合思档案：引领企业财务档案管理数字化转型

在数字化浪潮席卷而来的今天，企业财务档案管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025 年数电票全覆盖的目标日益临近，这标志着企业正式迈入“数字化凭证时代”，财务档案管理的信息化建设迫在眉睫。传统的纸质档案管理模式，在这个全新的时代背景下，其弊端愈发凸显。

纸电混合时代，企业不同层级的人员都深受传统纸质档案管理之苦。企业高管面对的是巨额的管理成本和庞大的储存占地问题，同时，分散的档案数据难以汇总整理，无法为企业决策提供有效的分析支持。财务人员则陷入了海量档案数据的整理困境，手动逐一匹配、核对确认的工作枯燥繁复，耗费大量时间和精力。业务人员在出差、招待后的报销流程中，需要留存并上交纸质票据，繁琐的流程严重影响了工作效率。

传统纸质档案管理还存在着诸多成本和风险问题。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，同时，档案室、档案柜等存储空间的需求也给企业带来了沉重的负担。高隐形成本上，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅的条件颗粒度粗糙，导致档案数据无法得到有效利用。更严重的是，高合规风险时刻威胁着企业，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力因素还可能导致纸质档案损坏。

不过，国家政策为企业的财务档案管理指明了方向。国家大力支持电子会计档案管理，明确肯定了电子档案的法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已然到来。然而，企业在推行数字化的过程中，归档、储存环节的纸质文件储存问题仍然亟待解决。此时，保证档案原生性，实现企业全面数字化，成为了企业的迫切需求。而合思档案产品的出现，正是为了解决这些难题，为企业提供了专业的“电子会计档案管理平台”。

合思档案：多元方案解锁档案管理新可能

合思档案为企业提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，能够满足企业在不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配，确保各类档案应收尽收。

单套制解决方案具有诸多显著优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，保证了财务档案证据链的完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件混序归档，大大提高了归档效率。同时，会计档案无需打印，真正做到了应收尽收，确保档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则为企业提供了更大的灵活性。它可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式 OpenAPI 和自定义档案目录，帮助企业扩展档案管理范围，实现不同档案类型的高效管理。该方案提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化，企业可根据自身管理需求自定义归档目录。

数电票解决方案更是为企业应对数电票管理难题提供了有力支持。它实现了数电票多渠道获取、验签、解析、自动填报、入账、封装、归档端到端全流程自动化。支持以数电票为代表的符合电子凭证深化试点的 9 类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL 封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理。电票管理系统在其中发挥了关键作用，确保数电票管理的高效、准确。

合思档案：核心功能铸就管理优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能，这些功能为企业的财务档案管理带来了显著的优势。

多源采集功能是合思档案的一大亮点。它支持接口互联和自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式 Open API 实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，该功能支持自定义数据采集方案，满足不同场景的采数需求。对于不满足系统集成要求的纸质文件、电子文件等零散会计资料，还支持多种便捷手动数据补录方式，确保各类档案数据都能被有效采集。电票管理系统在多源采集过程中，能够高效处理数电票等电子凭证的采集工作。

智能制档功能则大大提高了档案制作的效率和准确性。通过规则引擎，它可以实现自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的凭证、单据、发票及银行回单等核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据，减少了 90%的人工匹配工作量。此外，还有辅助人工整理的关联检索、全文检索等辅助功能以及手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化，让档案制作更加智能、便捷。

档案管理功能具有权限管理精准管控的特点。它支持自定义创建用户管理角色，支持隔离各核算账套数据权限，支持按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。同时，档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，支持档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，支持灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口，便于对外提供。电票管理系统在档案管理过程中，能够确保数电票等电子档案的安全存储和有效管理。

档案应用功能实现了电子与实物档案的高度融合。多维检索满足了多场景查询需求，支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，支持按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索，服务“导入式”批量检索需求。一站式预览，穿透联查功能智能搭建了凭证、业务单据、发票以及银行回单等多种类型组合关系结构树，实现了业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯，让档案查询更加高效、便捷。

合思档案：实际应用彰显卓越成效

众多企业已经亲身体验了合思档案带来的显著变化。

某企业年单据量高达 2.6 亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。使用合思档案后，通过电票管理系统等功能，实现了多系统采集数据，业务、财务数据应收尽收。自动匹配组装档案，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现电子化，借阅管理信息化，安全保障可追溯。同时，简化了装订流程，1 分钟即可快速定位数据，减少了打印与邮寄，达到了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效的管理成效。

某世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准/会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合、政策落地难等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保，积极响应政策。整理匹配效率提升了 80%，存储空间成本减少了 300 册/年，释放了 1/3 的存储空间，纸张打印成本减少了 100 万张纸/年。电票管理系统在该企业的应用中，有效解决了数电票管理的难题，提高了档案管理的效率和合规性。

某企业存在低效的档案管理现状，如整理环节繁琐、保管环节分散、存储环节依赖纸质档案、管理方式落后等，以及档案管理痛点，如会计档案散落各系统、日常检索困难、纸质档案易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。使用合思档案的单套制管理方案后，实现了统一储存，打破了数据孤岛，业务证据链完整，实现了业财一体双向穿透，数据共享，一站式查阅便捷高效，全生命周期管理可控，有效减低了财务管控风险。预估节省总体成本 30W +/年，合规性管理达到 100%，档案匹配耗时减少了 84%，档案查询耗时减少了 80%。电票管理系统在该企业的档案数字化转型中发挥了重要作用。

某中国最大的 K12 民办教育集团之一存在低效的档案管理现状，如采集环节数据提取困难、存储环节占用空间且易损坏、整理环节繁琐易出错、利用环节查找不便等问题。采用合思档案的单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。电票管理系统为该集团的数电票管理提供了有力支持，提升了档案管理的整体水平。

在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是企业降本增效的目标，电子会计档案都已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案作为专业的电票管理系统和电子会计档案管理平台，拥有专业的服务团队和强大的技术支持，能为企业提供全方位的财务数智化服务，帮助企业解决财务档案管理的难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。众多知名企业，如广东某高校、中交集团、好想味、金牌厨柜等都选择了合思档案，企业可以放心选择合思档案，开启财务档案管理的新篇章。如果您想进一步了解合思档案，可拨打 400 – 105 – 6505 电话，访问 www.hosecloud.com 网站，或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码等方式联系合思。现在，您还可以免费试用合思档案，亲身体验其带来的卓越价值。