在发票数字化趋势的浪潮席卷之下，企业的财务管理正经历着前所未有的变革。世界 500 强旗下的一家教育服务品牌，也敏锐地察觉到了这一发票数字化趋势带来的机遇与挑战。在企业不断发展壮大的进程中，该品牌在财务管理方面遭遇了重重难题，急需一套专业的解决方案来提升管理效能，实现数字化转型。而合思，凭借其先进的技术和丰富的经验，成为了该企业的理想合作伙伴。
教育巨头的财务困境
在发票数字化趋势不断演进的当下，这家教育服务品牌却被传统财务管理模式所束缚。其业务和财务系统错综复杂，宛如一座迷宫。
企业内部的业务、财务系统数量众多，且彼此独立运行，数据之间无法实现互通。这就好比各个部门之间被一堵无形的墙隔开，信息无法顺畅流通。在这种情况下，想要提取结构化数据犹如大海捞针，困难重重。
电子发票的管理更是让人头疼不已。打印、查重、验伪等工作不仅耗时费力，还造成了大量纸张的浪费。实物存档同样问题多多，占用了大量的物理空间，需要专人进行管理，成本居高不下。而且，档案损坏的情况时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作，不仅耗费了大量时间，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿、报表的装订要求极高，每一步都需要小心翼翼，费时费力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅也缺少留痕，无法实现多人借阅，导致档案资产的利用率极低。
合思定制全生命周期电子化档案方案
面对该企业的诸多难题，合思在发票数字化趋势的指引下，为其量身定制了一套全生命周期的电子化会计档案管理方案。
合思的方案具有强大的连接能力，能够广泛连接异构系统，而且 0 开发成本介入，确保档案应收尽收。档案的数据来源十分丰富，涵盖了电子档案、自研 OA 以及企业原有的各种系统等。通过 40 多种自动封装接口，能够高效地实现数据收集。
接口传输方式也多种多样，影像支撑、外部设备扫描、人工上传等方式一应俱全，满足了企业不同场景下的数据收集需求。
自动归档功能更是合思方案的一大亮点。它涵盖了智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等各个环节，实现了档案管理的全流程自动化。
方案落地步步为营
在发票数字化趋势的推动下，合思与该企业紧密合作，将方案中的各项功能逐步落地实施。
首先是数据采集接口的对接。合思的技术团队深入了解企业原有的系统架构，精心设计并实现了数据采集接口的无缝对接，确保数据能够准确、及时地传输到新的系统中。
接着是档案管理流程的优化。针对企业原有的复杂流程，合思进行了全面梳理和优化，去除了繁琐的环节，提高了流程的效率。
为了确保企业员工能够熟练使用新的系统，合思还对企业员工进行了专业的培训。培训内容涵盖了系统的操作方法、业务流程的变化等方面，使员工能够迅速熟悉新的系统和操作流程，保障了方案的顺利推进。
在实施过程中，合思不断进行测试和优化。针对出现的问题，及时进行分析和解决，确保系统的稳定性和可靠性。每一个细节都经过了精心打磨，力求为企业提供最优质的服务。
数字化转型成果斐然
经过一段时间的实施，合思的解决方案在发票数字化趋势下取得了显著的成果。
该企业年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，大大简化了会计管理流程，提高了工作效率。
档案的查询变得更加便捷。通过多维度穿透查询功能，以电子借阅为主，简便高效，提升了档案的利用效率。员工再也不用在堆积如山的纸质档案中苦苦寻找所需信息，节省了大量的时间和精力。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率 91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。这意味着企业在不增加大量人力成本的情况下，实现了业务的快速发展。
财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本。企业再也不用为了存放大量的纸质档案而租赁昂贵的仓库，也减少了因档案损坏而带来的损失。
客户高度认可合作成效
企业财务相关负责人对合思的解决方案给予了高度评价。他表示，在发票数字化趋势下，合思的方案有效解决了企业财务管理中的痛点问题，提高了工作效率，降低了成本，提升了企业的数字化管理水平。
他还充满信心地表示，有了合思的支持，企业有信心在 2024 年实现财务数据自动化率 97%以上。这不仅体现了企业对合思方案的信任，也证明了合思在发票数字化趋势下的强大实力。
携手合思开启财务新征程
如果您的企业也面临着类似的财务管理难题，在发票数字化趋势的大背景下，不妨选择合思。合思拥有专业的团队和丰富的经验，能够为不同行业、不同规模的企业提供定制化的服务。
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