在当今数字化浪潮席卷的时代，企业的财务数字化转型已成为提升竞争力的关键举措。今天，我们要讲述的是一家世界500强旗下教育服务品牌的故事，它自2017年建立财务共享中心以来，便踏上了持续推进财务数字化转型的征程。在2018 – 2022年间，其智能报销系统从1.0成功升级至4.0，效率得到了极大提升。2021年12月，子公司成立并迅速扩展至300多家共享单位，实现了从内部服务向外的拓展。然而，随着业务的不断发展，该企业也面临着一系列财务管理上的挑战，尤其是发票数据安全方面的问题。
业务困局：数据孤岛下的发票数据安全隐患
企业在快速发展的过程中，业务和财务系统众多且相互独立，犹如一个个孤立的“数据孤岛”。这导致数据无法互通，结构化数据提取困难重重。电子发票的打印、查重和验伪工作不仅耗时费力，还浪费了大量纸张。实物存档占用了大量物理空间，需要专人管理，成本居高不下。而且，档案损坏时有发生，这让企业面临着合规风险。
不断重复的纸质档案录入操作不仅耗时长，还容易出错。发票、外部附件、凭证、账簿和报表的装订要求高，工作人员需要花费大量时间和精力。实物凭证与业务分散，无法进行智能搜索和准确查找，档案查阅缺少留痕，也无法多人借阅，导致档案资产利用率极低。在这样的情况下，发票数据安全面临着极大的威胁，一旦出现数据泄露或丢失，后果不堪设想。
合思妙方：全生命周期守护发票数据安全
合思针对该客户的痛点，提供了全生命周期的电子化会计档案管理方案。该方案的档案数据来源广泛，涵盖电子档案、自研OA、金蝶EAS、实物档案等。自动封装接口多达40种以上，能够广泛连接异构系统，实现0开发成本介入，确保档案应收尽收。
接口传输方式多样，包括影像支撑、外部设备扫描、人工上传等，为数据的采集提供了多种途径。同时，该方案具备自动归档功能，包括智能组单、四性检测、电子档案管理、实物档案管理、档案借阅、档案移交、档案鉴定、档案销毁、权限监控等。会计类档案管理范围广泛，涵盖内部的凭证、订单、会计账薄等，以及外部的纸质发票及影像、银行电子回单等，全方位保障了发票数据安全。
实施征程：步步为营确保发票数据安全落地
合思的系统与客户的异构系统进行连接，通过自动封装接口实现数据的采集和整合。在这个过程中，确保了发票数据的准确采集和安全传输。对档案数据进行智能组单和四性检测，确保档案的准确性和完整性，进一步保障了发票数据安全。
建立电子档案管理和实物档案管理体系，实现档案的分类存储和管理。不同类型的档案按照规则进行分类，方便查询和管理，同时也提高了发票数据的安全性。为客户设置权限监控，只有具备相应权限的人员才能访问和操作档案信息，保障了档案信息的安全和合规，防止发票数据泄露。
卓越成效：发票数据安全助力管理升级
通过合思的解决方案，该企业年均60万 + 会计凭证和36万 + 银行回单的会计档案实现了线上单套制管理。以电子会计档案为核心，形成了多向、网状管理结构，简化了会计管理流程，提高了工作效率。档案可以进行多维度穿透查询，以电子借阅为主，简便高效，大大提高了发票数据的使用效率和安全性。
通过试点改造，该企业实现财务数据自动化率91%以上。在企业规模翻倍扩张的情况下，财务人员数量仅发生个位数增长，管理效能大幅提升。财务会计档案电子化改造后，大幅节约了物理存储空间和维护成本，为企业节省了大量资源，也为发票数据安全提供了更好的保障。
客户心声：发票数据安全值得信赖
企业财务相关负责人表示，合思的解决方案有效管理了大量数据，让企业财务管理效率提升、成本降低效果显著。他们有信心在2024年实现财务数据自动化率97%以上。合思的方案在保障发票数据安全方面发挥了重要作用，让企业能够更加安心地发展业务。
在当前企业纷纷寻求财务数字化转型的大背景下，合思是一款专为中小企业提供的智能财务收支管理系统，具有差旅申请、商旅线上订购、发票采集等众多功能。它提供免费试用，新客户可获得为期一个月的无忧体验版。合思拥有灵活定价模式，根据企业规模和使用场景的不同，提供不同的套餐选择和价格方案。合思已经赢得了众多客户的信赖和好评，成为业内的佼佼者之一。如果您的企业也面临着财务管理的挑战，尤其是发票数据安全方面的问题，不妨选择合思，开启财务数字化转型之旅，点击免费试用，体验合思带来的改变！
