在科技浪潮的推动下，企业数字化转型已成为时代发展的必然趋势。北京动力源科技股份有限公司，作为我国电源行业的先驱者，自1995年成立以来，一路披荆斩棘，成为我国第一家在上海证券交易所主板上市的电源行业企业。其业务聚焦于数据通信、智慧能源、新能源汽车三大业务板块，产品广泛应用于国家重点建设项目，2022年3月更是入选北京市专精特新“小巨人”企业。
早在2011年，动力源就敏锐地察觉到财务数字化转型和业财融合的重要性，毅然开启了漫长的系统自研之旅。先后自建了费控系统、采购管理系统等。然而，理想很丰满，现实却很骨感。尽管投入了大量的精力和资源，但整体流程依然复杂繁琐，系统之间存在着高高的壁垒，与预期的效果相差甚远。在这样的背景下，动力源的财务数字化转型之路陷入了困境，急需寻找新的解决方案。
转型痛点：数字化迷宫中的重重迷雾
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多系统操作：体验差合规难
在动力源的财务报销流程中，员工常常需要在各个系统之间来回切换提交申请单，仿佛在一个复杂的迷宫中不断寻找出路。而报销数据则需要财务人员手工录入系统，这不仅效率低下，还容易出现错误。发票的验真、查重工作也只能靠手工进行，假票、错票、重票的情况难以避免，就像一颗颗隐藏的炸弹，随时可能给企业带来风险。此外，差标核对、贴票、制证等基础性工作占据了财务人员大量的时间，让他们无暇顾及更有价值的工作。电子票据存档在这样繁琐的流程中，也变得困难重重，容易出现遗漏和错误。 -
系统割裂：数据分散信息滞后
同一个报销信息，审批、预算、差标等环节分散在多个系统中管理，各个系统之间无法及时联动，就像一座座孤岛，彼此孤立。这使得财务制度难以落地，数据报表也只能依赖手工统计，耗时费力。管理者无法实时掌握数据信息，就像在黑暗中摸索前行，无法对业务运营及时进行调整和优化。电子票据存档的数据也分散在各个系统中，难以实现统一的管理和查询。 -
业务复杂：报销模式难稽核
动力源主营通讯基站建设，业务人员需要高频深入全国各乡镇开展项目。这使得报销涉及的事项和发票类型繁多，稽核工作变得异常繁琐。不同类型费用的支付方式也各不相同，操作复杂，就像一团乱麻，让人无从下手。电子票据存档面临着种类繁多、管理困难的问题，增加了企业财务管理的难度。 -
架构繁复：流程统一困难
随着公司组织架构扩展到全国，管理程度不一致的问题逐渐凸显。总部和分公司的出差申请提交方式不同，业务流程难以统一。出差申请通过后，员工仍需通过TMC系统重新提交订票申请，操作重复，信息一致性难以保证。这不仅增加了员工的工作量，也降低了工作效率。电子票据存档在不同的组织架构和业务流程下，也难以实现标准化和规范化。
合思方案：数字化转型的曙光
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系统集成：打破数据孤岛
合思针对动力源的问题，首先在系统集成方面下足了功夫。将动力源HR系统的人员基础信息、部门负责人、组织架构与合思费控进行同步，让人员信息在系统中实现无缝对接。同时，将动力源BPM系统中的订单数据与合思费控同步，实现了订单支出成本的实时归集和统计。这样一来，打破了数据孤岛，员工无需再在多个系统之间来回切换，告别了多系统繁复操作。电子票据存档也可以在集成后的系统中实现统一管理，提高了数据的安全性和可查询性。 -
无需报销：提升员工幸福感
合思推出的无需报销模式，让业务人员因公消费免垫资、免开票，极大地提升了员工的幸福感。消费过程受到申请单和差标的管控，确保了消费的合规性。财务人员则可以统一对账，自动拆分子对账单并发起审批，自动创建结算单。发票明细自动绑定，凭证自动生成，一键归档。这一系列的自动化操作，不仅简化了报销流程，也提高了财务工作的效率。电子票据存档在无需报销模式下，实现了自动化和智能化，减少了人工干预，降低了错误率。 -
系统连接：加速数据流转
合思的系统连接能力十分强大，采用Open API（开放接口）与自定义流程引擎技术，支持以标准化方式对接第三方系统。在实际应用中，待审批信息能够自动同步到各部门负责人，业务数据可以跨系统同步应用，加快了业务处理和数据统计效率。这就像为企业搭建了一条高速的数据通道，让信息能够快速、准确地流动。电子票据存档在强大的系统连接能力下，能够更方便地与其他业务数据进行关联和共享，为企业的财务管理提供更全面的支持。
实施步骤：稳步推进转型之路
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系统集成先行
合思首先进行系统集成工作，将动力源的HR系统、BPM系统等与合思费控进行数据同步。这一步骤是整个转型的基础，确保了基础数据和业务数据的顺利对接。就像建造一座大厦，只有打好地基，才能保证大厦的稳固。在系统集成过程中，电子票据存档的数据也被整合到新的系统中，为后续的管理和应用奠定了基础。 -
推进无需报销模式
在系统集成完成后，合思逐步推进无需报销模式的应用。引导员工适应新的消费和报销流程，同时财务部门也进行相应的流程调整和优化。这一过程需要一定的时间和耐心，就像一场变革，需要让每一个参与者都理解和接受新的模式。在推进无需报销模式的过程中，电子票据存档的流程也得到了进一步的优化，实现了更加高效的管理。 -
持续优化系统连接
合思并没有满足于现状，而是持续优化系统连接和数据流转。利用Open API和自定义流程引擎技术，不断提升业务数据跨系统同步应用的效率。就像一场永不停歇的赛跑，不断追求更高的速度和更好的成绩。在持续优化的过程中，电子票据存档的功能也得到了不断的完善，为企业提供了更优质的服务。
转型成果：数字化转型的累累硕果
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效率提升显著
合思解决方案实施后，动力源的效率提升显著。员工报销周期由原来的4周缩减至1周以内，效率提升了300%。会计工作量大幅缩减，人员成本节约约50%。这就像给企业注入了一剂强心针，让企业的运转更加高效。电子票据存档的效率也得到了极大的提升，能够更快地完成存档和查询工作。 -
员工体验提升
对于员工来说，申请单信息自动赋值，聚合消费，同屏比价，极大地缩短了员工填报时间，简化了报销流程，提升了使用体验。员工因公消费多渠道同屏比对，全场景无需垫资，让员工感受到了实实在在的便利。电子票据存档的便捷性也让员工在需要查询票据时更加轻松。 -
财务合规高效
在财务方面，审批有了依据，费控更加合规，结算更加统一。财务人员无需再将大量时间花费在发票校验真伪、认证、审计等流程上，降低了基础工作压力。从手动制作单据到智能制单，财务人员可以节省更多精力去做更有价值的工作。电子票据存档的规范化和自动化，也为财务审计提供了有力的支持。 -
管理全程管控
在管理方面，实现了事前预算 – 事中控制 – 事后分析的全程管控。管理者能够随时随地查看财务数据，动态掌握企业信息。通过综合分析报表发现问题，对业务运行进行高效、及时、准确地决策，彻底摆脱了企业传统费控先发生后退责的“盲盒”模式。电子票据存档的数据可以为管理者提供更全面的决策依据，帮助企业更好地规划和发展。
动力源评价与行动号召
动力源通信、海外业务财务总监陈华林表示：“面对复杂的需求，合思总能第一时间解决，合作只是服务的开始，未来我们还要继续结合动力源的业态和组织变化，用敏捷、丰富的无需报销应用场景配合企业全球化业务。”众多像动力源这样的企业都在通过合思的财务数字化解决方案实现降本增效、合规经营和低碳运营。
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