在数字化浪潮的席卷下，企业的财务管理正面临着前所未有的挑战与机遇。2025年数电票全覆盖的目标日益临近，企业的财务档案管理不得不直面新的挑战，信息化建设的短板亟待补齐。因数电票管理的特殊性，企业急需专业的“电票管理系统”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
在纸电混合时代，企业的各个层面都面临着档案管理的困境。企业高管常常为纸质档案管理成本居高不下而烦恼，不仅需要花费大量资金用于纸张、印刷和存储设备，而且占地空间大，管理效率低下。更重要的是，档案数据缺乏有效的汇总整理，难以进行深度分析和利用，无法为企业的决策提供有力支持。
财务人员则深陷于繁琐的档案数据处理工作中。每天需要处理大量的纸质票据，整理、匹配和核对工作不仅耗费时间和精力，而且容易出错。手动逐一匹配和核对确认的工作方式，使得财务人员的工作枯燥乏味，效率低下。
业务人员在出差、招待等活动后，报销的纸质票据留存和上交流程也十分繁琐。从收集票据到整理、粘贴，再到提交审批，每个环节都需要花费大量的时间和精力，影响了业务人员的工作效率。
此外，企业在推行数字化过程中，虽然通过OA系统、资金系统等建设解决了部分线上业务处理问题，但在归档和储存环节，仍然面临着纸质文件储存和数据存储线下载体的问题。保证档案的原生性是确保企业财务档案管理合规、实现全面数字化的关键。纸质档案不仅存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；还存在高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；更存在高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。
面对这些困境，合思档案应运而生，为企业提供了一套全面、专业的电票管理系统解决方案。
多元方案满足多样需求
合思档案提供了领先的单套制解决方案（标准方案）以及六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现了发票、回单、凭证、单据和自定义档案的自动匹配、应收尽收，能够满足企业不同场景下的档案管理需求。
单套制解决方案具有诸多优势。它实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。企业的业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，通过线上一套电子数据管理，确保财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。档案数据之间建立了完整的勾稽关系，相互可穿透查询，纸质原文件可以混序归档，大大提高了效率。会计档案无需打印，应收尽收，保证了档案数据的完整、真实和合规。
档案扩展解决方案则允许企业自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录，企业可以扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录和自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口的配置化。企业可以根据自身的管理需求，自定义归档目录，满足个性化的档案管理需求。
证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供了不同组合形式的档案匹配组装能力。它依照不同类型档案规则，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整的档案证据链。同时，该方案创造性地提供了财务视角下的完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链的完整性，保障财务合规。
核心功能凸显专业优势
合思档案的电票管理系统拥有一系列核心功能，展现了其在电子会计档案管理方面的专业性和独特性。
多源采集功能支持接口互联和自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API，实现快速集成，并预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，同时支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，系统还支持手动采集和自主补录，提供了多种便捷的手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等。
智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据的自动匹配组装。会计档案关联规则可以可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。此外，系统还具备关联检索等辅助功能和手工关联等修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射，已完成业务证据链组装的档案数据可以通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员更便捷地查询和分析数据。
专用格式版式文件功能可自主采集结构化字段信息，摆脱了传统文件存储形式，实现了数据与可读文件的实时转化，降低了企业档案存储成本。系统支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件可以自定义调配生成，使档案具有更强的可扩展性。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间的业务关系，展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同的业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据的完整性。检测结果可查阅、可追溯。
成功案例见证卓越成效
合思档案的电票管理系统已经在众多企业中得到了广泛应用，并取得了显著的成效。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据、自动匹配组装档案的解决方案，实现了档案管理的电子化和借阅管理的信息化，简化了装订流程。管理成效显著，业务和财务数据可以穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，档案管理实现了自动化，流程得到精简，降本增效明显。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配耗时15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。
世界上最大的重型装备制造商之一的企业，存在档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。实施后，该企业实现了标准化落地，确保了电子会计档案的合规性，达到了低碳环保的效果。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本每年减少300册，释放了1/3的空间，纸张打印成本每年减少100万张纸。
某企业的档案管理现状低效，会计档案散落于各系统，数据未得到有效整理和利用，日常检索依赖多端系统分散查询，以纸质档案管理为主，实物翻阅效率低。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、业务检测方案、跨系统调阅方案。实施后，该企业实现了统一储存，业务证据链完整，数据共享，实现了全生命周期管理。预估节省总体成本30W + /年，合规性管理达到100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
中国最大的K12民办教育集团之一的企业，在采集、存储、整理、利用环节存在诸多问题，如业务系统多、数据隔离，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐等。合思档案的单套制管理方案包括数据集成方案、智能化制档方案、电子原文件独立管理。实施后，该企业以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。无论是政策推动、合规要求，还是为了帮助企业降本增效，合思档案都能助力企业解决“纸 + 电”档案原生态存储形态下的档案管理痛点，推动企业财务无纸化、低碳发展和数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。
合思秉承以客户为中心的服务理念，在北京、杭州、南昌设立了研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。目前，已有7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现了降本增效、合规经营和低碳运营。合思档案拥有计算机软件著作权、国家发明专利证书、ISO信息安全管理体系认证，国家四部委官方试点100%成功验收，具备强大的技术实力和安全保障。
如果您的企业也想抓住数字化转型的机遇，实现电子会计档案管理的变革和提升，不妨选择合思档案。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站、扫描微信公众号二维码和微信小程序二维码等方式联系合思，获取专业的电票管理系统解决方案，还可免费试用，开启企业财务档案管理的新篇章。
