合思档案:开启财务档案管理数字化新时代

合思档案:开启财务档案管理数字化新时代
在当今数字化浪潮席卷的时代,企业的档案管理正面临着前所未有的挑战与变革。2025年即将完成的数电票全覆盖,如同一场数字化风暴,让企业财务档案管理直面新的挑战,信息化建设亟待“恶补”。数电票须经过验签、解析,以XML格式存档,XBRL文件还要求写入财务入账信息,这一切都促使企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。

与此同时,纸电混合时代的到来,也让企业在档案管理方面遭遇了诸多传统难题。企业高管们头疼于纸质档案管理成本高、储存占地,且档案数据难以分析利用;财务人员不得不手动逐一匹配、核对确认档案数据,工作枯燥又繁复;业务人员报销纸质票据的流程更是繁琐,耗费大量时间。传统纸质档案管理不仅存在高显性成本,如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大,还存在高隐形成本,如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用,更面临着高合规风险,如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。

尽管国家政策大力支持电子会计档案管理,明确电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力,企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来,但企业在推行数字化过程中,归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题。在这样的背景下,合思档案产品应运而生,为企业档案管理带来了全新的解决方案。

合思档案:一站式全场景解决方案

合思档案提供了领先的单套制解决方案(标准方案)+六大场景解决方案,如同一位全能的管家,能够满足企业不同场景下的档案管理需求。它广泛连接业财系统,实现发票、回单、凭证、单据、自定义档案的自动匹配、应收尽收。

单套制解决方案更是独具匠心。它实现了便捷调阅不打印,混序归集免组装。业务及管理流程涵盖实物流转和电轨运行,线上一套电子数据管理,让财务档案证据链完整,全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档,效率更高,会计档案不打印、应收尽收,档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案则赋予了企业更大的灵活性。它可自定义档案类型,实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录,帮助企业扩展档案管理范围,提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装,实现不同档案类型归档接口配置化。

共享调阅解决方案满足了企业多维度、精细化的档案查阅需求。它支持按照财务档案的企业账簿、会计期间、档案类型、业务字段等多维度查询条件,支持一站式、穿透式、跨系统式等浏览能力,便于使用人员快速查找完整业务链数据。

合思档案:核心功能铸就独特优势

合思档案拥有一系列强大的核心功能,在各个环节展现出独特的能力。

多源采集功能支持接口互联,自主采集。基于跨系统数据集成要求,它提供自动生成式Open API实现快速集成,预制系统连接器,自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。同时,它还支持自定义数据采集方案,满足不同场景的采数需求。此外,对于不满足系统集成要求的零散会计资料,它提供多种便捷手动数据补录方式,支持手动采集,自主补录。

智能制档功能通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装。会计档案关联规则可视化配置,不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装,减少了90%的人工匹配工作量。它还具备字段映射功能,让凭证数据业务化、业务数据财务化,帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测,保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景,提供灵活的档案关系上下游检测,保障业务数据完整性。

档案管理功能具备权限管理,精准管控。它支持自定义创建用户管理角色,隔离各核算账套数据权限,按照职能角色配置功能、操作权限,水印权限管理范围自定义。档案目录灵活扩展,支持自定义档案目录分类,档案字段自定义维护、新增创建、表单主键设置等,灵活拓展档案目录框架,动态自动封装归档接口。

合思档案:真实案例见证卓越成效

年单据量2.6亿的企业,曾经面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案为其提供了多系统采集数据,自动匹配组装档案,档案管理电子化,借阅管理信息化等解决方案。通过合思档案的应用,该企业实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。如凭证总量达14W + ,单据总量达50W + ,某月入库数据加载仅需30s,关联匹配仅需15min,凭证与单据关联次数达350亿次,单据与单据关联次数达800亿次。这充分体现了合思档案在处理海量数据时的高效与精准。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业,面临着档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、每月回单整理费时费力、实物档案异地管理财务信息难整合等问题。合思档案的单套制管理方案为其实现了安全合规存储、业务完整性检测和单套制落地。实现了标准化落地,力保电子会计档案合规,低碳环保,整理匹配效率提升80%,存储空间成本减少300册/年,纸张打印成本减少100万张纸/年。这不仅提高了企业的档案管理效率,还为企业节省了大量的成本。

多系统数据互联的企业,存在低效的档案管理现状和档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接,标准统一;业务检测方案站在财务视角配置数据检测方案;跨系统调阅方案可实现业务系统与档案系统的调阅交互。管理成效显著,统一储存,业务证据链完整,数据共享,全生命周期管理可控,预估节省总体成本30W + /年,档案匹配耗时减少84%,档案查询耗时减少80%。这让企业的档案管理变得更加高效、便捷。

中国最大的K12民办教育集团之一,在采集、存储、整理、利用等环节存在低效的档案管理问题。合思档案的数据集成方案实现应收尽收,统一数据标准;智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档;电子原文件独立管理完成电子票据的合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心,形成多向、网状管理结构,简化会计管理流程,提高工作效率,档案多维穿透查询,以电子借阅为主,简便高效。

无论是政策推动、合规要求,还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标,电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其卓越的功能和出色的应用效果,已获得众多企业的认可,如广东某高校、中交集团、上海建工、好想味、金牌厨柜等事业单位、央企和行业领军企业都选择了合思档案,企业可放心选择。

合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点,联系电话为400 – 105 – 6505,网站为www.hosecloud.com,还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。企业可积极与合思联系,开启档案管理数字化之旅,现在就可以免费试用合思档案,体验其为您带来的便捷与高效。

点击注册合思,免费试用 14 天,注册链接:http://www.hosecloud.com/

captaincaptain
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