在数字化浪潮汹涌澎湃的当下，企业财务管理正面临着前所未有的变革。2025年数电票全覆盖的目标，犹如一颗投入平静湖面的巨石，在企业财务档案管理领域激起层层涟漪。数电票以其独特的XML格式存档要求，以及XBRL文件写入财务入账信息的规定，让企业不得不直面新的挑战。
在这个纸电混合的时代，企业不同角色都被财务档案管理的难题所困扰。企业高管看着那堆积如山的纸质档案，心疼着巨大的管理成本和宝贵的存储空间，更无奈于档案数据难以分析利用，无法为企业决策提供有力支持。财务人员则淹没在海量的档案数据中，整理档案耗费大量时间，手动匹配核对的工作枯燥又繁复，让人疲惫不堪。业务人员在出差、招待后，还要面对报销纸质票据留存上交流程的繁琐，苦不堪言。
同时，企业还面临着高显性成本、高隐形成本和高合规风险等问题。纸质凭证输出耗材成本居高不下，档案室和档案柜占据了大量空间；手工装册归档的重复性工作让人望而生畏，查询调阅条件的粗糙使得数据无法有效利用；电子会计凭证文件缺乏有效管理手段，不可抗力还可能导致纸质档案损坏，给企业带来巨大损失。
尽管企业在数字化推行过程中，通过OA、资金等系统解决了部分线上业务处理问题，但在归档、储存环节，纸质文件储存问题依然像一座大山横亘在企业面前。只有保证档案原生性，才能确保企业财务档案管理合规，最终实现全面数字化。在这样的背景下，合思档案产品应运而生，它就像一场及时雨，为企业财务档案管理带来了新的希望。
精准施策：合思档案为不同角色排忧解难
在企业财务档案管理的复杂生态中，不同角色有着不同的需求和痛点。合思档案凭借其强大的功能和全面的解决方案，为CEO/高管、归档员/财务、外部审计等不同角色提供了精准的服务，满足了企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案是企业数据资产的守护者和价值挖掘者。它能够沉淀数据资产，保障企业合规管理，提升财务档案利用效率。通过挖掘财务档案数据价值，合思档案助力企业决策数智化，让企业在激烈的市场竞争中抢占先机。同时，它还能提升财务服务效率，降本增效，实现绿色低碳运营，为企业的可持续发展奠定坚实基础。在信息存取权限方面，合思档案为CEO/高管提供了灵活的管理方式，使其能够根据企业需求精准把控数据的访问和使用。
归档员/财务在日常工作中常常被繁琐的档案整理和管理工作所困扰。合思档案的出现，让他们告别了重复低价值的工作。它实现了档案数据同源，全流程透明流转，便于监控和分析。归档员/财务可以轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。合思档案的信息存取权限管理，确保了他们能够在权限范围内安全、高效地处理档案数据，避免了数据泄露和滥用的风险。
对于外部审计来说，合思档案实现了档案外审在线化、可溯源。一键查询借阅功能让审计工作变得更加便捷，权限一键下放/回收则保证了审计过程的安全性和规范性。财务人员无需再与审计人员重复沟通补充审计资料，大大提高了审计效率。在信息存取权限方面，合思档案为外部审计提供了严格的控制机制，确保审计人员只能在授权范围内获取和使用档案数据。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收。这种全面的解决方案，让企业在不同场景下的档案管理需求都能得到满足，真正实现了业财一体化和管理自动化。
核心功能：合思档案铸就独特优势
合思档案的核心功能就像一把多功能的钥匙，为企业打开了财务档案管理的新大门。它在多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面展现出了独特的优势，让企业在财务档案管理领域轻松应对各种挑战。
多源采集是合思档案的重要功能之一。它支持接口互联自主采集和手动采集自主补录两种方式。接口互联通过自动生成式Open API快速集成，预制系统连接器获取业财系统会计资料，支持自定义数据采集方案。这使得企业能够高效地从各种业财系统中获取会计资料，提高了数据采集的准确性和及时性。手动采集则为不满足系统集成要求的零散会计资料提供了便捷的补录方式。它具备单张PDF大文件多张回单/发票自动切割、自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入等优势，让数据采集更加灵活、高效。在信息存取权限方面，合思档案对采集的数据进行严格的权限管理，确保只有授权人员才能访问和使用这些数据。
智能制档是合思档案的一大亮点。通过规则引擎自动组装，它实现了不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，它还具备关联检索等辅助功能和手工修正操作，且关联任务执行进度可视化，让制档过程更加透明、可控。通过字段映射，合思档案让查阅更便捷，可完成多档案类型的业务字段映射。采用“四性检测+业务检测”双模式检测方案，它保障了归档数据的真实、完整、安全、可用。在信息存取权限方面，智能制档过程中的数据访问和修改都受到严格的权限控制，确保了数据的安全性和准确性。
档案管理方面，合思档案具备权限管理精准管控功能。它支持自定义创建用户管理角色、隔离各核算账套数据权限、按职能角色配置功能和操作权限、水印权限管理范围自定义。这使得企业能够根据自身需求灵活设置信息存取权限，确保不同用户只能访问和操作其权限范围内的档案数据。档案目录可灵活扩展，支持自定义档案目录分类、字段自定义维护等。系统规范预置档号，满足国标档号规则格式，支持按企业制度自主排列、扩展。这种灵活的档案管理方式，让企业能够根据自身业务特点和管理需求，建立个性化的档案管理体系。
档案应用是合思档案的最终目标。它实现了多维检索，支持按凭证维度、业务维度自定义查询，按目录、全文检索，批量检索。通过一站式预览和穿透联查功能，合思档案智能搭建多种类型组合关系结构树，实现双向联查、相互追溯。同时，它还提供了多场景档案应用，包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务等。在信息存取权限方面，档案应用过程中的数据访问和共享都受到严格的权限控制，确保了企业档案数据的安全性和保密性。
成功案例：合思档案助力企业腾飞
合思档案的强大功能和全面解决方案在实际应用中得到了充分验证。下面我们来看几个不同类型企业应用合思档案的成功案例。
某企业年单据量高达2.6亿，面临着会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据、自动匹配组装档案、档案管理电子化等解决方案，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务+财务数据穿透联查功能让企业能够更加深入地了解业务和财务状况，管理自动化提高了工作效率，企业成本显著降低。在信息存取权限方面，合思档案为该企业提供了精准的权限管理，确保不同部门和岗位的人员只能访问和操作其权限范围内的档案数据，保障了企业数据的安全。
某集团型企业档案管理流程复杂，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地，实现了标准化落地、力保电子会计档案合规、低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少了300册/年，纸张打印成本减少了100万张纸/年。在信息存取权限方面，合思档案为该集团型企业建立了严格的权限体系，确保不同层级的管理人员能够根据其职责和权限，对档案数据进行有效的管理和控制。
某企业档案管理低效，会计档案散落各系统，日常检索依赖多端系统，纸质档案管理存在诸多问题，电子发票和回单存档不合规范。合思档案的数据集成方案实现了广泛连接、标准统一；业务检测方案能核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可实现业务系统跨系统调阅完整业务链条档案数据。管理成效显著，统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理等目标得以实现，预估节省总成本30W +/年，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。在信息存取权限方面，合思档案为该企业提供了细致的权限划分，确保不同业务环节的人员能够在权限范围内获取和使用所需的档案数据，提高了工作效率和数据安全性。
某民办教育集团业务系统多、数据隔离，纸质票据结构化数据提取困难，实物存档占用空间且易损坏，财务账表归档装订复杂，实物凭证与业务分散、查阅繁琐。合思档案的数据集成方案应收尽收、统一数据标准；智能化制档方案实现全业务版式文件自动生成及归档、智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效明显，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率，档案多维穿透查询功能让信息获取更加便捷，以电子借阅为主的方式简便高效。在信息存取权限方面，合思档案为该民办教育集团定制了个性化的权限管理方案，确保不同部门和岗位的人员能够根据其工作需要，安全、高效地访问和使用档案数据。
在当前经济环境下，电子会计档案已成为企业数字化建设的必然选择。合思档案凭借其强大的功能、全面的解决方案和成功的应用案例，能够助力企业实现财务档案管理的数字化转型。无论你是政策推动下寻求合规发展的企业，还是希望在降本增效中脱颖而出的企业，合思档案都能为你提供最适合的解决方案。
合思档案的地点覆盖北京、上海、杭州等多个城市，方便企业联系。如果你对合思档案感兴趣，可拨打400 – 105 – 6505电话进行咨询，也可访问www.hosecloud.com网站了解更多信息，还能通过微信公众号和微信小程序获取相关内容。现在，不妨点击链接免费试用合思档案，开启企业财务档案管理的数字化新时代！
