在发票电子化趋势的浪潮下，企业的财务档案管理正面临着前所未有的变革。金牌橱柜家居科技股份有限公司，作为国内高端整体厨柜及定制家居的专业服务商，自1999年成立以来，已取得了令人瞩目的成就。它拥有国家认定厨房工业设计中心，是国家认定“智能制造示范企业”，在全球有超4000家高端品牌专卖店，海内外建有5大专业生产基地，企业人数达6000 + ，92家归档主体。如此庞大的规模，也让其在财务档案管理方面面临着诸多挑战。年记账凭证量达2198061张，年业务单据量494949张，年银行回单量177744张，年发票量123247张，光是装订配耗时预估就达66天/年，档案查找耗时预估30天/年，打印成本预估180000元/年，存储空间成本90000元/年，打印成本100000元/年。在发票电子化趋势的大背景下，这些传统的财务档案管理方式显然已经难以适应企业的发展需求。而合思的出现，为金牌橱柜带来了全新的解决方案。
金牌橱柜财务档案管理困境凸显
- 整理之困：数据散落难利用
在发票电子化趋势下，金牌橱柜的财务档案整理环节问题重重。会计档案分散在各个系统中，形成了一个个数据孤岛。这导致档案数据难以得到有效利用，工作人员需要逐一进行打印、手工匹配、组装、装订和上架等繁琐操作。每一张凭证、每一份单据都需要人工去处理，不仅耗费大量的时间和精力，还容易出现错误。这种低效率的整理方式，在发票电子化趋势不断推进的当下，显得愈发格格不入。 - 保管之忧：流程繁琐待优化
财务档案的保管环节也存在着诸多问题。按照规定，财务需要临时保管1年，1年后再移交综合档案管理。这一过程涉及到大量的交接工作，容易出现档案丢失或损坏的情况。而且在发票电子化趋势下，纸质档案的保管方式已经逐渐落后，不仅占用大量的存储空间，还不利于数据的长期保存和查询。 - 存储之难：空间成本压力大
独立档案室管理虽然看似规范，但存放纸质档案却带来了巨大的存储压力。随着企业业务的不断发展，档案数量日益增多，需要不断扩充存储空间，这无疑增加了企业的成本。在发票电子化趋势下，传统的存储方式已经无法满足企业对档案管理的高效、便捷需求。 - 管理之痛：查询效率极其低
在管理利用方面，金牌橱柜主要以纸质档案管理为主。每年提供实物稽查时，工作人员需要人工逐一翻查，这不仅耗费大量时间，而且查询效率极低。在发票电子化趋势下，这种传统的查询方式已经严重影响了企业的财务管理效率，无法及时为企业决策提供准确的财务信息。
合思妙方化解档案管理难题
- 统一存储：打破数据孤岛壁垒
合思为金牌橱柜提供的解决方案，首先就是打破数据孤岛。通过统一存储，将凭证、单据、合同、回单等四证进行整合，实现统一储存、统一标准和统一管理。在发票电子化趋势下，这种方式能够让企业的财务档案数据得到有效的整合和利用，避免了数据的分散和浪费。工作人员可以在一个平台上轻松获取所需的档案信息，大大提高了工作效率。 - 业务证据链：构建完整业务脉络
合思注重会计资料之间关系的搭建，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。在发票电子化趋势下，这一解决方案能够让企业的财务数据与业务数据紧密结合，形成一个完整的业务脉络。通过业务证据链的构建，企业可以更加清晰地了解每一笔业务的来龙去脉，为财务管理和决策提供有力支持。 - 数据共享：一站式查阅便捷高效
合思以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，实现了数据共享和一站式查阅。在发票电子化趋势下，这种方式让档案查询变得更加便捷高效。工作人员只需在平台上输入关键词，即可快速找到所需的档案信息，无需再像以前那样在大量的纸质档案中逐一查找。这不仅节省了时间和精力，还提高了查询的准确性。 - 银行回单无纸化：降本增效新突破
在发票电子化趋势的推动下，合思实现了银行回单的无纸化管理。海量银行回单自动采集、切割、组装，全面实现无纸化。这一举措不仅减少了纸质回单的打印和存储成本，还提高了回单处理的效率。通过自动采集和处理，银行回单能够及时、准确地与相关业务进行匹配，为企业的财务管理提供更加及时的信息支持。
方案实施推动转型之路
合思运用自身的电子会计档案管理平台，通过开放式接口互联自主采集档案数据。在发票电子化趋势的引领下，这一平台能够快速、准确地采集企业的财务档案数据，并进行智能关联、自动组装等操作。通过逐步实施这一解决方案，合思为金牌橱柜实现了档案管理的数字化转型。从传统的纸质档案管理方式，逐步过渡到电子化、数字化的管理模式，让企业的财务档案管理更加高效、便捷。
成果显著效益立竿见影
- 时间成本大幅降低
实施合思的解决方案后，金牌橱柜在档案管理方面取得了显著的成果。档案匹配耗时减少了84%，档案查询耗时减少了80%。在发票电子化趋势下，这些时间成本的降低，让企业的财务管理效率得到了极大的提升。工作人员可以将更多的时间和精力投入到更有价值的工作中，为企业创造更多的效益。 - 总体成本有效节省
在成本方面，预估节省总体成本30万 + /年。这主要得益于银行回单无纸化、打印成本降低以及存储空间成本的减少等因素。在发票电子化趋势下，这种成本的节省对于企业来说具有重要的意义，能够提高企业的盈利能力和竞争力。 - 档案合规性全面保障
档案合规性达到了100%。合思的解决方案严格遵循相关法律法规和企业内部规定，确保了财务档案的合规性。在发票电子化趋势下，合规的档案管理是企业健康发展的重要保障，能够避免企业因档案管理不善而面临的法律风险。
金牌橱柜盛赞合思方案
金牌橱柜相关负责人表示，在发票电子化趋势的影响下，合思的解决方案极大地提高了公司财务档案管理的效率，降低了成本，同时确保了档案的合规性，为公司的数字化转型提供了有力支持。通过与合思的合作，金牌橱柜成功地实现了财务档案管理的转型升级，在市场竞争中占据了更有利的地位。
在当前的发票电子化趋势下，合思作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，通过敏捷的财务收支管理平台，帮助企业挖出更多净利润。合思成立以来已累计融资超15亿元人民币，秉承以客户为中心的服务理念，分别在北京、杭州、南昌设立研发中心，并在全国22个城市设有直营服务网络，通过500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市。截至目前，7000 + 付费企业、300万 + 未来财务人选择合思，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。
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