双方高层领导高度重视，项目组成员齐心协力，共同推动方案的落地实施。
在系统集成过程中，合思团队对动力源现有的HR系统、BPM系统等与合思费控进行了数据对接和同步设置。他们精心调试每一个环节，确保数据能够准确传输和有效整合。经过不懈的努力，各个系统之间终于实现了数据的互联互通，为财务透明报销流程的实现提供了技术保障。
针对“无需报销”的流程，合思为动力源的员工开展了专业的培训。培训内容包括因公消费免垫资、免开票的操作方式，以及财务统一对账、自动结算等后续流程。通过培训，员工们逐渐熟悉了新的报销模式，能够熟练运用系统进行操作，为方案的顺利实施奠定了人员基础。
合思还不断优化系统连接能力。通过持续改进Open API和自定义流程引擎技术，实现了与第三方系统的有效对接，保障了业务数据的跨系统同步应用。在这个过程中，合思团队始终保持着严谨的态度，不断进行测试和优化，确保系统的稳定性和可靠性。
变革成果彰显转型价值
经过一段时间的实施和优化，动力源的财务透明报销流程取得了显著的成果。
多系统集成使得数据实现了互通，操作体验得到了全面革新。员工报销周期从普遍4周缩减至1周以内，效率提升了300%。这意味着员工不再需要长时间等待报销款项，能够更加专注于工作，提高了工作积极性和效率。
会计工作量大幅缩减，人员成本节约了50%。财务人员不再需要将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等繁琐的流程上，从手动制作单据转变为智能制单，节省了更多的精力去做更有价值的工作，如财务分析、预算管理等。
员工申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了便捷和高效。
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表，管理者可以及时发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确的决策，摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式，提高了企业的管理水平和决策能力。
动力源反馈与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，面对动力源复杂的需求，合思总能第一时间解决。合作只是服务的开始，未来还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。
如果您的企业也面临着财务数字化转型的难题，不妨选择合思。合思拥有广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，已帮助众多企业实现了财务数字化转型。现在就免费试用合思的产品和服务，开启您的财务透明报销流程变革之旅，让有限更有效，提升企业财务效率、降低成本，助力企业降本增效、合规经营和低碳运营。不要错过这个提升企业竞争力的机会，立即联系合思吧！
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