合思电子档案共享平台：开启会计档案管理新时代

在当今纸电混合的时代，企业会计档案管理正面临着前所未有的挑战。对于企业高管而言，纸质档案管理成本高昂，不仅占用大量空间，而且档案数据难以分析利用，如同将宝贵的资源深埋地下却无法挖掘其价值。财务人员更是苦不堪言，需要手动逐一匹配、核对大量档案数据，工作枯燥又繁复，效率低下。业务人员报销纸质票据时，流程繁琐，耗时耗力。

传统会计档案管理存在着诸多问题。显性成本居高不下，纸质凭证输出的耗材成本如同流水般不断消耗企业资金，档案室等存储空间需求巨大，给企业带来了沉重的负担。隐形成本也不容小觑，手工装册归档的重复性工作量大，查询调阅数据时不能有效利用，导致时间和精力的浪费。同时，合规风险也如达摩克利斯之剑高悬头顶，电子会计凭证文件缺乏有效的管理手段，纸质档案易因不可抗力损坏，给企业带来潜在的损失。

即使企业在推行数字化过程中解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，无法保证档案原生性，这严重影响了企业财务档案管理的合规性及全面数字化进程。随着数电票的快速扩张，企业面临着新的挑战，数电票管理要求特殊，须经过验签、解析以XML格式存档，XBRL文件要求写入财务入账信息，企业急需专业的电子会计档案管理平台，而合思电子档案共享平台正是企业的理想之选。

合思档案全面解决方案：破局会计档案管理难题

合思电子档案共享平台为解决行业痛点提供了全面的解决方案。它提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，能够广泛连接业财系统，实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收，满足企业不同场景下的档案管理需求。

对于CEO/高管来说，合思电子档案共享平台就像是一位得力的财务助手。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过该平台，企业可以降本增效，实现绿色低碳运营，在激烈的市场竞争中占据优势。

对于归档员/财务人员而言，合思电子档案共享平台是提高工作效率的神器。它让财务人员告别重复低价值的工作，实现档案数据同源、全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理工作。同时，还能提高档案利用效率，让财务人员从繁琐的档案管理中解脱出来，将更多的精力投入到核心业务中。

在服务外部审计时，合思电子档案共享平台的优势更加明显。它可实现档案外审在线化、可溯源，支持一键查询借阅，权限一键下放/回收。这使得财务人员无需与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率，也减少了不必要的麻烦。

合思档案核心功能亮点：科技赋能档案管理

合思电子档案共享平台拥有众多核心功能亮点，为企业的档案管理提供了强大的技术支持。
– 多源采集
灵活多样的档案数据获取方式：该平台的多源采集功能支持接口互联、自主采集。基于跨系统数据集成要求，它提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时，还支持自定义数据采集方案，满足企业个性化的需求。此外，它还支持手动采集、自主补录，可对单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业提供了更加灵活的档案数据获取方式。
– 智能制档
高效精准的档案组装与关联：智能制档是合思电子档案共享平台的一大特色功能。通过规则引擎，它可以自动组装会计档案，不同系统、类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少90%的人工匹配工作量。同时，还提供关联检索等辅助功能和手工修正操作，关联任务执行进度可视化。通过字段映射让查阅更便捷，打破业务属性标签，实现凭证数据业务化、业务数据财务化，大大提高了档案管理的效率和精准度。
– 专用格式版式文件
创新的档案存储与扩展方式：专用格式版式文件是合思电子档案共享平台的又一创新功能。它可自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。同时，支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表等版式文件自定义调配生成，使档案更具可扩展性，满足企业多样化的档案管理需求。
– 档案管理
精细管控与灵活扩展的完美结合：在档案管理方面，合思电子档案共享平台做到了精细管控与灵活扩展的完美结合。权限管理精准管控，支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段维护等，还规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持不同核算单位按不同编号规则，为企业提供了更加安全、便捷的档案管理体验。

用户使用合思档案收益：看得见的价值提升

使用合思电子档案共享平台，企业能够获得显著的收益。
– 降本增效
节约成本，提高效率：该平台可以显著节约企业的成本，可节约纸张成本70%、整理成本75%，检索效率提升90%。实现档案不打印，更有效地“收紧钱袋子”，彻底告别传统手工归档，让企业在当前经济环境下实现降本增效的目标。
– 全链路拉通
补足信息化建设空白：合思电子档案共享平台成为闭环全量业财系统的“连接器”，补足了企业信息化建设的空白，拉通了业财税档全链路。它让企业的各个业务环节更加紧密地联系在一起，实现数据的流畅流通和共享，提高企业的整体运营效率。
– 数据价值挖掘
让数据“活起来”：通过该平台，企业能够真正利用档案数据，实现数据价值。从数据到决策，为企业提供有力支持，让企业在市场竞争中做出更加明智的决策。
– 资源重组与效益最大化
提升管理能效：合思电子档案共享平台实现了前后端数据同源，流程全息贯通，管理能效提升，使企业资源得到重组，效益最大化。它让企业的各项业务更加协同高效，提升企业的核心竞争力。

合思档案典型场景：满足多样化业务需求

合思电子档案共享平台适用于多种典型场景，能够满足企业多样化的业务需求。
– 数电票场景
全流程闭环管理：在数电票场景下，合思电子档案共享平台提供数电票接收 – 入账 – 归档一体化解决方案。它支持9类电子凭证多渠道获取、验签、验真、解析、自动填报、入账、XBRL封装、归档等操作，实现数电票全流程闭环管理，帮助企业轻松应对数电票管理的挑战。
– 实物备查场景
创新管理与便捷利用：在“纸电混合”阶段，合思电子档案共享平台通过纸电介质分策略、归档纸电统计、二维码状态同步完成实物档案全流程管理及定位。它实现了实物档案的创新管理和便捷利用，支持打标 – 到单 – 装盒 – 上架等流程，还可进行集团共享批量作业，服务单套制，提供线下实物备查清单及档案装盒清单，为企业的实物档案管理提供了更加高效的解决方案。
– 共享调阅场景
多维度精细查询：该平台满足企业多维度、精细化的档案查阅需求，支持按照财务档案的多维度查询条件和一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力。便于使用人员快速查找完整业务链数据，不同人员如财务人员、业务人员、审计人员、管理人员都有相应适用的查询方式，让企业的档案查询更加便捷高效。
– 证据链完整性检测场景
保障财务合规：通过可视化的规则引擎，合思电子档案共享平台提供不同组合形式的档案匹配组装能力，将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。它自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规，如检测涉及资金类业务是否包含回单、凭证与回单关联金额是否相符等，为企业的财务安全保驾护航。

合思档案客户成功案例：真实见证卓越价值

众多企业已经选择了合思电子档案共享平台，并取得了显著的成效。
– 某企业年单据量达2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思电子档案共享平台通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效，数据指标良好，如数据加载30s、关联匹配15min等。
– 世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理难等问题。合思电子档案共享平台采用单套制管理方案，实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。管理成效包括实现标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保，整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
– 某企业存在低效的档案管理现状和档案管理痛点，如档案散落各系统、检索依赖多端系统、纸质档案管理问题多、电子发票存档不合规范等。合思电子档案共享平台的单套制管理方案包括数据集成、业务检测和跨系统调阅方案。管理成效显著，实现了统一储存、业务证据链完整、数据共享和全生命周期管理，预估节省总成本30W + /年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。
– 中国最大的K12民办教育集团之一存在业务系统多数据隔离、纸质票据处理困难、实物存档问题多、整理流程复杂、利用不便等问题。合思电子档案共享平台通过数据集成、智能化制档和电子原文件独立管理方案，以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，实现了档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。

在当今数字化时代，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思电子档案共享平台具备广泛连接的能力，能连接各类异构业财系统，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。它拥有100%自动归档能力，强大的规则匹配能力减少人工介入；符合国家政策要求，实现电子会计档案合规性管理；具备灵活承接、持续迭代的能力，能满足接收管理数电票的要求并及时应对变化。众多知名企业如海亮教育、徐福记、中交水规院、金牌橱柜等都已选择合思电子档案共享平台并取得良好成效。如果您也想解决会计档案管理难题，不妨免费试用合思电子档案共享平台，开启企业档案管理的新篇章。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站是www.hosecloud.com，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。