在当今数字化浪潮中，随着数电票试点的稳步推进以及电子凭证会计数据标准的正式发布，会计管理模式正经历着全面而深刻的变革。电子凭证全流程无纸化时代已然来临，这一趋势如汹涌浪潮，推动着企业不得不踏上财务数字化转型的快车道。北京合思信息技术有限公司，作为一家专注于为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，犹如一位得力助手，助力企业深挖净利润，在这场转型浪潮中勇立潮头。今天，就让我们通过一个知名头部数字阅读品牌的真实案例，来深入了解合思是如何帮助企业实现财务数字化转型，尤其是在信息化档案处理方面发挥重要作用的。
困境重重：数字阅读巨头的财务管理之殇
在数字阅读领域，有一家知名的头部品牌，它以丰富的内容资源和优质的用户体验，在市场上占据着重要地位。然而，在企业内部的财务管理方面，却面临着诸多棘手的问题。
该企业的数据分散在内部多个系统之中，业务流程如同被切断的链条，支离破碎。这种数据的分散和业务流程的断裂，使得数据整合成为了一项艰巨的任务。每到财务核算时，工作人员都要在不同的系统中来回奔波，收集和整理数据。这不仅增加了工作的复杂性，还导致费用管控难以有效落地。预算超标就像一颗定时炸弹，随时可能爆发，给企业的财务管理带来了极大的不确定性。
每个财务月，该企业的财务人员平均要处理500多张单据。全量的原始凭证与财务凭证都需要打印、粘贴，这就像一场永无止境的机械劳动。财务人员们每天都在这些低价值的工作中消耗着大量的时间和精力，人效低下成为了制约企业发展的一大瓶颈。
更让人头疼的是，全业务数据的处理都需要打印成纸质副本，用于报销、入账、装盒、上架、归档等一系列流程。这不仅造成了每月大量的纸张浪费，还带来了一系列管理难题。票据原文丢失、档案信息不完整的情况时有发生，业务人员在借阅历史资料时，需要在海量的纸质文件中翻找，就像在茫茫大海中寻找一根针，效率极低，根本无法适应企业快速扩张的需求。在信息化档案处理方面，该企业已经到了必须变革的关键时刻。
合思妙方：量身定制的解决方案
面对该企业在财务管理方面的重重困境，合思凭借其专业的技术和丰富的经验，为其量身定制了一套“消费 – 入账 – 归档”解决方案。这个方案就像一把神奇的钥匙，为企业打开了财务数字化转型的大门，尤其在信息化档案处理方面发挥了巨大的作用。
合思的解决方案助力企业完成了业财平台建设，保障了财务数据的准确性。在审计过程中，企业能够顺利通过，完全符合上市要求。这不仅为企业的未来发展奠定了坚实的基础，也让企业在市场竞争中更具信心。
在财务及时性方面，合思的方案带来了显著的提升。结账时间从原来的T + 15大幅提升到T + 7，到了年底，预计还能进一步提升到T + 5。这就意味着企业能够更快地获取财务数据，及时做出决策，提高了企业的运营效率。
该方案还灵活覆盖了因公消费的全场景。员工再也不需要垫资、报销，费用业务数字化如同春风化雨，渗入到日常办公的每一个角落。企业管理以人为本的理念得到了充分体现，员工的工作体验得到了极大的改善。
值得一提的是，合思的方案紧贴双碳目标号召。通过单套制管理会计档案，大幅降低了纸质耗材的使用，实现了“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面数字化转型。在信息化档案处理上，这无疑是一次革命性的突破，不仅提高了档案管理的效率，还为企业节约了大量的成本。
成效显著：转型带来的多重红利
通过采用合思的解决方案，该企业在多个方面取得了显著的成效，尤其是在信息化档案处理方面，实现了质的飞跃。
增效：效率提升的全方位变革
在增效方面，企业实现了实时掌握付款进度。财务人员再也不需要耗费大量时间进行单点沟通，工作效率得到了极大的提高。在档案整理方面，消除了凭证维度、单据维度、发票维度、银行回单维度整理所耗费的工时，提升了档案整理效率。同时，企业形成了财务数字档案室，丰富了档案调阅场景，提升了借阅效率。通过精准的实物档案定位，在海量的档案中也能快速找到所需的文件，提升了实物档案查找效率。信息化档案处理的高效性得到了充分体现。
降本：成本节约的显著成果
在降本方面，合思的方案发挥了重要作用。通过对费用的有效管控，减少了差旅超标情况，有效改善了预算超额的问题。减少了手工记账、人工整理档案的人力成本，同时也减少了财务凭证等产生的纸张及过程中的成本浪费。此外，数字化档案管理减少了财务档案的空间占用，节约了空间成本。企业在成本控制方面取得了显著的成效，为企业的可持续发展提供了有力支持。
合规：严格遵循法规要求
在合规方面，合思的解决方案为企业提供了有力的保障。发票OCR识别验真功能，有效保障了企业费用的合规性。审批流转路径清晰可视，能够有效管理员工借款与核销。在档案管理方面，保证了财务档案的原生性存储，规避了电子化时代带来的档案管理风险，高度贴合最新档案法要求以及最新财务档案管理办法要求。企业在合规运营方面更加放心，能够专注于自身的发展。
先进：引领行业数字化潮流
合思的方案还体现了其先进性。灵活覆盖因公消费全场景，员工无需垫资、无需报销，费用业务数字化渗入日常办公，企业管理以人为本。紧贴双碳目标号召，单套制管理会计档案大幅降低纸质耗材，实现“消费 – 报销 – 入账 – 归档”的全面推进数字化转型。在信息化档案处理方面，该企业走在了行业的前列，为其他企业树立了榜样。
未来可期：合思引领财务数字化新风尚
合思的解决方案帮助该企业解决了财务管理中的诸多难题，实现了增效、降本、合规等多方面的成果，尤其在信息化档案处理方面取得了显著的成效，助力企业完成了财务数字化转型。随着电子凭证数字化转型的不断推进，企业有望进一步释放数据价值，加深业财融合，实现更高效的运营和管理。
合思拥有强大的功能和服务，差旅申请、商旅线上订购、发票采集等多种功能一应俱全。同时，还提供定制化服务、持续更新升级等优势，能为不同企业提供个性化的财务数智化解决方案。无论是在信息化档案处理还是其他财务管理环节，合思都能为企业提供全方位的支持。
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