纸质文件电子化：合思引领电子凭证数字化转型新潮流

在当今数字化飞速发展的时代，电子凭证数字化转型已成为企业发展的必然趋势。2021 年 12 月 1 日，国家税务总局开展全面数字化的电子发票试点工作，截至 2023 年 12 月 1 日，数电票已全面覆盖全国 36 省区市（含计划单列市）。2023 年 5 月，财政部发布电子凭证会计数据标准（试行版），标志着会计管理模式的全面变革，纸质文件电子化的全流程无纸化时代已然到来。

电子凭证无纸化不仅有利于优化业务流程，改变传统报销模式下会计凭证“接收难、入账难、归档难”的困境，还能有效降低单位运行成本和社会资源消耗，实现经济效益和环境效益的双赢。北京合思信息技术有限公司作为一家为企事业单位提供财务数智化产品和服务的科技公司，凭借其敏捷的财务收支管理平台，在这场纸质文件电子化的浪潮中发挥着重要作用，助力企业挖出更多净利润。

市场形势：纸质文件电子化的时代机遇与挑战

电子凭证会计数据标准试点工作取得了积极成效，试点范围逐步扩大，电子凭证开具数量呈现显著增长态势。其中，数电票开具量大幅增长，远超传统格式的增值税电子发票的开具量。这一趋势表明，纸质文件电子化已成为市场的主流方向。

调研显示，大部分企业已敏锐地意识到加快财务数字化转型的必要性。有 52.28%的企业对财务数字化选择“比较接受”和“积极响应”，并已在规划数字化改造；43.39%的单位表示愿意增加投资实现电子会计凭证管理，以解决电子凭证报销入账归档问题。

然而，纸质文件电子化转型也面临着多样性和复杂性的挑战。例如，缺少统一的综合服务平台来实现所有电子凭证的收集和分发，涉及多个政府部门难以协同，电子凭证类型多、格式复杂对人员素质要求太高等问题。到 2025 年基本实现发票领域的全面电子化，政府在推动电子凭证数字化方面有明确的战略目标，企业需提前做好应对，积极拥抱纸质文件电子化的变革。

痛点分析：传统模式下的纸质文件电子化难题

电子凭证在转型过程中面临着逆数字化、伪数字化和非数字化误区。部分企业将电子凭证打印成纸质文件入账，或者转换成图片文件入账，甚至需要手工查验其合法真实，这不仅导致会计核算易出现数据错误和安全漏洞，还使数据安全存在极大风险隐患。

当前处于纸质凭证向电子凭证转型时期，大部分企业在会计凭证存储上仍停留在传统纸质档案阶段，存在纸电凭证混合使用的情况。这种情况需警惕合规风险，如未按规定同时保存电子会计凭证、不查验电子凭证等。

企业报销入账流程也明显滞后。大部分员工仍采用传统的报销方式，如自己垫资订票、手工录入发票数据、同时提交电子与纸质打印件等，这极大滞后于国家电子凭证数字化转型政策的步伐。

此外，企业财务系统存在多系统独立运行、数据无法互通、会计凭证查阅难度大、会计档案管理成本高、事前事中管控不连贯、差旅成本居高不下等问题，难以实现精细化成本管控，阻碍了纸质文件电子化的进程。

解决方案整体策略概述：合思开启纸质文件电子化新征程

合思基于广泛连接的生态、双轮驱动的模式创新和无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案，为客户提供聚合商旅、费控报销、收付款管理、财务收支经营分析和电子会计档案等全方位财务数智化服务。

合思财务收支管理平台构建了开放的业财连接生态和全场景聚合消费生态，实现“线上消费交易 + 线下易商户支付”的全场景覆盖，推动企业优化经济业务流程，助力纸质文件电子化转型的全流程闭环。

合思以电子凭证会计数据标准统一各类电子凭证的底层技术，打通电子凭证会计处理全流程各环节，推动企业内外数据共享，最终达到电子凭证会计数据“多跑路”、日常报销人工完全退出、电子凭证全链路智能流转的数据化新局面。同时，合思提供定制化服务，根据企业的特定需求和行业特点量身打造个性化的解决方案，帮助企业解决在纸质文件电子化管理和财务数字化转型过程中遇到的问题。

核心模块：合思纸质文件电子化解决方案的关键力量

• 差旅申请
  员工在线提交差旅申请，系统自动生成电子票据和报销单据。这一功能实现了差旅申请的数字化，避免了传统纸质申请的繁琐，提高了工作效率，推动了纸质文件电子化的进程。
• 商旅线上订购
  支持机票、酒店等预订服务，方便员工进行商务旅行安排。员工无需再通过传统的线下方式预订，只需在系统上操作即可，不仅节省了时间，还实现了商旅预订信息的电子化管理。
• 发票采集
  自动识别并录入各类发票信息，减少人工输入错误。通过先进的技术手段，快速准确地采集发票信息，将纸质发票转化为电子数据，为后续的财务处理提供了便利。
• 自动记账
  根据预设规则自动将费用分录到相应的会计科目下，减轻财务人员的工作量。这一功能实现了财务记账的自动化和电子化，提高了记账的准确性和效率。

竞争优势：合思纸质文件电子化解决方案的独特魅力

合思是专精特新企业，成立以来已累计融资超 15 亿元人民币，具备强大的资金实力和技术研发能力。这使得合思能够不断投入资源进行技术创新，为企业提供更先进、更稳定的纸质文件电子化解决方案。

合思拥有广泛的合作伙伴网络，通过 500 + 合作伙伴覆盖国内外数百个城市，能够为客户提供更全面的服务和支持。无论是在国内还是国外，企业都能享受到合思的优质服务，确保纸质文件电子化转型的顺利进行。

合思的财务收支管理平台具有强大的集成能力，能够与其他 ERP 系统、CRM 系统以及第三方服务平台无缝对接，实现数据的共享和协同工作。这一优势使得企业在进行纸质文件电子化转型时，能够更好地整合现有资源，提高工作效率。

合思提供免费试用和灵活定价模式，新客户可享受为期一个月的无忧体验版，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案，降低企业的使用成本和风险。企业可以在试用过程中，亲身体验合思纸质文件电子化解决方案的优势，再根据自身需求进行选择。

成功案例：合思纸质文件电子化解决方案的实践见证

• 某国民经典零食品牌应用合思无需报销的消费 – 入账 – 归档解决方案，年度节约 200 万 + 差旅费用，财务入账效率提升 60%，实现了业财有机连接、数据采集与校验、线上线下一体化管理和智能关联。通过合思的解决方案，该品牌成功实现了纸质文件电子化，提高了财务管理效率，降低了成本。
• 某企业采用合思无需报销的“消费入账归档”解决方案，“无需报销”提高了业财协同效率，报销周期缩短至 3 周，报销效率提高 300%，人工成本节约 50%，真正实现了企业降本增效，助力管理层科学决策、高效管控成本。在合思的帮助下，该企业顺利完成了纸质文件电子化转型，提升了企业的竞争力。
• 某知名头部数字阅读品牌借助合思无需报销的“消费 – 入账 – 归档”解决方案完成业财平台建设，实现了增效、降本、合规和先进的数字化成效，如提升档案整理效率、减少差旅超标情况、保证财务档案合规等。合思的解决方案为该品牌的纸质文件电子化转型提供了有力支持，使其在数字化时代取得了更好的发展。
• 某世界 500 强旗下教育服务品牌使用合思全生命周期的电子化会计档案管理方案，年均 60 万 + 会计凭证和 36 万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理，通过了财政部电子凭证试点，成为地方财政局标杆试点企业代表，财务作业自动化率达 91.6%。合思的方案帮助该品牌实现了会计档案的全面电子化，提高了财务管理的自动化水平。

服务体系：合思全方位保障纸质文件电子化转型

合思拥有专业的客户成功团队，为客户提供全方位的服务保障，包括售前咨询、方案设计、实施上线、售后维护等。在企业进行纸质文件电子化转型的过程中，合思的专业团队将全程陪伴，确保企业能够顺利实施解决方案。

合思提供丰富的培训资源，如视频教程、在线研讨会等多种形式的培训课程，帮助客户快速掌握系统的使用方法和技巧。通过这些培训，企业员工能够更好地适应纸质文件电子化的工作模式，提高工作效率。

合思设有全天候的客户服务热线，无论何时何地遇到问题都能得到及时有效的帮助解答。这为企业在使用合思解决方案过程中提供了可靠的保障，确保企业的问题能够得到及时解决。

合思持续更新升级产品，保持与市场趋势和技术发展的同步，不断迭代产品功能和性能，为客户提供更好的使用体验。随着纸质文件电子化的不断发展，合思将不断优化产品，满足企业日益增长的需求。

合思的解决方案能够帮助企业解决电子凭证管理和财务数字化转型过程中的痛点和问题，实现降本增效、合规经营和低碳运营，让有限更有效。纸质文件电子化是企业数字化转型的先行者、引领者和推动者，企业应主动积极了解国家政策动向，提早布局相关系统规划或升级，适应电子凭证数字化转型趋势，满足未来合规要求。

合思愿意与企业携手共进，共同推动纸质文件电子化转型，为企业的发展提供有力的支持和保障。如果您的企业也想体验纸质文件电子化带来的便利和优势，欢迎拨打 400 – 105 – 6505 咨询合思的服务，或访问 www.hosecloud.com 了解更多信息，还可免费试用合思的解决方案，开启企业财务数字化转型的新篇章。