数字化财务解决之道：合思档案助力企业财务转型

在当今数字化浪潮汹涌澎湃的时代，电子凭证数字化转型已成为企业财务领域的必然趋势。2024 年 11 月 1 日，铁路旅客运输领域推广使用全面数字化的电子发票；12 月 1 日，民航旅客运输服务领域也迎来了全面数字化的电子发票——航空运输电子客票行程单。这一系列举措如同催化剂，标志着我国电子凭证改革驶入了快车道，电子凭证接收、报销、入账、归档等难题的最后一公里即将全面打通。

然而，企业在财务档案管理方面仍面临着重重挑战。传统的财务档案管理方式，在归档环节犹如陷入泥潭。财务人员需要花费大量时间仔细确认单据、发票、回单和凭证的一致性，即便如此，档案遗失的情况仍难以避免。而且，纸质档案受限于时间和空间的双重束缚，查找起来如同大海捞针，耗费大量时间，实时调阅、同时借阅以及精准查找等需求更是难以实现。大量纸质档案的管理，不仅对空间和人力提出了巨大要求，导致成本居高不下，而且纸质档案管理办法在电子原文件长期保存和数据安全可用方面也显得力不从心，难以满足现代企业的管理要求。

面对这些痛点，合思作为我国领先的财务数智化服务与电子会计档案解决方案的供应商，推出了全面打通电子凭证会计处理全流程各环节的电子会计档案管理平台——合思档案，为企业提供了数字化财务解决的有效途径。

创新方案全面赋能

合思档案以其全面性和创新性，为企业财务档案管理带来了全新的解决方案。它提供了低开发成本的解决方案，能够对接各类异构系统。通过生成式接口，合思档案可以自动采集档案数据，轻松连接 NCC、U9、OA、CBS 等系统，打破了不同系统之间的数据壁垒。

在制档方面，合思档案具备强大的自动制档功能。凭证数据能够自动匹配组装，业务检测机制保障了证据链的完整性。档案关联规则可以进行可视化配置，不同系统、不同类别会计凭证能够自动关联匹配及组装，形成完整的业务链组合数据。这不仅提高了制档的效率，还确保了档案数据的准确性和完整性。

合思档案还实现了档案全场景数字化利用。它打破了传统档案管理中需要在同个系统上下联查、切换模块，甚至切换多个系统的繁琐流程，只需一键操作，就能查询多系统凭证相关的数据及影像信息，让企业的财务档案管理更加便捷高效，为数字化财务解决提供了有力支持。

核心功能亮点凸显

合思档案的功能蓝图涵盖了电子会计档案全生命周期管理，实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。其核心功能亮点显著，优势明显。
在档案采集方面，合思档案具备开放式接口互联和自主采集能力。它能够对大文件进行自动切割，对数电票进行自动化解析，确保档案数据的准确采集。这种灵活的采集方式，使得企业可以根据自身需求，自主选择合适的采集途径，为数字化财务解决提供了更多的可能性。
档案制档功能更是强大。它可以智能关联、自动组装档案，进行四性检测、业务检测，并支持自定义版式文件。通过这些功能，企业可以确保档案的规范性和准确性，提高档案管理的质量。
在档案利用方面，合思档案支持多维检索和一站式预览。用户可以在线借阅档案，实现异构系统联查。同时，它还支持实物混序归档和可视化盘点档案数据，让企业能够更加直观地了解档案的存储和使用情况，为企业的财务管理提供了更加全面的支持，进一步推动了数字化财务解决的进程。

多维收益价值显著

企业使用合思档案能够获得多方面的收益，从成本、效率等多个维度体现了其价值。自动化归档功能让企业告别了重复性的手工工作，档案利用变得便捷高效。档案数据同源，实现了透明流转，便于企业进行监控和分析。
以一家年 20 万凭证、40 万回单、拥有 30 平方米档案室的北京大型制造业企业为例，使用合思档案后，年节约打印成本可达 30 万元，年节约存储成本 675 元，年节约档案室成本 14,235 元，年节约人力成本 24,000 元，年总节约成本高达 338,910 元。
不同企业在使用合思档案后均取得了显著的收益。好想你减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少 80%，借阅管理耗时减少 67%，预计每年减少综合成本 20 万元。COMMUNE 幻师纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%。这些数据充分证明了合思档案在数字化财务解决方面的卓越成效。

典型场景广泛适用

合思档案在多个典型场景中都展现出了强大的适用性，为企业的财务管理提供了全方位的支持。
在电子凭证处理场景中，合思档案可对电子凭证进行采集、验签、解析、校验，实现自动填报、自动入账，封装入账结构化信息，自动归档。这一系列操作让电子凭证的处理更加高效、准确，为企业的财务流程优化提供了有力保障。
在文件传输场景，合思档案支持外部凭证、内部凭证、发票管理、智能填报、业务报表、财务核算等文件的传输。它确保了文件传输的安全性和及时性，让企业的财务管理更加顺畅。
在审计场景，合思档案通过电子凭证数字化标准落地，实现企业全面财务档案数字化，支撑便捷、高效的内外部审计需求。它提供多维检索条件，能够快速定位所需档案，通过档案关系，凭证、发票、回单、业务单据等实现组合式穿透预览，大大提高了审计效率，为企业的合规经营提供了重要支持。
在日常财务工作场景，员工可通过企业 OA 电子邮件接收、原文附件存档，或通过接口直联、随手记录发票等方式提交付款单据，实现结构化文件归档存储。同时，它还支持发票重复报销核销、财务预算统计、自动生成凭证等功能，让日常财务工作更加轻松、高效，进一步推动了数字化财务解决在企业中的应用。

成功案例见证实力

众多企业的成功案例见证了合思档案的强大实力和卓越效果。
好想你健康食品股份有限公司曾经面临归档难、查找慢、成本高、不合规等业务痛点。使用合思档案后，打破了数据壁垒，实现了数据同源，一键联查功能大大提升了工作效率。自动组装功能让审计变得更加便捷，提升了审计效率。借助虚拟档案库房和二维码，实现了电子与实物的匹配，查阅者查询电子档案即可定位实物位置，减少了 90%的人工耗时，总部接收管理耗时减少 80%，借阅管理耗时减少 67%，预计每年减少综合成本 20 万元，为企业的数字化财务解决提供了成功范例。
COMMUNE 幻师面临成本高、效率低、合规难等问题。通过上线合思电子会计档案管理系统，实现了自动化归档和财务数据分析。去人工化操作减少了 50%的人力成本，提高了工作效率。对档案数据进行资产化深度分析，满足了内审需求。纸张使用量减少 88%，存储空间节省 79%，年节约成本 5000 万元，报销效率提升 300%，充分展示了合思档案在解决企业财务难题方面的强大能力。
云海肴在特定时期与合思达成合作，解决了纸质档案打印成本高、存储成本高、查找困难等问题。合思落地财务数字化，提高了总部和门店业财融合效率 80%。记账凭证、收支两端回单、电子发票全量不打印，线下只保留纸质发票及其粘贴单，财务档案利用更加便捷。多维检索能力满足了多场景查询需求，系统内可视化管理档案数据，一目了然。节省了打印、存储等总体成本 30 万/年，财务提效 90%，业财融合达成 80%，实现了 100%的合规降本。
金牌橱柜家居科技股份有限公司会计档案散落各系统，档案数据难以利用，存在整理、保管、存储、管理利用等环节的问题。使用合思档案后，实现了统一存储，打破了数据孤岛，整合了凭证、单据、合同、回单等四证。业务证据链完整，实现了以业务为核心的证据链条，业财一体双向穿透。数据共享，一站式查阅，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树。银行回单无纸化，海量银行回单自动采集、切割、组装，档案匹配耗时减少 84%，档案查询耗时减少 80%，预估节省总体成本 30 万 +/年，档案合规性达到 100%，为企业的数字化财务解决提供了有力的支持。

电子凭证全流程无纸化是财务数智化的必行之路，合思档案作为领先的电子会计档案管理平台，能够帮助企业解决财务档案管理难题，实现降本增效、合规经营和低碳运营。截至目前，已有 7000 + 付费企业、300 万 + 未来财务人选择了合思。如果你也想抓住电子凭证数字化转型的机遇，实现数字化财务解决，不妨选择合思档案。现在就拨打联系电话 400 – 105 – 6505，访问网址 www.hosecloud.com，扫描二维码了解合思档案，还能了解更多成功案例。你还可以免费试用合思档案，亲身体验其强大功能和卓越效果。