在数字化浪潮的席卷下，数电票正以前所未有的速度重塑企业的财务格局。相关政策明确指出，2025年将完成数电票全覆盖，这意味着企业财务的归档与存档管理面临着全新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。传统的归档与存档管理方式已显得力不从心，难以适应这一新时代的要求。
在纸电混合时代，企业不同角色面临着各自的归档与存档管理难题。企业高管苦恼于纸质档案管理成本巨大，不仅储存占地，而且档案数据缺乏汇总整理，难以进行有效的分析利用。财务人员则被海量的档案数据折磨，整理工作耗时耗力，手动逐一匹配、核对确认的过程枯燥又繁复。业务人员在出差、招待后，报销的纸质票据留存再上交流程繁琐，浪费了大量时间。
传统的归档与存档管理方式还存在诸多弊端。高显性成本方面，纸质凭证输出的耗材成本居高不下，档案室、档案柜等存储空间需求庞大。高隐形成本也不容忽视，手工装册归档的重复性工作量巨大，查询调阅条件粗糙，数据无法有效利用。此外，还存在高合规风险，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，不可抗力可能导致纸质档案损坏。企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然存在，数据存储线下载体无法保证档案原生性，影响企业财务归档与存档管理的合规及全面数字化。
合思档案整体解决方案：多元覆盖，满足多样需求
合思档案为企业提供了一套全面的归档与存档管理解决方案，包括领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，广泛连接业财系统，能够实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装，通过线上一套电子数据进行管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询。纸质原文件可以混序归档，随到随归、无需排序及组装，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实、合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，进行全流程扩展管理。生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展归档与存档管理范围，实现不同档案类型的高效管理。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供一对一、一对多、多优先级等不同组合形式的档案匹配组装能力。依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。同时，创造性地提供财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。
合思档案核心功能亮点：科技赋能，提升管理效能
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多源采集：灵活集成，数据尽收
合思档案在多源采集方面表现出色。它支持接口互联，自主采集，基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，也支持手动采集，自主补录，提供多种便捷的手动数据补录方式。 -
智能制档：规则驱动，高效关联
智能制档是合思档案的一大特色。通过规则引擎自动组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。字段映射让查阅更便捷，已完成业务证据链组装的档案数据可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射。 -
档案管理：精准管控，灵活扩展
合思档案的档案管理功能具备权限管理，精准管控。支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围也可自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类，档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等，能够灵活拓展档案目录框架，动态自动封装归档接口。 -
档案应用：多维检索，穿透联查
在档案应用方面，合思档案实现了多维检索，满足多场景查询需求。支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。同时，还能实现一站式预览，穿透联查，智能搭建多种类型组合关系结构树，实现业务单据、发票、银行回单维度与会计凭证维度的双向联查、相互追溯。
企业使用合思档案收益：降本增效，合规增值
使用合思档案，企业能够获得显著的收益。在降本增效方面，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%，彻底告别传统手工归档，让企业更有效地“收紧钱袋子”。
在合规管理上，合思档案符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，满足《会计档案管理办法》《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》等政策规定，实现档案全生命周期管理闭环，保障财务合规。
合思档案还能让数据“活起来”，真正利用档案数据，实现数据价值。它补足了企业信息化建设的空白，拉通业财税档全链路，从数据到决策，为企业决策提供支持。同时，实现资源重组，前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，成为闭环全量业财系统的“连接器”，实现企业效益最大化。
合思档案企业场景应用：精准适配，解决痛点
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集团型企业：统建共享，标准合规
对于集团型企业来说，档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准、会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理，财务信息难整合等问题一直困扰着企业。合思档案的共享中心统建方案，能够解决这些问题，实现标准化落地，力保电子会计档案合规，同时做到低碳环保。 -
多系统企业：统一储存，数据共享
多系统企业存在会计档案散落各系统，档案数据未有效整理利用，日常检索依赖多端系统分散查询，纸质档案管理为主，实物翻阅效率低、易损坏、易丢，电子发票、电子银行回单存档不合规范等问题。合思档案的单套制管理方案可实现统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理。 -
教育集团：集成智能，简化流程
教育集团面临业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，电子发票打印、查重、验伪耗时费力，实物存档占用空间，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散，无法智能搜索、准确查找等问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理等方案，简化会计管理流程，提高工作效率。
合思档案客户成功案例：实力见证，成效显著
某企业年单据量高达2.6亿，会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题严重影响了企业的运营。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。例如，数据加载仅需30s，关联匹配15min，凭证与单据关联次数达到350亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准、会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。合思档案的单套制管理方案实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
中国最大的K12民办教育集团之一，在采集、存储、整理、利用等环节存在低效问题。合思档案通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
在当前经济环境下，无论是政策推动、合规要求，还是为了降本增效，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案能助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。合思在北京、上海、杭州等多地设有服务地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您的企业也面临着归档与存档管理的难题，不妨选择合思档案，开启免费试用，体验高效档案管理之旅。
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