在数字化浪潮席卷的当下，数电票时代正以不可阻挡之势来临。根据规划，2025年要完成数电票全覆盖，这使得企业财务档案管理直面新的挑战。数电票须经过验签、解析，以XML格式存档，XBRL文件还要求写入财务入账信息。企业急需专业的“电子会计档案管理平台”来适应“数字化凭证时代”的财务档案管理要求。
纸电混合时代，企业面临着诸多财务档案管理的痛点。企业高管方面，纸质档案管理成本花费巨大，储存占地，而且档案数据没有汇总整理，难以分析利用，这无疑影响了企业决策的科学性和高效性。财务人员则深陷档案数据量大、整理耗费时间、需手动逐一匹配核对确认等枯燥繁复的工作中，工作效率低下。业务人员在出差招待后，报销纸质票据流程繁琐耗费时间，影响了工作的积极性和业务的推进。
同时，企业还存在着高显性成本、高隐形成本和高合规风险。高显性成本体现在纸质凭证输出耗材成本高、档案室和档案柜等存储空间需求大；高隐形成本则是手工装册归档重复性工作量大、查询调阅条件颗粒度粗糙导致数据不能有效利用；高合规风险表现为电子会计凭证文件无有效管理手段、不可抗力导致纸质档案损坏等问题。即便企业在推行数字化过程中，通过OA系统、资金系统等建设解决了线上业务处理问题，但在归档、储存环节仍未解决纸质文件储存问题，而且要保证档案原生性才能确保企业财务档案管理合规，最终实现企业全面数字化。面对这些痛点，合思档案的会计档案管理方案应运而生。
合思档案：全方位满足企业多元需求
合思档案的会计档案管理方案能满足不同角色的需求和企业不同场景下的档案管理需求。
对于CEO/高管而言，合思档案就像是企业的财务智慧宝库。它可以沉淀数据资产，保障合规管理，提升企业财务档案利用效率，挖掘财务档案数据价值，助力企业决策数智化。通过数字化手段，合思档案帮助企业降本增效，节约档案管理成本，提升档案利用效率，实现绿色低碳运营，为企业打响数字化转型决胜之战。
对于归档员/财务人员，合思档案是他们工作中的得力助手。它提高了工作效率，让他们告别重复低价值工作。档案数据同源，全流程透明流转，便于监控、分析，使财务人员能够轻松完成档案管理工作，提高档案利用效率。
对于外部审计人员，合思档案实现了审计不进档案室的便捷模式。档案外审在线化、可溯源，一键查询借阅，权限一键下放/回收，财务无需与审计重复沟通补充审计资料，大大提高了审计工作的效率。
合思档案提供领先的单套制解决方案（标准方案）+六大场景解决方案，广泛连接业财系统，实现发票/回单/凭证/单据/自定义档案的自动匹配、应收尽收，为企业提供了全面、高效的档案管理方案。
合思档案核心功能：引领档案管理新潮流
合思档案的会计档案管理方案拥有一系列强大的核心功能与优势。
多源采集功能方面，基于跨系统数据集成要求，合思档案提供自动生成式Open API实现快速集成，预制系统连接器，能够自动获取业财系统会计资料的结构化数据及电子原文文件，还支持自定义数据采集方案。对于不满足系统集成要求的零散会计资料，它支持多种便捷手动数据补录方式，如单张PDF大文件、多张回单/发票自动切割，自定义配置Excel导入模板实现结构化数据批量导入，为企业提供了灵活多样的采集方式。
智能制档功能上，会计档案关联规则可视化配置，不同系统、不同类别的核心会计凭证能够自动关联匹配及组装，减少了90%的人工匹配工作量。同时，还有关联检索、全文检索等辅助功能和手工关联、手工解绑等修正操作，关联任务执行进度可视化。已完成业务证据链组装的档案数据，可通过“元数据”级别的业务字段完成多档案类型的业务字段映射，帮助财务人员查询更便捷、分析更直接。
专用格式版式文件具有显著优势。它自主采集结构化字段信息，摆脱传统文件存储形式，实现数据与可读文件实时转化，降低企业档案存储成本。而且支持自定义企业专用、个性化版式文件，档案盒内清单表、档案盒二维码等版式文件自定义调配生成，使档案可扩展性更强。
“四性检测 + 业务检测”双模式检测方案严格按照财政部、档案局的电子归档管理最新规定建设。它围绕财务数据文件、文件与文件之间业务关系展开可用性、真实性、完整性、安全性的检测。基于企业不同业务场景，提供灵活的档案关系上下游检测，支持金额、数量、票种等精细化方案配置，保障业务数据完整性，检测结果可查阅、可追溯，为企业档案管理的合规性提供了有力保障。
合思档案应用案例：见证实际成效
合思档案的会计档案管理方案在多个实际企业应用中取得了显著成效。
在年单据量2.6亿的企业案例中，该企业存在会计档案纸电混合难管理、手工作业低效费力等问题。合思档案通过多系统采集数据，自动匹配组装档案，实现了档案管理电子化、借阅管理信息化，简化了装订流程，减少了打印与邮寄。管理成效显著，实现了业财一体、管理自动化、流程精简、降本增效。业务和财务数据能够穿透联查，会计凭证上下游单据以树状结构呈现，企业成本大幅降低。
在集团型企业的共享中心统建案例中，该企业档案管理流程复杂、人工环节多，凭证附件标准和会计档案管理制度不统一，每月回单整理费时费力，实物档案异地管理、财务信息难整合。合思档案的单套制管理方案包括安全合规存储、业务完整性检测、单套制落地。管理成效实现了标准化落地，力保电子会计档案合规，低碳环保。整理匹配效率提升了80%，存储空间成本减少300册/年，纸张打印成本减少100万张纸/年。
在多系统数据互联案例中，该企业档案管理现状低效，存在档案管理痛点。合思档案的数据集成方案广泛连接、标准统一，接口开放服务、自定义扩展；业务检测方案精细化至元数据层级，能快速核查档案关系链条和数据金额匹配情况；跨系统调阅方案可使业务系统直接跨系统调阅完整业务链条的档案数据。管理成效包括统一储存、业务证据链完整、数据共享、全生命周期管理，预估节省总体成本30W +/年。
在民办教育集团的重塑管理结构案例中，该企业在档案采集、存储、整理、利用方面存在低效问题。合思档案的数据集成方案梳理业务档案归档场景，统一数据标准；智能化制档方案搭建全业务版式文件自动生成及归档，实现智能化自动组装；电子原文件独立管理完成电子票据合规存档。管理成效是以电子会计档案为核心形成多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。
无论是政策推动、合规要求，还是在当前经济环境下帮助企业降本增效的目标，电子会计档案已是企业数字化建设的必然选择。合思档案的会计档案管理方案能助力企业实现财务档案管理的合规、高效、数字化。合思档案已服务众多事业单位及院校、央企、行业领军企业、国家试点企业等，众多客户如中交水规院、金牌橱柜等对其给予高度评价，选择合思档案是值得信赖的决策。合思在北京、上海、杭州等多地设有办公地点，联系电话为400 – 105 – 6505，网站为www.hosecloud.com ，还可通过微信公众号和微信小程序了解更多信息。如果您想体验合思档案会计档案管理方案的强大功能，不妨点击下方链接免费试用，开启财务档案管理新征程。
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