合思档案：引领财务数字化转型，解锁档案管理新范式

在当今数字化浪潮中，数电票正以前所未有的速度在企业间快速扩张。根据相关规划，2025年将完成数电票全覆盖，全国36个省市区也已实现数电票试点全覆盖，且电子发票接收在政策上合法合规。这一变革让企业财务档案管理直面新挑战，信息化建设亟待“恶补”。

在纸电混合时代，企业档案管理痛点丛生。企业高管面临纸质档案管理成本高、占地大且数据难以分析利用的问题；财务人员需耗费大量时间手动整理、匹配和核对档案数据，工作枯燥繁琐；业务人员报销纸质票据流程繁琐，耗费时间。同时，纸质档案管理还存在高显性成本，如纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本，如手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险，如电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力可能导致纸质档案损坏。因数电票管理要求的特殊性，企业需要专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”财务档案管理要求。此时，合思档案应运而生，为企业解决这些痛点提供了有效的解决方案。下面我们就来深入了解合思档案在财务数字化案例中的出色表现。

创新方案：破解企业档案管理困局

合思档案针对企业档案管理痛点，提出了领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求。其单套制解决方案实现了便捷调阅不打印，混序归集免组装。业务及管理流程包括实物流转和电轨运行，线上一套电子数据管理，财务档案证据链完整，全面反映企业经营业务。纸质原文件混序归档，效率更高，会计档案不打印、应收尽收，档案数据完整、真实、合规。

档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理。通过生成式OpenAPI和自定义档案目录帮助企业扩展档案管理范围，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，实现不同档案类型归档接口配置化。证据链完整性解决方案通过可视化的规则引擎，提供不同组合形式的档案匹配组装能力，依照不同类型档案规则将零散的档案数据进行业务关联组装，形成完整档案证据链。创造性提供财务视角下完整性检测方案，自动按照真实业务场景检测证据链完整性，保障财务合规。在众多财务数字化案例中，合思档案的这些方案都展现出了强大的解决问题能力。

功能全景：多维度赋能档案管理

合思档案拥有全面且强大的功能，涵盖多源采集、智能制档、档案管理、档案应用等方面。
多源采集支持接口互联、自主采集和手动采集、自主补录两种方式。接口互联基于跨系统数据集成要求，提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件。手动采集支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入。

智能制档通过规则引擎实现电子凭证数据自动匹配组装，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证自动关联匹配及组装，整合零散数据形成完整的业务链组合数据。还可通过字段映射让查询更便捷，打破业务属性标签，让凭证数据业务化、业务数据财务化。

档案管理包括权限管理、档案目录管理和档号管理。权限管理支持自定义创建用户管理角色，隔离各核算账套数据权限，按照职能角色配置功能、操作权限，水印权限管理范围自定义。档案目录支持自定义分类、字段维护和框架扩展。档号管理根据国家档案行业标准规范预置档号、档案册号编制规则，同时支持企业自主排列、扩展。

档案应用实现电子与实物档案高度融合，多维检索支持按照凭证维度、业务维度进行自定义查询，按目录、全文检索，按检索条件快速定位结果，支持批量检索。一站式预览可实现凭证、业务单据、发票、银行回单等穿透联查，呈现多种类型凭证票据穿透联查、一站式预览效果。还包括外部系统调阅、可视化盘点档案数据、档案借阅服务以及档案移交、鉴定、销毁与线下实物管理等功能。在财务数字化案例中，这些功能为企业档案管理带来了极大的便利和效率提升。

核心亮点：彰显卓越档案管理实力

合思档案具有众多核心亮点，使其在市场中脱颖而出。
大数据解决方案深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，提高档案管理效率、释放档案数据价值。包括支撑各类归档格式转化、秒级预览版式文件，动态API接口接收、大文件切割识别、异步批次处理，元数据级检索、海量数据秒级查询，海量数据支撑加密、防篡改、防泄露、备份、日志记录等安全存储机制，档案数据证据链式组装下载、电子文件可选式组合下载、场景化应用合并下载等。

“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设，围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测，保障归档数据真实、完整、安全、可用。业务检测基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯。

合思档案具有灵活扩展性，档案扩展解决方案可自定义档案类型，实现全流程扩展管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录。系统规范预置档号支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段，保证可扩展性。

合思档案符合国家政策要求，电子会计档案与纸质会计档案具备同等法律效力，企业电子会计档案全面无纸化时代已经到来。其电子会计档案管理关注全生命周期建设，满足国家相关政策对档案全流程管控、查验机制、防篡改等要求。在财务数字化案例中，这些核心亮点都充分体现了合思档案的卓越实力。

角色价值：为不同角色带来高效体验

合思档案为不同角色带来了显著的价值。
对于CEO/高管，合思档案可沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化，提升财务服务效率，打响数字化转型决胜之战，降本增效，借助数字化手段节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营。

对于归档员/财务，合思档案可提高工作效率，告别重复低价值工作，档案数据同源，数据全流程透明流转，便于监控、分析，轻松完成档案管理，提高档案利用效率。

对于外部审计，合思档案可实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。

合思档案能为企业显著降本增效，节约纸张成本达70%，节约整理成本达75%，检索效率提升90%，确保管理合规性达100%，还能补足企业信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效。在财务数字化案例中，这些价值体现得淋漓尽致。

典型场景：广泛应用凸显强大优势

合思档案在多个典型场景中都有出色的应用。
在企业日常档案管理场景中，合思档案可实现多系统数据互联，自动采集和整合业务、财务数据，将发票、回单、凭证、单据等档案自动匹配组装，呈现会计凭证上下游单据树状结构，便于财务人员清晰查看业务全貌。同时支持档案电子化管理和借阅信息化管理，确保安全可追溯，简化装订流程，快速定位数据，减少打印与邮寄。

在审计场景中，外部审计人员可通过合思档案实现审计不进档案室，档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通，补充审计资料。审计人员可利用其证据方案库、凭证抽凭查询、穿行调阅等功能，快速获取所需档案数据，进行审计分析工作。

在集团型企业档案管理场景中，合思档案可实现共享中心统建，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度，实现档案共享和标准化落地。通过OCR识别附件和回单，自动提取发票/回单台账，存储发票/回单原文文件，保护电子凭证原生态。系统取代人工方式，灵活搭建检测方案，智能检测会计档案的完整性。以单套制推进档案无纸化，提高整理匹配效率，减少存储空间成本和纸张打印成本。

在多系统数据互联的企业场景中，合思档案可打破数据孤岛，整合凭证、单据、合同、回单等，统一储存、标准和管理，搭建会计资料勾稽关系，实现以业务为核心的证据链条，实现业财一体双向穿透，还原业务全貌，提供一站式查阅服务，以聚合化、结构化、业务化的档案数据呈现会计资料的结构树，查阅业务全貌便捷高效，同时实现会计资料全生命周期可控，有效减低财务管控风险。这些典型场景中的应用都是财务数字化案例的生动体现。

成功案例：见证实际应用显著成效

众多企业采用合思档案解决方案后，都取得了显著的成效。
某企业年单据量2.6亿，存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。采用合思档案解决方案后，实现多系统采集数据，自动匹配组装档案，档案管理电子化、借阅管理信息化，业务和财务数据穿透联查，会计凭证上下游单据树状结构清晰呈现，管理自动化，流程精简，降本增效。以某月入库数据为例，数据加载仅需30s，关联匹配仅需15min，凭证与单据关联次数达350亿次，单据与单据关联次数达800亿次。

世界上最大的重型装备制造商之一的集团型企业，面临档案管理流程复杂、凭证附件标准和会计档案管理制度不统一、回单整理费时费力、实物档案异地管理等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现标准化落地，统一原始凭证附件要求和会计档案管理制度，确保电子会计档案合规，响应“双碳”指标，实现财务档案管理无纸化和档案应用数字化。整理匹配效率提升80%，存储空间成本减少300册/年，释放1/3，纸张打印成本减少100万张纸/年。

某企业存在低效的档案管理现状，如会计档案散落各系统、日常检索依赖多端系统分散查询、纸质档案管理效率低且易损坏丢失、电子发票和回单存档不合规范等问题。采用合思档案单套制管理方案后，实现统一储存，打破数据孤岛，整合各类会计资料。业务证据链完整，实现业财一体双向穿透。数据共享，提供一站式查阅服务。全生命周期管理，会计资料建立、查阅、借阅、销毁全流程可控，有效减低财务管控风险。预估节省总体成本30W +/年，合规性管理达100%，档案匹配耗时减少84%，档案查询耗时减少80%。

中国最大的K12民办教育集团之一面临业务系统多、数据隔离、纸质票据结构化数据提取困难、实物存档占用空间且易损坏、财务账表归档装订复杂、实物凭证与业务分散、查阅繁琐等问题。采用合思档案单套制管理方案后，以电子会计档案为核心，形成多向、网状管理结构，简化会计管理流程，提高工作效率，实现档案多维穿透查询，以电子借阅为主，简便高效。这些成功案例都是财务数字化案例的典范。

市场定位：凸显独特竞争力

合思档案是领先的单套制电子会计档案管理平台，在企业费控报销信息化细分领域市场占有率第一，服务6000 +企业客户，获得福布斯中国科技50强、SOC1、SOC2安全认证、信息安全等级保护三级认证等荣誉。

合思档案提供领先的单套制解决方案和六大场景解决方案，满足企业不同场景下的档案管理需求，具有广泛连接的能力，可连接各类异构业财系统，广泛采集数据，成为企业全面数字化收尾的“兜底”系统。

合思档案拥有强大的大数据处理能力，支持百亿级单据量的匹配关联，海量数据秒级查询，深入提取、匹配、查询、预览、下载、存储等多个环节，提高档案管理效率、释放档案数据价值。

合思档案具备灵活扩展性，可自定义档案类型，实现全流程扩展管理，提供可扩展的档案目录、自动化的接口封装，企业可按自身管理需求自定义归档目录。系统规范预置档号支持根据企业制度自主排列、扩展，满足国标档号规则格式，支持新增编号字段，保证可扩展性。在财务数字化案例的市场竞争中，合思档案凭借这些优势脱颖而出。

合思档案能为企业解决内外交困的档案管理问题，实现显著的降本增效，补足信息化建设空白，拉通业财税档全链路，让数据“活起来”，实现数据价值，前后端数据同源，流程全息贯通，提升管理能效，助力企业实现财务无纸化、低碳发展、数字化转型，实现会计档案价值的深度应用。

随着数电票的全面覆盖和企业数字化转型的加速，合思档案将持续迭代升级，不断提升产品性能和服务质量，为企业提供更加专业、高效、智能的电子会计档案管理解决方案，帮助企业更好地应对未来的挑战。众多知名企业如广东某高校、中交集团、好想味、海亮教育科技服务集团等都已选择合思档案，实现了档案管理的高效化和数字化转型。现在，邀请您加入合思档案的大家庭，开启数字化档案管理的新时代，您可以免费试用，感受合思档案的强大功能，迈出企业数字化转型的重要一步。您可以通过拨打400 – 105 – 6505电话、访问www.hosecloud.com网站或扫描微信公众号二维码、微信小程序二维码，获取更多合思档案的信息和服务。